[Caso Studio] La consulenza strategica per organizzare un evento associativo

Il 59° Congresso Federpol, ovvero come un consulente può rivelarsi decisivo nel successo di un evento associativo.

“La mia più grande forza come consulente è essere ignorante e fare tante domande”

-Peter Drucker, il più grande esperto di Management del XX° secolo

evento-associativo

La premessa: Un’associazione abituata a “fare in casa”

Il caso studio che segue è un perfetto esempio di come anche un ente abituato a organizzare da sé i propri corsi e convegni possa risparmiare tempo e soldi rivolgendosi a un’agenzia eventi.

DOUBLE EM in questo caso ha proposto infatti una Consulenza, cioè una forma di assistenza e supporto esterno al Cliente, il quale ha mantenuto il ruolo centrale nell’organizzazione dell’evento.

 

Il Cliente logo-federpolFEDERPOL 

 

Federazione Italiana degli Istituti Privati per le Investigazioni le Informazioni e la Sicurezza, istituita nel 1957 da un ristretto nucleo di Investigatori Privati.

Al giorno d’oggi, la Federpol vanta un ruolo di spicco tra le tante associazioni di categoria italiane.

Essa è divenuta nel tempo indiscusso punto di riferimento per tutti gli Investigatori Privati d’Italia, soprattutto nel rapporto con le istituzioni, come dimostra la presenza nella Commissione Consultiva Centrale presso il Ministero dell’Interno.

 

L’ambizione stavolta era quindi non solo di essere all’altezza delle edizioni passate ma fornire valore aggiunto a Federpol, un’organizzazione storica e ben strutturata.

In più, stavolta era degna di nota la presenza di ospiti importanti del mondo politico, imprenditoriale e professionale.

 

Il giorno del congresso: l’esperienza in pratica

Il 27 maggio 2016 è stato il giorno scelto dal Consiglio Esecutivo Federpol per convocare il Congresso dei Soci,  dedicato quest’anno al tema “Il nuovo Regolamento Europeo della Privacy e l’investigatore privato”.

Il congresso è iniziato la mattina alle 10 presso l’Hotel Quirinale di Roma, stupenda sede, dall’alta valenza strategica, scelta proprio per la sua posizione di rilievo nel centro della Capitale (precisamente, in via Nazionale).

Come accennato, sono intervenute personalità del mondo politico, quali il Senatore e VicePresidente del Senato Maurizio Gasparri, oltre ai rappresentanti del Garante per la Protezione dei dati personali nonché del Ministero dell’Interno.

Due momenti molto attesi – con la cura di DOUBLE EM – sono stati ovviamente quelli del pranzo a buffet (presso lo stesso Hotel Quirinale) e della cena di gala (tenuta nel vicino Hotel Boscolo Exedra).

Nel mezzo, durante il pomeriggio, si è tenuto un corso di aggiornamento valido ai fini del rinnovo della licenza di investigatore privato da parte dell’Avvocato Eugenio Pini, e altri interventi degni di nota.

 

La consulenza: come generare valore aggiunto?

Federpol ha per tanti anni pianificato autonomamente gli eventi associativi, ma questa volta i responsabili avevano un margine ristretto di tempi e sapevano di aver bisogno di assistenza.

È stata una scelta importante, perché poter disporre al proprio interno di una segreteria collaudata purtroppo non basta per organizzare efficacemente un evento.

I motivi? Sono sostanzialmente due:

  1. La pianificazione e la progettazione di eventi è un processo entusiasmante, ma anche molto impegnativo e faticoso (in termini di tempo e risorse).
  2. Bisogna disporre di esperienza consolidata nel conciliare gli interessi di diverse parti interessate: partecipanti, speaker, sponsor, organizzatori, stampa, ospiti di rilievo e altri ancora.

 

Perciò, in generale, la gestione del processo di pianificazione strategica di congressi, conferenze e fiere non è mai un compito facile, perché è come fare giocoleria con un una decina di arance…

…se non l’hai mai fatto, non riuscirai a farlo neanche con due, tantomeno con dieci… e se queste cadono ti toccherà anche una pioggia di “BUUU” da parte del pubblico…

Ecco perché è di importanza fondamentale poter contare su un assistente esperto e specializzato nell’organizzazione (e nel marketing) di eventi.

Da una figura del genere potrai aspettarti una capacità di problem solving superiore a quella dei tuoi collaboratori interni (che è bene svolgano le loro proprie funzioni), e l’abilità nel mantenere l’equilibrio tra gli aspetti finanziari, quelli relativi ai contenuti, le questioni organizzative e quelle tecniche – senza dimenticare la promozione.

Proprio dal punto di vista promozionale, uno degli elementi più decisivi dell’organizzazione di un congresso associativo è costituito dalla parte grafica.

In quest’ambito la consulenza di DOUBLE EM per Federpol si è rivelata cruciale. Tramite infatti la collaborazione con una professionista della comunicazione visiva come Simona Picciotto, DOUBLE EM è riuscita a rendere il soggetto centrale del Congresso di immediata comprensione e di sicuro impatto.

 

Altrettanto importante è stata la compilazione su direttiva di DOUBLE EM della Scheda di adesione, diramata ai tanti soci dell’Associazione sul territorio nazionale, ed elemento fondamentale per la pianificazione dell’evento.

 

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