Come organizzare un evento aziendale

Meeting e convention aziendali sono eventi che nella nostra società stanno diventando sempre più frequenti.

Il motivo risiede nella loro efficacia come strumento per raggiungere diverse tipologie di obiettivi che l’azienda si propone.

Gli scopi che un’azienda si pone quando decide di organizzare un evento possono essere molteplici:

  • socializzare
  • dare vita a un produttivo scambio di informazioni di settore
  • far conoscere e promuovere l’azienda stessa
  • fidelizzare i clienti
  • trovare nuovi clienti
  • lanciare un prodotto
  • fare una comunicazione importante che riguarda l’attività
  • comunicare con la propria rete vendita

Qualsiasi sia l’obiettivo è fondamentale affidarsi a un partner che sappia coglierlo e valorizzarlo proprio con l’evento stesso.

Per far ciò occorre coordinare al meglio tutti i soggetti che ruotano intorno all’organizzazione, eccone alcuni imprescindibili:

  • La location
  • Il catering
  • Il personale di assistenza
  • Il personale tecnico per le attrezzature
  • I mezzi di trasporto
  • L’omaggistica
  • La grafica e la cartellonistica
  • La promozione
  • La comunicazione

Tutto deve essere coordinato al meglio in modo che i tasselli si incastrino perfettamente.

Alcune aziende che organizzano molti eventi durante l’anno hanno un event manager interno. Una figura sempre più rara, ma molto efficace e vantaggiosa.

Purtroppo la maggior parte delle aziende che non sono solite organizzare eventi sottovalutano l’importanza di una coordinazione professionale.

Ne fanno uno all’anno e pensando di risparmiare decidono di fare tutto da sole, magari costringendo la segretaria di turno ad occuparsene, mettendola quindi nella condizione di dedicarsi a mansioni a cui non è né abituata e né preparata.

Arriva così il giorno dell’evento, e ci si ritrova con una sala con colonne nel mezzo, un buffet non adeguato, navette che non arrivano… E si finisce per dare la colpa alla povera segretaria.

La poverina in realtà non ha colpe, perché non poteva prevedere problematiche di cui nemmeno si poneva il problema, non trattandosi del suo lavoro.

Quello che si deduce da questa breve storia è l’importanza di affidarsi a un’organizzazione di eventi, sia per la gestione di pochi servizi sia per l’intera gestione.

Come organizzare un evento aziendale vincente: il caso Tupperware

Recentemente DOUBLE EM è stata contattata da Tupperware per organizzare il lancio della nuova concessionaria ligure.

Il cliente Tupperware

Tupperware Italia S.p.A. è presente sul mercato italiano dal 1964. 

Distribuisce i suoi prodotti sul territorio nazionale attraverso 50 Concessioni autorizzate. La vendita di questi prodotti innovativi e funzionali avviene tramite un sistema di vendite dirette, mediante dimostrazione a domicilio: Atelier Culinario Tupperware. I primi contenitori Tupperware sono arrivati in Italia negli anni ‘60, con le prime Dimostratrici che, anticipando le tendenze e l’evoluzione del mercato sin dalle origini, dettero inizio alla rivoluzione della conservazione dei cibi anche in Italia. Da allora, migliaia di donne hanno colto l’opportunità di diventare Dimostratrici Tupperware, scegliendo un’attività divertente, redditizia, indipendente e dinamica.

L’azienda organizza molteplici eventi durante l’anno e ha uno staff interno dedicato. In questo caso l’evento aziendale richiedeva un’accurata scelta della location. Dopo un preventivo adeguato e diversi sopralluoghi è stato selezionato il Galata Museo del Mare.

L’evento si è svolto presso una sala adibita a platea per oltre 300 persone, che hanno potuto godere di una bellissima e attigua veranda con vista sulla città, gustando un ricco aperitivo subito dopo la presentazione.

Una volta scelta la location, abbiamo curato nei dettagli altri aspetti dell’organizzazione:

  • pianificare i trasferimenti con pullman privati per i partecipanti;
  • organizzare il catering;
  • predisporre l’attrezzatura tecnica adeguata;
  • chiamare un fotografo professionale per immortalare questa serata;
  • contattare un fioraio per procurare gli omaggi floreali.

Il tutto per coronare il festeggiamento della serata e raggiungere gli obbiettivi aziendali.

Stai pensando anche tu di organizzare un evento aziendale e hai bisogno di assistenza?

 

>>> Contattaci e saremo felici di aiutarti!

 

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