Come organizzare un evento Low Cost

Il più grande ostacolo per avviare una società non sono le idee, i finanziamenti o l’esperienza. Sono le scuse.
(Sarah Lacy)

 

Quando si riflette sull’organizzazione di un convegno, un congresso o un evento aziendale, viene subito da pensare che sia necessario un elevato budget o un gran numero di sponsor che possano finanziarlo.

In realtà, è possibile progettare e realizzare un eccellente evento anche quando non si hanno a disposizione ingenti quantità di denaro.

DOUBLE EM si è occupata spesso dell’organizzazione di convegni su tematiche sociali in cui mancava il focus sui contenuti farmacologici.

Questo implicava un minor appeal per le aziende farmaceutiche, che di solito sono molto attive quando si tratta di finanziare la formazione in campo medico.

Ecco i due casi nello specifico:

  • il congresso SIPS del 17-18 novembre 2016 tenutosi presso l’Istituto Tecnico dei trasporti e logistica a Genova;
  • il convegno SIDS del 26 novembre presso Tele Liguria Sud a La Spezia.
 Il cliente 

 SIPS SOCIETÀ ITALIANA PER LA PROMOZIONE DELLA SALUTE    

La Società promuove la cultura della promozione della salute in campo istituzionale, sociale,  politico, scientifico e professionale.

Per promozione della salute si intende il processo che consente alle persone di aumentare il controllo sullo stato di salute e migliorarlo, secondo la definizione e le accezioni esplicitate dall’Organizzazione Mondiale della Sanità nella Carta di Ottawa (1986) e successivi documenti.

 

 

 

Entrambi gli eventi sono focalizzati su tematiche sociali. Questo ha reso molto più difficoltosa la ricerca degli sponsor e ha creato la necessità di doversi reinventare per cercare di ridurre i costi, dove possibile.

L’importante è non dimenticare mai l’obbiettivo portante dell’organizzare un congresso o convegno:

la realizzazione di un evento formativo interessante, stimolante e ben strutturato.

Pochi accorgimenti per due grandi risultati

In entrambe le situazioni, grazie anche all’ausilio dei promotori degli eventi, si sono innanzitutto trovate delle location che hanno dato la disponibilità gratuitamente. Si trattava peraltro di location dotate di tutte le attrezzature tecniche necessarie per lo svolgimento di un corso con capienza fino a 150 partecipanti.

Una voce che ultimamente si tende a tagliare, anche nei grossi congressi, è il catering. Il motivo è piuttosto intuitivo: per quanto poco si vada a spendere, moltiplicato per x partecipanti viene sempre fuori una bella spesa.

Nonostante ciò,  in nessuno dei due casi abbiamo rinunciato a fornire ai partecipanti un buffet leggero, ma del tutto adeguato. In un caso grazie alla collaborazione con un fornitore catering di fiducia, nell’altro con l’acquisto diretto di alcuni prodotti.

È stato possibile risparmiare anche sul materiale congressuale, grazie a una simpatica e innovativa esposizione dei poster su strutture autoportanti costruite con scatole di cartone.

Come testimonia una dei partecipanti che ci ha scritto l’indomani…

è il contenuto che conta.

 

Salve,

desidero inviare questa mail per esternare la mia soddisfazione riguardo al corso Malattie rare pediatriche sede La spezia oggi 26 novembre 2016

Una giornata ricca di relatori molto preparati, argomenti interessanti, ottima scelta inserire un genitore di una Onlus, dei giovani musicisti di intrattenimento, un omaggio alla giornata sulla violenza alle donne, infine un light lunch leggero ma buono che così non ha reso difficoltosa la nostra attenzione.

Non sono dipendente dell’ ospedale di La spezia né dei luoghi dove provengono i relatori, semplicemente mi complimento per la giornata intensa (non ho mai mandato una mail di ringraziamenti) e ben fatta che non ci ha fatto rimpiangere la bella giornata di sole.

Ringrazio,

Laura Federico, fisioterapista

 

Il caso della collaborazione con l’Associazione Maruzza Liguria ONLUS

Un altro caso molto esemplificativo è stata la collaborazione con l’Associazione Maruzza Liguria ONLUS per l’organizzazione di un evento benefico di raccolta fondi alla Stazione Marittima di Genova.

La serata è stata l’occasione per presentare e sostenere il primo progetto “Momenti di sollievo”, che si prefigge di fornire ore di assistenza al bambino affetto da malattia inguaribile, da parte di personale infermieristico appositamente formato.  Quest’ultimo affiancherà i genitori, permettendo loro di godersi qualche ora di “sollievo” in una situazione di così grande dolore.

L’intervento sarà offerto in forma gratuita e il personale sarà retribuito direttamente dall’associazione Maruzza Liguria.

Anche in questo caso il contributo di Double EM ha reso possibile l’ottimizzazione dei costi, permettendo così all’associazione di organizzare una serata di raccolta fondi in una location prestigiosa. Inoltre con cena, musica e dopo cena, si richiedeva una  contributo minimo ai partecipanti di soli 40 euro a persona.

In conclusione, non fatevi intimidire da un budget basso.

Se volete organizzare un evento Low Cost e siete motivati si trovano sempre delle soluzioni ottimali e ad hoc per realizzare ciò che avete in mente e che più vi piace.

Stai pensando anche tu di organizzare un evento e hai bisogno di assistenza?

>>> Contattaci e saremo felici di aiutarti!

 

 

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