Come selezionare e gestire lo staff di un evento

La gestione delle risorse umane è un aspetto fondamentale quando si vuole organizzare un evento di rilievo come un convegno, un congresso medico o una manifestazione pubblica di grande richiamo.

Nel precedente articolo ho approfondito le 4 fasi organizzative nelle quali si compone la progettazione di un evento ben strutturato e la selezione e gestione del personale da coinvolgere rientra nella prima fase, quella di pianificazione generale.

Nella pratica si tratta di determinare chi sono le persone che si dedicheranno all’evento, definendo con precisione le mansioni e il tempo che dovranno mettere a disposizione. Tutto questo tenendo conto delle competenze specifiche di ciascuno.

In particolare occorre assegnare a ciascuno compiti precisi ed eventuali aree di responsabilità. Questo permetterà di capire se sono necessarie ulteriori persone e le modalità per reperirle in tempi ottimali.

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La tabella di marcia

L’organizzazione delle risorse umane è strettamente correlata a quella che generalmente viene chiamata “la tabella di marcia”, ovvero la pianificazione dettagliata delle singole attività, con relative tempistiche, necessarie per raggiungere l’obiettivo: arrivare pronti e preparati al giorno dell’evento!

Generalmente per la gestione di questa fase ci si avvale di specifici programmi gestionali che permettono di pianificare con precisione e soprattutto di tenere sotto controllo il budget.

I software più moderni offrono davvero un valido aiuto, ma quando si tratta di organizzare il personale l’esperienza del professionista fa tutta la differenza! In funzione della complessità dell’evento, infatti, si dovrà selezionare il personale giusto, sia in termini di competenze che di numero, e poi organizzare il team affinché ciascuno possa svolgere al meglio il proprio lavoro.

“Nessuno può fischiettare una sinfonia. Ci vuole un’intera orchestra per riprodurla.” (H. E. Luccock)

In pratica la tabella di marcia consiste nello schematizzare tutto quello che c’è da fare partendo da alcuni mesi prima della data prefissata per l’evento (in genere 6 mesi). Questo permette di stabilire degli obiettivi iniziali, intermedi e finali, individuali o di gruppo.

Immaginiamo per esempio una semplice tabella in cui riportare le attività da svolgere, le relative tempistiche e il nome del responsabile della realizzazione. Una tabella dettagliata, con i ruoli e i compiti di ciascuno, permette di verificare il corretto svolgimento del lavoro ed eventualmente di “correggere il tiro” prima che sia troppo tardi.

Il modo più semplice per realizzare questo documento è quello di utilizzare un foglio di calcolo. Questo strumento risulta essere l’ideale per la sua flessibilità e la semplicità di utilizzo anche per i non addetti ai lavori.

Ecco qui un esempio di tabella:

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La gestione dello staff

La pianificazione di cui abbiamo parlato prima ci permette anche di monitorare le performance del team di lavoro e, se necessario, di provvedere tempestivamente per risolvere eventuali problemi.

Sostituire il gruppo di lavoro in itinere, salvo emergenze o gravi episodi di inefficienza, è un errore da principianti che può essere evitato con una adeguata capacità organizzativa.

Una tecnica efficace è quella di individuare macro aree di responsabilità da assegnare ad un referente che avrà il compito di coordinare lo staff e portare a compimento l’obiettivo.

Ecco alcuni esempi di aree di responsabilità che si possono individuare in base all’evento:

  • Premi e riconoscimenti
  • Rinfreschi
  • Arredo sala
  • Intrattenimenti
  • Valutazione finale
  • Esposizioni
  • Budget
  • PR e Ufficio Stampa
  • Prenotazioni alberghiere
  • Promozione
  • Accoglienza
  • Logistica

Ogni singolo passaggio deve essere ben definito e tutto il team organizzativo deve essere a conoscenza della successione delle azioni necessarie per il successo dell’evento.

Se è previsto l’impiego di personale esterno come hostess, sicurezza, guardarobiere, è bene non dimenticarsi di informare anche loro sui compiti.

Un consiglio è quello di prevedere a questo scopo una riunione per illustrare l’effettivo ruolo di ciascuno all’interno dell’evento.

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Inoltre non bisogna dimenticare la gestione della presenza di ospiti e relatori. È necessario individuare per tempo chi si intende coinvolgere. Questo al fine di mandare l’invito con tempestività in modo da chiarire la disponibilità.

Lo strumento fondamentale per una regia ottimale è la scaletta dettagliata dell’evento, in cui si indica per ogni singolo momento il referente, l’orario, la data di inizio e la durata effettiva di ogni azione.

Ogni membro dello staff organizzativo deve avere una copia della scaletta, completa dell’elenco dei nominativi e del numero di cellulare dei colleghi. In questo modo tutti saranno facilmente reperibili in caso di necessità.

Affinché tutto venga svolto in maniera efficiente è importante che ci sia una regia che coordini l’evento nel suo insieme.

Proprio questo aspetto è determinante tanto per una efficace gestione del personale quanto per la buona riuscita di un evento e dovrebbe essere svolta da chi ha le necessarie competenze professionali e una comprovata esperienza organizzativa.

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