Le risorse umane per organizzare un evento: tutto quello che devi sapere

“Nessuno può fischiettare una sinfonia. Ci vuole un’intera orchestra per riprodurla.”

(HE Luccock)

opinioni double em organizzazione eventi genova

Il Team Double EM

La costituzione dello staff organizzativo è una fase fondamentale per il successo di un evento, nonché molto delicata.

In questo articolo illustriamo nel dettaglio in cosa consiste la gestione delle risorse umane necessarie per organizzare un evento.

Come già spiegato in questo articolo, la realizzazione di un evento prevede 4 fasi organizzative fondamentali:

  • La fase di pianificazione
  • La fase intermedia
  • La fase di svolgimento
  • La fase post evento

La costituzione dello staff organizzativo, ovvero la scelta delle risorse umane per organizzare un evento, rientra nella prima fase e merita particolare attenzione.

Nella pratica si tratta di determinare chi sono le persone che si dedicheranno all’evento, definendo con precisione il tempo che dovranno mettere a disposizione. Tutto questo tenendo conto delle competenze specifiche di ciascuno.

In particolare occorre assegnare a ciascuno compiti precisi ed eventuali aree di responsabilità. Questo permetterà di capire se sono necessarie ulteriori persone e le modalità per reperirle in tempi ottimali.

La tabella di marcia

L’ organizzazione delle risorse umane è strettamente correlata a quella che generalmente viene chiamata “la tabella di marcia”, ovvero la pianificazione dei tempi di realizzazione dell’evento.

Ovviamente i tempi di realizzazione cambiano in base alla tipologia di evento.

Ogni singola attività va progettata e pianificata con estrema attenzione e la sua realizzazione deve essere funzionale agli obiettivi prefissati.

Per la gestione di questa fase ci si può avvalere di software moderni con cui è possibile anche stabilire uno scadenziario.

In pratica la tabella di marcia consiste nello schematizzare tutto quello che c’è da fare partendo da alcuni mesi prima della data prefissata (in genere sono 6) fino a pochi giorni prima dell’evento. Questo permette di stabilire degli obiettivi intermedi individuali o di gruppo.

Immaginiamo per esempio una semplice tabella in cui riportare le attività da svolgere, le relative tempistiche e il nome del responsabile della realizzazione.

Una tabella dettagliata con i ruoli e i compiti di ciascuno permette di verificare il corretto svolgimento del lavoro e tenere sott’occhio la tabella di marcia.

Il modo più semplice per realizzare questo documento è quello di utilizzare un foglio di calcolo. Questo strumento risulta essere l’ideale per la semplicità di gestione e la sua flessibilità.

Ecco qui un esempio di tabella:

 

COSA

QUANDO

CHI

attività

giorno e mese

Persona o team incaricato-specificare se si tratta di personale interno o esterno

 

La gestione dello staff per organizzare un evento: la procedura

Come abbiamo già detto, la procedura migliore è quella di mettere a punto uno staff operativo. Per ogni azione vanno individuati i tempi di realizzazione e le persone di riferimento.

Un aspetto molto importante per una maggior efficacia: cercare di non sostituire il gruppo in itinere, salvo emergenze o gravi episodi di inefficienza.

Si possono inoltre creare dei pattuglini che si occupino di un determinato aspetto dell’organizzazione. Ecco alcuni esempi di aree di responsabilità che si possono individuare in base all’evento:

  • Premi e riconoscimenti
  • Rinfreschi
  • Arredo sala
  • Intrattenimenti
  • Valutazione finale
  • Esposizioni
  • Budget
  • Prenotazioni alberghiere
  • Programma
  • Promozione
  • Accoglienza
  • Iscrizioni
  • Trasporti
  • Sede
  • Ricognizioni telefoniche

La regia dell’evento

Progettare con estrema precisione la regia dell’evento è di fondamentale importanza.

Ogni singolo passaggio deve essere ben definito e tutto il team organizzativo deve essere a conoscenza della successione delle azioni necessarie per il successo dell’evento.

Se è previsto l’impiego di personale esterno come hostess, sicurezza, guardarobiere, è bene non dimenticarsi di informare anche loro sui compiti. Un consiglio è quello di prevedere a questo scopo una riunione per illustrare l’effettivo ruolo di ciascuno all’interno dell’evento.

Inoltre non bisogna dimenticare la gestione della presenza di ospiti e relatori. È necessario individuare per tempo chi si intende coinvolgere. Questo al fine di mandare l’invito con tempestività in modo da chiarire la disponibilità.

Lo strumento fondamentale per una regia ottimale è la scaletta dettagliata dell’evento, in cui si indica per ogni singolo momento il referente, l’orario, la data di inizio e la durata effettiva di ogni azione.

Ogni membro dello staff organizzativo deve avere una copia della scaletta, completa dell’elenco dei nominativi e del numero di cellulare dei colleghi. In questo modo tutti saranno facilmente reperibili in caso di necessità.

Affinché tutto venga svolto in maniera efficiente è importante che ci sia un responsabile dell’evento che assegni i compiti a tutte le persone che compongono lo staff, le coordini nell’esecuzione e ne sia il referente finale.

 

Double EM si occupa della realizzazione di eventi a 360°, Marina Marengo si avvale di ottimi collaboratori ma segue con attenzione tutte le fasi dell’organizzazione: dal primo contatto con il cliente, alla gestione dei servizi, fino alla presenza in sede. Il tutto per garantire la massima riuscita dell’evento e la soddisfazione del cliente.

Stai pensando anche tu di organizzare un evento aziendale e hai bisogno di assistenza?

 

>>> Contattaci e saremo felici di aiutarti!

 

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