Non organizzare un Evento Medico prima di aver letto questo articolo

Scopri subito come evitare i 15 errori più comuni nell’organizzazione di un evento medico-scientifico

Di Marina Marengo

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Riuscire a organizzare una conferenza, un corso ECM o qualunque evento in ambito medico è una gran bella sfida, specialmente per chi non ha precedenti, e deve imparare a farlo sostanzialmente da zero.

La pressione è grande, sia che tu diriga una clinica medico-chirurgica, o sia un medico strutturato, un ricercatore, oppure il responsabile dell’evento per conto di una società scientifica o di una casa farmaceutica.

La complessità del compito è enorme, e non puoi certamente imparare tutto in poche settimane.

Molti professionisti in ambito scientifico riconoscono la ripidità di questa curva d’apprendimento, e l’obiettivo di questo articolo è proprio quello di renderti il processo più semplice, e permetterti di affrontare al meglio le decisioni delicate che riguardano ogni evento medico.

Nelle prossime righe scoprirai:

  • Le 2 soluzioni più comuni per risparmiare soldi, alleggerire il compito organizzativo, e allo stesso tempo garantire il successo che la tua Organizzazione merita.
  • Come ottenere gratuitamente il Report sui 15 Errori da Non Fare quando Organizzi un Evento Medico-Scientifico”

Di solito, il modus operandi di chi organizza questo tipo di eventi è quello di fare un’analisi preliminare degli obiettivi e delle ambizioni del suo Ente.

La prima strategia da prendere in considerazione è l’affidamento a un’agenzia esterna.

Al crescere della portata dell’evento aumenta infatti la necessità di delegare completamente l’organizzazione a professionisti del settore, come ad esempio un’agenzia di comprovata esperienza nel settore medico-scientifico.

Se però si dispone già di una segreteria strutturata, molte funzioni potranno essere svolte all’interno, e allora è più indicato rivolgersi a uno specialista per una consulenza.

Questa spesso riguarda aspetti specifici, su cui appunto la segreteria non ha alcuna esperienza o capacità, oppure si concretizza in una supervisione generale e nel coordinamento di team, fornitori e relatori. 

Entrambe queste soluzioni permettono, a fronte di un minimo investimento iniziale, di risparmiare enormi quantità di tempo e budget, con in più la comodità di poter disporre di un unico referente.

Proprio per questo, nella stragrande maggioranza dei casi, i medici, le società scientifiche o le case farmaceutiche che vogliono organizzare e promuovere un evento si guardano bene dall’occuparsene in prima persona, proprio per evitare l’incubo delle tante piccole cose che possono mandare tutto all’aria.

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Il Team Double EM

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Le 4 Fondamentali Fasi Organizzative 

Considera che la maggior parte degli eventi prevede 3 diverse fasi principali:

  1. Fase di Pianificazione

  2. Fase Intermedia

  3. Fase di Svolgimento

Si parte dalla “Fase di Pianificazione” che, forse sorprendentemente, deve iniziare da 6 a 12 mesi prima dell’incontro, ed è quella in cui si discutono, valutano e infine si decidono la data, il luogo, il programma, i relatori, ecc.

La “Fase Intermedia” coincide invece con il periodo in cui i partecipanti si iniziano a registrare, e in cui c’è da focalizzarsi in maniera adeguata su tutti gli aspetti di promozione dell’evento, nel confermare la disponibilità dei relatori, la conferma degli accordi con i fornitori, ecc.

Solo dopo tutto questo lavoro si giunge infine all’evento vero e proprio, cioè la “Fase di Svolgimento”.

Questo è il momento nel quale, più di ogni altro, bisogna prendersi cura dei relatori e delle loro sessioni, facendo sì che tutto sia predisposto in modo tale da evitare brutte sorprese, e nel caso essere in grado di porre rimedio nel più breve tempo possibile.

Allo stesso tempo bisogna garantire che il personale sia effettivamente a disposizione e pronto a soddisfare le esigenze dei partecipanti.

 

In realtà, andrebbe aggiunta anche una “Quarta Fase”, quella del Post-Evento.

Infatti una persona non esperta o non specializzata potrebbe ritrovarsi letteralmente travolta da tutte le cose da fare nel follow-up nei 2 mesi seguenti, per le quali bisogna farsi trovare altrettanto preparati.

 

Concludendo…

Organizzare una conferenza, un meeting o un seminario specialistico in ambito medico-scientifico è più complicato di quello che potrebbe sembrare inizialmente.

Questo perché anche un solo piccolo errore può mettere in moto una reazione a catena difficile poi da fermare.

Per darti un supporto concreto, ho creato uno strumento pratico che dà indicazioni su come fare le scelte giuste, pianificando e promuovendo al meglio i tuoi eventi.

Si tratta del Report “I 15 Errori da Non Fare quando Organizzi un Evento Medico-Scientifico”.

Clicca sull’immagine in basso per riceverne una copia:

cover-report_i_15_errori_da_non_fare_quando_organizzi_un_evento_in_ambito_medico-pdf

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