Perché il budget è uno straordinario strumento di controllo per il tuo evento

Una volta terminata la costruzione del budget, avrete posto le fondamenta per organizzare un evento in maniera efficace. Non solo, avrete a disposizione uno strumento prezioso per avere tutto sotto controllo e raggiungere l’obiettivo prefissato in maniera ottimale.

Tutti gli eventi, nessuno escluso, comportano dei costi di organizzazione e di gestione.

Le risorse finanziarie rappresentano una fase molto delicata della pianificazione. Esse comprendono sia quelle necessarie alla realizzazione vera e propria, sia quelle che l’evento permette di guadagnare.

Definire il budget disponibile con estrema chiarezza è fondamentale, anzi, è alla base della realizzazione di un evento.

La previsione del budget permette infatti di pianificare le spese e i ricavi: un passaggio fondamentale per guidare l’intera realizzazione dell’evento, in base alle risorse finanziarie che si hanno a disposizione.

Nella pratica il budget consente di individuare quali sono i limiti nell’organizzazione di un evento.

Il termine “limite” non deve far pensare necessariamente a qualcosa di negativo, anzi, consente di concentrarsi su ciò che è realmente indispensabile ed efficace, e innesca un circolo virtuoso di ricerca e problem solving.

Proprio per questo, bisogna considerare ogni singola voce di spesa, compresi (soprattutto) eventuali imprevisti.

Grazie alla messa a punto di un preventivo esaustivo è possibile verificare in anticipo se il budget a disposizione è sufficiente a coprire l’intero ammontare dei costi, in modo da poter intervenire subito.

Per redigere un piano economico accurato è necessario rispondere ad alcune domande, in particolare:

Qual è il budget?

Quanto si vuole si vuole incassare?

Ma soprattutto…

Possiamo affrontare l’evento?

Quello che è davvero importante, e per niente scontato, è capire in che misura il denaro sia un mezzo oppure un fine per l’organizzazione dell’evento.

Questo infatti incide pesantemente non solo sulla previsione del budget, ma anche sul raggiungimento del fine per cui si sceglie di organizzare un evento.

Per fare un esempio pratico: gli eventi non profit hanno come obiettivo specifico proprio quello di raccogliere denaro, in altri casi l’evento può avere uno scopo diverso, e allora i costi rappresentano un vero e proprio investimento in vista di un fine più ampio.

O ancora, ci sono eventi in cui invece sono previsti dei ricavi, per esempio la vendita di biglietti, la raccolta di offerte, la sottoscrizione di quote associative, la vendita di gadget e materiale promozionale. In questi casi gli incassi potrebbero non essere l’unico obiettivo dell’evento, oppure potrebbero semplicemente servire a sostenerlo.

La gestione contabile

Per capire meglio in cosa consiste la gestione contabile di un evento possiamo suddividerla in quattro fasi:

  • previsione delle spese
  • previsione delle entrate
  • gestione delle spese
  • gestione delle entrate

Previsione delle spese

Una parte fondamentale della prima fase dell’organizzazione di un evento è la redazione del programma di svolgimento. Questo documento va analizzato da un punto di vista contabile, prendendo in considerazione tutte le singole attività che lo costituiscono.

 

Una volta messe nero su bianco tutte le azioni necessarie per la realizzazione dell’evento, bisogna quantificare in maniera preventiva i costi da sostenere.

 

In questa fase è opportuno essere attenti ed esaustivi, proprio per evitare costi imprevisti, che sono i più difficili da gestire.

Per esempio, se si vuole organizzare un evento medico-scientifico, è necessario scomporlo nelle singole attività, che potrebbero essere:

  • la stampa degli inviti
  • i costi di affrancatura
  • i costi di affissione dei manifesti
  • l’affitto della location
  • il compenso dei relatori
  • i rimborsi di trasferta per i relatori
  • il servizio di catering
  • l’affitto di attrezzature tecniche

Previsione delle entrate

Una volta individuate le spese, si passa alla seconda fase: individuare le fonti di finanziamento e il rispettivo ammontare.

Quali potrebbero essere le fonti di finanziamento?

Ecco qualche esempio:

  • apposite risorse per l’evento
  • contributi esterni provenienti da privati (sponsorizzazioni);
  • enti pubblici
  • quote di iscrizione
  • altri contributi finalizzati.

Un consiglio pratico e prezioso per ottimizzare al meglio questo lavoro?

Usate una tabella.

Vi permetterà di monitorare tutti i costi previsti e la progressione delle spese effettuate.

Ecco un modello molto semplice, adattabile a seconda delle diverse esigenze.

ENTRATE PREVISTO INCASSATO
USCITE PREVISTO SPESO

Potrete realizzare questo modello usando semplicemente un foglio di calcolo, grazie al quale potrete ottenere facilmente il risultato di tutte le operazioni sulle spese e sugli incassi, avendole sempre sottomano.

Infine ecco alcuni consigli pratici che vi aiuteranno ad ottimizzare il lavoro:

  • Cercate di effettuare le principali operazioni tramite banca
  • Tenete sotto controllo gli acquisti verificando scontrini e fatture
  • Istituite un fondo di riserva per tamponare gli imprevisti
  • Preparate un prospetto riassuntivo di tutte le operazioni contabili effettuate.

Come costruire il budget

Un passaggio complicato, sicuramente tra quelli che spaventa di più.

Qual è il segreto per svolgerlo al meglio?

Partire da ciò che si conosce meglio, se è anche facilmente reperibile tanto meglio.

Il punto di partenza imprescindibile è l’esperienza con altri eventi.

Per questo è sempre meglio affidarsi ad agenzie specializzate nell’organizzazione eventi.

Una solida esperienza permette di conoscere quanto in genere si spende per la location, le attrezzature e tutto quello che è necessario.

Per avere un’idea più precisa di questa delicata fase, vediamo insieme i passaggi fondamentali.

Richiesta di preventivi

Si inizia richiedendo preventivi presso potenziali fornitori, per esempio

  • location
  • hostess
  • attrezzature
  • materiali promozionali
  • catering
  • eventuali collaborazioni per spettacoli

Bisogna stare molto attenti a prevedere i costi di tutto ciò che è collegato all’evento e che può generare  ulteriori spese e incidere sul budget, come per esempio i costi relativi ai permessi, al parcheggio, rimborsi spese per relatori, assicurazioni.

Stima dei costi totali

Una volta richiesti i vari preventivi bisogna fare una stima dei costi totali. Si andrà poi a compararla o con il budget disponibile, oppure con le fonti di entrata previste dall’evento.

Cosa fare se non c’è un budget e non sono previste fonti di entrata?

In questo caso è necessario pensare a come finanziare l’evento. Bisogna quindi cercare di prevedere quanto si può realisticamente ottenere attraverso tre fonti:

  • sponsor
  • partner
  • contributo dei partecipanti

Il budget come strumento di controllo

Una volta scelti i fornitori e individuato le diverse voci di costo, ecco che il budget diventa lo strumento perfetto per il controllo dei costi, facilitando enormemente la pianificazione delle diverse attività.

A questo punto c’è una cosa che bisogna assolutamente fare per chiarire una volta per tutte se effettivamente l’evento che si vuole organizzare è troppo costoso: la stima del costo a per­sona, che si ottiene dividendo il totale dei costi con il numero dei partecipanti attesi. Ovviamente si tratta di una cifra indicativa, ma di fondamentale importanza per ultimare l’organizzazione.

La domanda corretta da porsi è questa:

se i partecipanti dovessero pagare l’evento, quale cifra sa­rebbero disposti a pagare?

Non tutte le spese sono uguali

Una distinzione che bisogna assolutamente tenere presente è quella tra costi fissi e costi variabili.

  • costi fissi: si devono sostenere indipendentemente dal numero dei partecipanti
  • costi variabili: variano in base ai partecipanti

Generalmente i costi fissi sono quelli che hanno una maggiore incidenza sul budget, per questo vi consigliamo di cercare di ridurli al minimo.

Quali sono le possibili fonti di entrate collegate all’organizzazione di un evento?

Concludiamo quindi con una lista di idee per raccogliere denaro con un evento.

  • biglietti di ingresso
  • la vendita di prodotti, gadget e materiale promozionale
  • la raccolta di donazioni
  • la vendita di cibo e bevande
  • le sponsorizzazioni
  • i finanziamenti
  • la vendita di spazi pubblicitari
  • la vendita di diritti televisivi.

 

Quello che è importante è cercare di ottimizzare le risorse senza mai perdere di vista l’obiettivo dell’evento.

 

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