Piccola guida per allestire un evento

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Il segreto per allestire un evento in maniera impeccabile?

Una maniacale attenzione ai dettagli. Un’attenzione che solo l’esperienza, la professionalità e la coordinazione di un’agenzia specializzata in organizzazione eventi può garantire.

L’allestimento della location in vista di un evento è una fase di estrema importanza per il suo successo.

Non a caso richiede una particolare cura dei dettagli, tanta esperienza e un metodo professionale.

Per garantire il miglior risultato possibile è assolutamente necessario tenere conto della specificità dell’evento. La sala quindi deve essere preparata in modo diverso a seconda del tipo di occasione.

Per esempio, l’allestimento di un convegno, un seminario, una tavola rotonda, prevede necessariamente un tavolo provvisto di tutto ciò che occorre ai relatori…

…e generalmente si tratta di:

  • una bottiglia d’acqua
  • i bicchieri
  • un bloc notes
  • una penna
  • sedie o poltroncine disposte a platea per il pubblico.

Infine non bisogna scordarsi di collocare sul tavolo o ai suoi piedi una composizione floreale, al fine di renderlo gradevole e piacevolmente “fotografabile”.

Se invece si tratta di una mostra, il punto focale dell’allestimento sarà la preparazione di un percorso ben definito, con un inizio e una fine. Per un pranzo o una cena invece bisognerà concentrarsi sulla disposizione dei tavoli.

Con questi pochi esempi abbiamo evidenziato l’importanza della cura dei dettagli. Per arrivare a questa fase l’allestimento di un evento prevede una serie di passaggi e accorgimenti indispensabile per arrivare al risultato finale.

Vediamoli.

La piantina

Prima di tutto, si parte dal sopralluogo.

Disporre di una planimetria con tutte le misure degli spazi e dei percorsi, è la base per un allestimento ottimale.

Permette infatti di prevedere e pianificare quello che è effettivamente possibile organizzare in un determinato ambiente.

Grazie alla piantina è possibile infatti ottimizzare lo spazio. Permette per esempio di evitare che si creino stret­toie o sensi di vuoto, in quanto si ha modo di intervenire riempiendo lo spazio con le decorazioni più appropriate.

A questo punto sarà possibile (e decisamente utile) fare un elenco di tutto il materiale necessario. Ovviamente dopo aver chiesto ai responsabili della struttura ospitante che cosa è concesso utilizzare.

La firma

La personalizzazione della sede tramite un corretto uso del marchio è molto importante per diverse ragioni.

  • Esprime visivamente il messaggio che si vuole comunicare con l’evento
  • Aiuta a trasmettere e imprimere nella memoria degli invitati le emozioni e le sensazioni legate all’evento
  • Caratterizza l’evento.

Bisogna quindi dedicare molta attenzione alla disposizione dei simboli (per esempio bandiere e stendardi) e alla collocazione di locandine e striscioni, senza dimenticare i pannelli indicatori.

Inoltre per promuovere l’evento è buona norma collocare manifesti e cartelloni, non solo all’ingresso della sala, ma anche lungo le strade urbane e nelle strutture pubbliche locali (dopo aver ottenuto i permessi necessari).

La reception

La reception deve essere allestita con un banco predefinito o un semplice tavolo ricoperto con un panno dove le hostess registrano gli ospiti utilizzando apposite liste compilate.

Un consiglio per sveltire l’accoglienza: nel caso ci fossero più categorie di ospiti si possono predisporre cartoncini (cavalierini) per esempio con le scritte: stampa, relatori, ospiti, sponsor, in modo da suddividere le liste in modo ordinato.

La reception deve essere organizzata in modo tale che tutte le operazioni di accredi­to, iscrizione, pagamento quote siano svolte nel minor tempo possibile, ne va della riuscita dell’evento.

Ecco alcuni accorgimenti necessari:

  •  predisporre un numero adeguato di postazioni in rapporto al numero degli iscritti (generalmente il rapporto massimo non dovrebbe mai superare 1:50);
  • preparare in anticipo i badge e il materiale da distribuire ai partecipanti;
  • se vi sono omaggi (specialmente se sono voluminosi e/o pesanti), preparare un talloncino col quale gli ospiti potranno ritirarli prima di andar via. Un piccolo accorgimento: mai regalare oggetti pesanti o bottiglie a persone che dovranno viaggiare in aereo;
  •  preparare un desk separato per l’accredito dei relatori, della stampa e per i personaggi più importanti.

La sicurezza

Non dimenticatevi di verificare che la sede scelta sia coperta di assicurazione. In caso contrario, è necessario procedere con l’integrazione.

Nel caso di spettacoli, i diritti SIAE devono essere regolari.

Inoltre se sono previsti ospiti di rilievo e oggetti di grande valore, diventa assolutamente necessario un servizio di sicurezza.

Le attrezzature tecniche

In base alla tipologia di eventi saranno necessarie determinate attrezzature tecniche, ed è assolutamente necessario essere preparati. Ecco i più frequenti:

  • computer
  • un videoproietto­re,
  • uno schermo
  • impianto di amplificazione

Per quanto riguarda l’amplificazione sono necessari alcuni accorgimenti. Per esempio verificare se i relatori preferiscono microfoni fissi o a spilla e se sono necessari uno o più radiomicrofoni a gelato per le eventuali domande del pubblico.

Se è prevista la presenza di un ospite straniero potrebbe essere necessaria la traduzione simultanea. Quest’ultima prevede l’allestimento di cabine per l’interpre­te e di cuffie per gli spettatori.

Un’alternativa potrebbe essere l’utilizzo di un interprete consequenziale (tec­nicamente chuchotage).

Al momento della scelta della sala, è quindi necessario accertarsi che sia adatta all’uso di tutti i supporti tecnici e audiovisivi necessari.

I servizi

All’interno dei locali che ospitano l’evento non è possibile allestire una cucina? Niente paura! La soluzione è un menù semplice composto da piatti freddi o da una portata calda facilmente conservabile con idonei scaldavivande.

La ditta fornitrice del servizio di catering va scelta con particolare attenzione. Esistono molte ditte specializzate in questo settore, ma bisogna sceglierne una che garantisca professionalità, serietà e qualità.

Un dettaglio da non trascurare: se l’evento dura tutta la giornata è necessario includere i costi di un buffet e di un coffee break.

Questo influisce anche sulla scelta della sede, che deve quindi disporre di una sala attigua a quella dove si svolge il convegno.

Servizio fotografico

Anche in questo caso è bene rivolgersi a professionisti del settore ai quali fornire indicazioni ben precise su ciò che si desidera sia fotografato.

 

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