Come promuovere un evento in modo efficace

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A volte capita che eventi curati nei minimi dettagli, ricchi di contenuti, organizzati da persone estremamente capaci, non riescano ad ottenere la giusta attenzione, rivelandosi un flop totale.

Perché accade questo?

Perché spesso ci si concentra su determinati aspetti dell’organizzazione, sottovalutando l’importanza della promozione dell’evento, che è una parte fondamentale dell’organizzazione stessa.

Per questo nell’articolo di oggi parleremo nel dettaglio di come comunicare al meglio un evento e dell’attività dell’ufficio stampa.

La fase di analisi

Per far conoscere un evento al maggior numero di persone possibili ci sono diversi strumenti, ma per capire su quali puntare è necessario passare per una fase di analisi, per poter elaborare una strategia di comunicazione efficace.

Prima di tutto bisogna individuare e definire tre elementi:

  • l’obiettivo che si vuole raggiungere
  • gli elementi che caratterizzano l’evento e lo rendono unico
  • il target di riferimento

Ovviamente la promozione cambia in base al tipo di evento.

Un evento medico-scientifico, una mostra d’arte, la presentazione di una nuova azienda, il lancio di un prodotto, un evento gastronomico… sono senza dubbio molto diversi fra loro.

Per questo è necessario pianificare una strategia dettagliata in base alla tipologia dell’evento.

Qual è il segreto per elaborare una strategia di comunicazione vincente?

Per promuovere un evento con successo il segreto è individuare il contenuto notiziabile su cui puntare nella comunicazione.

La notiziabilità dell’evento dipende dall’interesse che l’attività organizzata può riscuotere presso un pubblico ampio.

Il segreto è quello di individuare gli argomenti che possano suscitare interesse nei media, ma soprattutto nel target che si vuole raggiungere.

Ecco qualche esempio:

  • Un relatore famoso
  • Un progetto realizzato grazie a una sovvenzione
  • Una ricorrenza importante
  • Un’attività di servizio, quindi utile, legata al tema dell’evento.

Questo tipo di analisi è da effettuare con largo anticipo.

L’attività dell’ufficio stampa

Il compito dell’ufficio stampa si concretizza nel coinvolgimento dei mezzi di comunicazione più adatti per la promozione dell’evento: dalla televisione, alla radio, al web.

Ogni evento deve coinvolgere adeguatamente l’intero sistema dei media, puntando su quelli più adatti in base alla tipologia.

Quindi è opportuno far pervenire ai media tutte le informazioni riguardanti lo svolgimento dell’evento, affinché le persone possano essere adeguatamente informate.

Per svolgere questa attività al meglio è necessario che ci sia un incaricato per gestire i rapporti con i media.

Il principale obiettivo è quello di trasformare l’evento in notizia. Per fare ciò si possono seguire alcune regole:

  • analizzare l’oggetto della comunicazione, in questo caso l’evento, da una prospettiva giornalistica
  • utilizzare un linguaggio affine a quello giornalistico
  • essere credibile per riuscire ad accreditarsi come fonte preziosa per il settore di competenza.

Per rendere la comunicazione davvero efficace la prima cosa da fare è interrogarsi sulla validità e portata del messaggio che si sta divulgando. Ovvero bisogna capire se si tratta di una notizia d’interesse limitato al settore dell’ente che la diffonde, oppure se può suscitare interesse più ampio.

In base quindi alle caratteristiche dell’evento è necessario individuare la modalità più efficace per raggiungere più persone possibili che potrebbero essere interessate.

Un suggerimento che può fare la differenza è quello di mandare gli inviti all’evento anche alle redazioni, indirizzandoli personalmente ai giornalisti con i quali si ha avuto un contatto.

Se per esempio l’evento è aperto al pubblico e si vuole ottenere una partecipazione ampia, è necessario inviare per tempo un comunicato stampa alle testate locali in modo che lo inseriscano nella loro programmazione.

Anche se abbiamo già detto che bisogna elaborare la strategia in base alla tipologia di evento, ci sono alcuni strumenti di cui l’addetto stampa non può fare a meno in nessun caso.

La mailing list

Si tratta molto semplicemente di una lista di indirizzi. La mailing list è lo strumento principale di un buon ufficio stampa, e per essere efficace deve essere aggiornata e completa.

Di base bisogna avere una lista di indirizzi di giornalisti, contenente l’indirizzo, il numero di telefono e la testata di riferimento.

Una buona consuetudine è quella di dividere la lista in diverse voci, in base ai media di riferimento. Per esempio agenzie di stampa, quotidiani, settimanali, mensili, tv e radio. Talvolta può essere utile distinguere i media locali, nazionali e internazionali.

Una mailing list davvero completa non deve contenere solo gli indirizzi di giornalisti.

In base all’evento che si vuole organizzare è necessario studiare il target a cui è rivolto, successivamente raccogliere indirizzi di persone che potrebbero essere interessate e stabilire un contatto con loro grazie alla newsletter.

Un buon metodo per aggiornare la mailing list in questo senso è dare agli utenti la possibilità di registrarsi alla newsletter del sito lasciando il proprio indirizzo email nello spazio dedicato.

Così facendo tutti coloro che sono interessati alle attività organizzate da un determinato ente e agli argomenti proposti hanno la possibilità di iscriversi autonomamente. In questo modo si hanno automaticamente a disposizione i dati e i recapiti per aggiornarli sugli eventi futuri.

Attraverso le newsletter ci sarà quindi una specie di scrematura automatica che permette di rivolgersi esclusivamente alle persone realmente  interessate.

La mailing list prevede un lavoro di aggiornamento continuo. Nel caso in cui si organizzi un convegno, una mostra o un festival, inevitabilmente il pubblico di riferimento sarà diverso. Per questo l’ufficio stampa dovrà rivedere e integrare la mailing list, per individuare di volta in volta il target adatto e i giornalisti di riferimento più appropriati.

Il comunicato stampa

Per quanto riguarda l’invio di comunicati stampa ai media interessati, esiste una regola d’oro: il comunicato va diffuso solo quando sussistono effettive ragioni di interesse per il giornalista e per il pubblico.

L’affidabilità della fonte si costruisce e si valuta, nel corso del tempo, sulla capacità di comunicare esclusivamente ciò che è rilevante, senza stressare l’interlocutore.

Un buon comunicato stampa deve essere chiaro e conciso, e soprattutto deve essere uno strumento per farsi contattare.

A questo proposito, i recapiti dell’ente che diffonde la notizia devono essere sempre specificati. In particolare è necessario usare una carta intestata per chiarire subito chi firma il comunicato, inserire i nominativi di riferimento e i contatti di chi bisogna chiamare per ricevere informazioni. Non dimenticare inoltre la data.

La pubblicità

La promozione dell’evento può avvenire sfruttando in maniera coordinata mezzi sia online sia offline.

Per quanto riguarda i mezzi di comunicazione più “tradizionali”, per un evento locale possono funzionare molto bene:

  • Stampa quotidiana
  • Televisione
  • Radio
  • Manifesti
  • Locandine

Qualche suggerimento su manifesti e locandine: per sfruttarli al meglio è bene scegliere accuratamente dove posizionarli.

Per decidere bisogna applicare sempre lo stesso ragionamento, ovvero concentrarsi sulla necessità di rivolgersi alle persone a cui questo evento potrebbe interessare.

Facciamo un esempio pratico.

Posizionare la locandina di un evento medico all’interno di un teatro, se non inutile, è senza dubbio meno fruttuoso che mettere la stessa locandina nella sala d’attesa di un medico.

Il consiglio è quello di fare un’analisi dei punti “strategici”, tenendo ben presente quelli che potrebbero essere gli interessi delle persone che frequentano determinati luoghi, e quali di questi interessi potrebbero incontrarsi con il tema dell’evento.

I social network

Essere presenti sui social network prima, dopo e durante l’evento è fondamentale per garantirne il successo.

Anche in questo caso, l’analisi del target e degli obiettivi è fondamentale per stabilire quali social media utilizzare.

Qualunque siano i canali scelti, ci sono alcuni passaggi indispensabili da curare con estrema attenzione, ovvero:

  • stabilire un piano editoriale dei contenuti
  • elaborare un calendario di pubblicazione
  • definire la modalità di gestione dei feedback e dei commenti
  • pianificare modalità e tempistiche di interazione con il pubblico.

La gestione dei social network non va sottovalutata, perché daranno un grosso contributo al successo dell’evento, non a caso abbiamo già parlato di come sfruttare i principali social network in questo articolo.

 

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