{"id":2719,"date":"2018-05-31T08:45:21","date_gmt":"2018-05-31T08:45:21","guid":{"rendered":"http:\/\/congressiconvegni.it\/?page_id=2719"},"modified":"2018-05-31T08:45:21","modified_gmt":"2018-05-31T08:45:21","slug":"report-15-errori-non-organizzi-un-evento-medico-scientifico","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/congressiconvegni.it\/en\/report-15-errori-non-organizzi-un-evento-medico-scientifico\/","title":{"rendered":"[Report] I 15 errori da non fare quando organizzi un evento medico-scientifico"},"content":{"rendered":"

\"evento<\/a><\/p>\n

Di Marina Marengo<\/p>\n

Introduzione<\/h2>\n

\u201cI medici preparati sceglieranno i propri collaboratori attentamente, associandosi, se possibile, con quelli pi\u00f9 intelligenti di loro stessi.\u201d<\/p>\n

-Joseph D. Sapira \u201cArte e scienza al letto dell\u2019ammalato\u201d<\/p>\n

Quando devi organizzare un evento medico-scientifico, sia che si tratti di un convegno o un congresso, piuttosto che una conferenza o un corso con accreditamento ECM, ti trovi sempre davanti a una sfida difficile.<\/p>\n

Cerchi di coniugare le necessit\u00e0 promozionali con il valore scientifico, di condensare tutto in un tempo breve e far s\u00ec di rendere soddisfatti tutti – partecipanti, speaker e sponsor.<\/p>\n

La complessit\u00e0 del compito \u00e8 enorme.<\/p>\n

Magari dirigi una clinica medico-chirurgica, o sei un medico strutturato, un ricercatore, oppure sei responsabile dell\u2019evento per conto di una societ\u00e0 scientifica o di una casa farmaceutica.<\/p>\n

In ogni caso, non c\u2019\u00e8 dubbio:<\/p>\n

Qualunque sia il tuo ruolo e la tua qualifica, hai bisogno in primis di contare sull\u2019esperienza e il supporto
\ndi professionisti dell\u2019organizzazione eventi.<\/p>\n

Sai bene che gli eventi possono essere influenzati negativamente da tutta una serie di circostanze, e una volta che il danno \u00e8 fatto. .. non c\u2019\u00e8 una seconda chance per rimediare.<\/p>\n

Pensa al caso di un problema tecnico che impedisce agli speaker di farsi sentire dal palco, oppure all\u2019ingorgo che blocca le navette che devono portare i partecipanti alla sede.<\/p>\n

E ancora, pensa a un servizio catering insufficiente rispetto alle presenze, o peggio, a del cibo avariato che rischia di mandare centinaia di persone all\u2019ospedale…<\/p>\n

Questo \u00e8 il motivo per cui la pianificazione efficace di un evento richiede un\u2019incredibile attenzione per i dettagli.<\/p>\n

Organizzazione e logistica: l\u2019incubo alle porte<\/p>\n

Un piccolo errore pu\u00f2 mettere in moto una reazione a catena difficile poi da fermare.<\/p>\n

Ogni anno in Italia si tengono pi\u00f9 di 17.000 eventi medico-scientifici, che coinvolgono in media pi\u00f9 di un milione e mezzo di partecipanti.<\/p>\n

Nella stragrande maggioranza dei casi, i medici, le societ\u00e0 scientifiche o le case farmaceutiche che promuovono l\u2019evento si guardano bene dall\u2019organizzarlo in prima persona, proprio per evitare l\u2019incubo delle tante piccole cose che possono mandare tutto all\u2019aria.<\/p>\n

La scelta pi\u00f9 comune, e pi\u00f9 saggia, \u00e8 rivolgersi a professionisti dell\u2019organizzazione eventi.<\/p>\n

Ma a questo punto si pone sempre la questione di COME scegliere il referente giusto, il pi\u00f9 adatto (e preferibilmente con una storia di successo nell\u2019ambito medico-scientifico).<\/p>\n

Ecco perch\u00e9, dopo anni di esperienza diretta in questo settore, ho deciso di creare questa breve guida, che ti dar\u00e0 i parametri per scegliere il giusto consulente e valutare con cognizione di causa il suo lavoro.<\/p>\n

Non a caso, quindi, la guida si concentra sugli errori che pi\u00f9 frequentemente vedo commettere – sia da parte dei dirigenti e medici che hanno compiuto la sfortunata scelta di fare tutto da s\u00e9, sia da parte delle aziende e dai consulenti \u201cmolto poco professionali\u201d in cui medici e societ\u00e0 scientifiche incappano facilmente (soprattutto quando non vogliono investire una cifra adatta ad un evento serio).<\/p>\n

Mi \u00e8 capitato spesso infatti di correre in salvo di professionisti che, volendo contenere i costi organizzativi, si sono rivolti a chi offriva il preventivo pi\u00f9 basso.<\/p>\n

E\u2019 inevitabile che chi fa cos\u00ec, si trova poi – di fatto – a dover pagare molto, molto di pi\u00f9 di quanto previsto (sia in termini di budget, che di danno di immagine).<\/p>\n

Da qui nasce la necessit\u00e0 di dare uno strumento concreto, una vera e propria checklist pronta all\u2019uso, pensata proprio per chi nell\u2019ambito medico si trova a prendere le decisioni delicate che servono per organizzare un evento di successo.<\/p>\n

Dal momento che inizi a pianificare il tuo evento medico-scientifico, ti consiglio quindi di tenere a portata di mano questo documento.<\/p>\n

Ti garantisco che sar\u00e0 un punto di riferimento prezioso per valutare il tuo investimento.<\/p>\n

Marina Marengo
\nOwner – Double EM<\/p>\n

ERRORE #1
\nPensare che i congressi siano tutti uguali<\/p>\n

Ogni evento fa storia a s\u00e9, e prevede una serie di variabili, tra cui:<\/p>\n

numero persone partecipanti,
\ntipologia del target,
\nambito geografico (evento locale, regionale, nazionale oppure internazionale)<\/p>\n

In termini generali, dobbiamo innanzitutto distinguere tra congressi – cio\u00e8 eventi periodici tenuti da enti o associazioni – e convegni, corsi o seminari, che trattano uno specifico argomento rilevante per un certo target.<\/p>\n

L\u2019elemento comune di ogni evento (non solo quindi di quelli medico-scientifici) \u00e8 il riunire una pluralit\u00e0 di persone e di contenuti in un determinato luogo.<\/p>\n

E il professionista che si occupa dell\u2019organizzazione deve, come primo impegno, acquisire tutte le informazioni necessarie in merito all’argomento della manifestazione.
\nPi\u00f9 precisamente, deve aver ben chiari gli obiettivi da raggiungere e le modalit\u00e0 migliori per comunicarli.
\nLa fase iniziale prevede anche un forte studio (possibilmente, con entusiasmo) dell’argomento dell’evento, del pubblico a cui \u00e8 rivolto e della storia del soggetto che propone l’evento stesso.<\/p>\n

E infatti non ha senso iniziare il vero e proprio lavoro organizzativo, se prima non si sono raccolte tutte le informazioni necessarie sul tema specifico dell\u2019evento, tramite documenti e libri, ma anche tramite consigli ed interviste a persone esperte di quell\u2019argomento.<\/p>\n

ERRORE #2
\nCurare male la logistica<\/p>\n

La prima cosa che un partecipante nota riguardo la qualit\u00e0 di un evento \u00e8 la facilit\u00e0 degli spostamenti.<\/p>\n

Questo \u00e8 un aspetto cruciale infatti, che richiede il coordinamento di vari attori e un\u2019attenta programmazione.<\/p>\n

Immagina ad esempio quanto scarso appeal pu\u00f2 avere un evento organizzato in un luogo difficile da raggiungere.<\/p>\n

Se quello \u00e8 il caso, non avr\u00e0 senso avere come obiettivo grossi numeri in termini di partecipanti. N\u00e8 tantomeno riuscirai ad attrarre ospiti autorevoli.<\/p>\n

Un\u2019organizzazione impeccabile invece far\u00e0 s\u00ec che tutti i partecipanti arrivino con facilit\u00e0 alla sede, e potendo muoversi comodamente nella citt\u00e0 o nell\u2019area circostante.<\/p>\n

ERRORE #3
\nSottovalutare la comunicazione<\/p>\n

Il contenuto scientifico di un evento \u00e8 la sua parte pi\u00f9 rilevante, ma il marketing \u00e8 a sua volta il fattore chiave che garantir\u00e0 successo in termini di partecipazione e impatto.<\/p>\n

Per questo motivo \u00e8 giusto che chi si occupa della \u201csostanza\u201d, cio\u00e8 del valore scientifico della manifestazione, non si ritrovi sulle spalle anche questo fardello.<\/p>\n

Un piano promozionale efficace preveder\u00e0 la necessaria pubblicit\u00e0, in tutte le forme consone, dalla cartellonistica stradale ai social media e alla stesura di comunicati stampa.<\/p>\n

ERRORE #4
\nSottovalutare la tempistica<\/p>\n

Ogni passaggio organizzativo pu\u00f2 richiedere da diversi giorni a diversi mesi di preparazione.<\/p>\n

L\u2019analisi iniziale \u00e8 essenziale per capire quanto tempo prima \u00e8 necessario muoversi, e un professionista serio dispone per questo di tabelle di marcia e deadlines per ogni step del processo.<\/p>\n

Se facciamo attenzione a non commettere l\u2019ERRORE #1, vedremo come ad esempio un congresso che dispone gi\u00e0 di suo target (facilmente raggiungibile) pu\u00f2 richiedere semplicemente un\u2019attivit\u00e0 di mailing per il lancio.<\/p>\n

Ci sono poi invece eventi che costituiscono, per un motivo o per un altro, una novit\u00e0 e hanno bisogno di essere pubblicizzati per tempo in maniera intensiva.<\/p>\n

Utilizzando i metodi del marketing diretto si deve fare in modo non solo di farli conoscere, ma anche di raccogliere fin da subito adesioni e\/o sostenitori.<\/p>\n

In questo caso bisogner\u00e0 disporre di molto pi\u00f9 tempo, per far in modo di non rischiare un flop.<\/p>\n

E per quanto riguarda l\u2019inaugurazione dell\u2019evento, si deve fare una stima di quanto tempo sar\u00e0 necessario perch\u00e9 sia tutto a posto.<\/p>\n

Non c\u2019\u00e8 nulla di peggio infatti che avere un\u2019aula piena di addetti indaffarati a finire i lavori quando arriva il primo ospite.<\/p>\n

L’obiettivo dovrebbe essere quello di avere tutto impostato e pronto almeno 30 minuti prima dell\u2019apertura delle registrazioni.<\/p>\n

ERRORE #5
\nScegliere fornitori non collaudati<\/p>\n

Questo \u00e8 sicuramente l\u2019errore pi\u00f9 grosso:<\/p>\n

La scelta e il coordinamento di fornitori di qualit\u00e0 \u00e8 spesso ci\u00f2 che fa la differenza tra le varie ditte che organizzano eventi.<\/p>\n

Se qualcosa va storto, la responsabilit\u00e0 \u00e8 del referente a cui ti sei affidato.<\/p>\n

Ogni minimo errore (da una hostess che chiacchiera in sala, al tecnico che non \u00e8 in grado di risolvere il problema, al catering scadente) ricade su di lei\/lui.<\/p>\n

Dovr\u00e0 quindi essere sua preoccupazione affidarsi a fornitori competenti e professionali, valutare l’offerta dal punto di vista qualitativo ed economico, ricevere conferma via email o telefono almeno 48 ore prima da parte di tutti i fornitori, per assicurarsi che non manchino materiali, attrezzature e tutto quello che \u00e8 necessario.<\/p>\n

Allo stesso modo, tutta la forza lavoro impiegata dovr\u00e0 essere pronta, adeguatamente formata e all\u2019altezza della situazione.<\/p>\n

ERRORE #6
\nNon controllare concomitanza con altri eventi della stessa tematica<\/p>\n

Sembra ovvio, ma purtroppo non lo \u00e8 affatto.<\/p>\n

Non capita solo che si organizzino convegni e corsi su tematiche simili in luoghi e tempi ravvicinati.<\/p>\n

Bisogna stare attenti a pianificare un congresso in occasione di un grosso evento cittadino come il Salone del mobile a Milano o Pitti a Firenze.<\/p>\n

Perci\u00f2 la prudenza non \u00e8 mai troppa.<\/p>\n

Va esaminata l\u2019eventuale concomitanza sia di eventi concorrenti che di altre grosse manifestazioni in citt\u00e0.<\/p>\n

In caso contrario, sia il lavoro di marketing che la logistica ne soffriranno e organizzare un evento di successo risulter\u00e0 una mission impossible.<\/p>\n

ERRORE #7
\nNon dare giusta rilevanza agli sponsor<\/p>\n

Chi finanzia e supporta il tuo convegno (o conferenza o altro) va rispettato e riconosciuto, mettendo nella giusta luce il suo logo all\u2019interno delle locandine e dei materiali cartacei.<\/p>\n

E anche in sede va dato il giusto spazio agli sponsor.<\/p>\n

Il valore del loro contributo \u00e8 collegato a quello che possono trarne in termini di visibilit\u00e0 e nuovi potenziali clienti, perci\u00f2 anche se non vuoi rendere l\u2019evento troppo \u201ccommerciale\u201d, fa s\u00ec che si tratti di attori con interessi vicini a quelli della tua organizzazione.
\nERRORE #8
\nMettere poca cura nel budget preliminare<\/p>\n

Stilare un budget in maniera previdente significa tener conto di tutte le voci di spesa. Dimenticarsi una macro area pu\u00f2 infatti far salire di molto i costi a posteriori, oltre a comportare problemi seri.<\/p>\n

Un professionista sar\u00e0 quindi molto trasparente nell\u2019identificare e comunicarti le macro aree di spesa. Queste avranno sicuramente a che fare con:<\/p>\n

\u2022 sede congressuale (con relativi costi collaterali di attrezzature tecniche, traduzioni, televoter ecc.)
\n\u2022 catering (coffee break, lunch, welcome cocktail, cena di gala, cena per i relatori)
\n\u2022 staff e collaboratori
\n\u2022 ospitalit\u00e0 (trasporto, vitto e alloggio per relatori e ospiti)
\n\u2022 attivit\u00e0 di comunicazione e promozione dell\u2019evento (sito, promozione, web marketing\u2026)
\n\u2022 stampati e impaginati (save the date, pieghevole del programma, locandina e cartelloni segnaletici, volume abstract, badge, attestati, cartelline, segnaletica e cartellonistica (considerando sia i costi d\u2019impostazione grafica che di stampa)
\n\u2022 kit congressuale
\n\u2022 attivit\u00e0 di segreteria<\/p>\n

ERRORE #9
\nNon fare (o fare male) il contratto con committente<\/p>\n

La definizione chiara e la firma di un contratto tutela entrambe le parti (Committente e Organizzatore) e va fatta per stabilire fin da subito diritti e obblighi reciproci, oltre ai rischi di impresa.<\/p>\n

In termini molto pratici: se per caso le sponsorizzazioni non coprono i costi, va messo nero su bianco – a priori – chi paga.<\/p>\n

Un professionista serio far\u00e0 s\u00ec che questa fase sia veloce ma non approssimativa, e che ci sia accordo e chiarezza riguardo tutti i dettagli.<\/p>\n

ERRORE #10
\nNon dare la giusta importanza alla sede
\nLa scelta della sede \u00e8 un passaggio delicato, e richiede che l\u2019organizzatore faccia tutti i sopralluoghi necessari.<\/p>\n

Nel caso di congressi nazionali o internazionali, inoltre, bisogna muoversi molto in anticipo, precedendo alla prenotazione almeno 1 anno prima.<\/p>\n

Stesso discorso vale per le location di tutti i grandi eventi.<\/p>\n

La sede dovr\u00e0 essere adatta alla qualit\u00e0 dell’argomento trattato e alle esigenze sia del pubblico che dei relatori.<\/p>\n

Perci\u00f2 i requisiti fondamentali sono che sia:<\/p>\n

facilmente raggiungibile<\/p>\n

sufficientemente ampia<\/p>\n

ben attrezzata.<\/p>\n

ERRORE #11
\nNon fare sopralluogo
\nNe ho gi\u00e0 accennato in precedenza, ma questo punto richiede un approfondimento maggiore, visto che molti \u201cspecialisti\u201d tendono a trascurarlo.<\/p>\n

La site inspection invece va assolutamente fatta, perch\u00e9 serve a verificare tutti gli aspetti.<\/p>\n

Ad esempio, va controllata l\u2019adeguatezza degli impianti di ventilazione, di videoproiezione, audio e traduzione simultanea.<\/p>\n

E se i microfoni, gli schermi, i lettori DVD, i videoproiettori (ma anche le sedie) non sono presenti o sono insufficienti, \u00e8 necessario provvedere al loro noleggio con un certo anticipo, assicurandosi della loro adeguatezza rispetto alla sala.<\/p>\n

Nel processo di controllo sono inclusi poi anche questi fattori:<\/p>\n

\u2022 posizionamento del desk registrazioni
\n\u2022 silenziosit\u00e0 delle sale
\n\u2022 assenza di colonne in sala
\n\u2022 numero di servizi sufficiente in rapporto alle persone previste
\n\u2022 accesso senza barriere
\n\u2022 eventuali problematiche di linea telefonica (prova a immaginare come fanno a stare 8 ore in sala un numero x di professionisti con il telefono che non riceve\u2026)<\/p>\n

Per quanto riguarda poi la delicata materia del catering, va controllato il men\u00f9 ma anche il numero di tavoli e del personale in servizio.<\/p>\n

E se si tratta di buffet, il numero tavoli-postazioni e quello di tavoli in appoggio, nonch\u00e9 del personale dedicato.<\/p>\n

ERRORE #12
\nSottovalutare la grafica
\nL\u2019aspetto grafico garantisce memorabilit\u00e0, efficacia e riconoscibilit\u00e0 al messaggio fondamentale che l\u2019evento medico-scientifico vuole trasmettere.<\/p>\n

E\u2019 per questo che un\u2019agenzia, azienda o professionista dell\u2019organizzazione eventi deve contare su esperti nella cura dell\u2019immagine coordinata, che deve richiamare il tema dell\u2019evento.<\/p>\n

Ad esempio, gli inviti devono evitare ogni ambiguit\u00e0 e comunicare la massima chiarezza.<\/p>\n

Al loro interno va indicata la data (giorno, mese, anno), l\u2019orario e l\u2019indirizzo preciso.<\/p>\n

Non va poi dimenticata una mappa e\/o dei link per verificare la posizione e il percorso.<\/p>\n

Lo stesso vale naturalmente per la locandina e le grafiche per il web e i social media, che devono essere tutti in linea con l’immagine grafica dell’evento.<\/p>\n

ERRORE #13
\nSottovalutare l\u2019importanza del briefing
\nQuesto ERRORE \u00e8 strettamente collegato al #5.<\/p>\n

Se la tua organizzazione decide di pianificare da s\u00e9 l\u2019evento, inoltre, non c\u2019\u00e8 differenza.<\/p>\n

Se \u00e8 vero che tu sei la mente, a loro volta fornitori, dipendenti e collaboratori sono il braccio.<\/p>\n

Sicuramente dei professionisti dell\u2019organizzazione eventi hanno il vantaggio di avere gi\u00e0 una rete di riferimento collaudata e team affiatati e qualificati esattamente per tutto quello che riguarda ogni fase di una manifestazione.<\/p>\n

Questo si riflette nel management, e nel modo in cui i collaboratori (specialmente quelli esterni e saltuari) sono informati e preparati su ogni fase e ogni particolare.<\/p>\n

Sono loro che si interfacceranno per primi con gli ospiti e con i partecipanti, quindi comprendi bene l\u2019importanza del lavoro preliminare di briefing.<\/p>\n

Spesso i committenti tendono a far abbassare questa voce di costo, ma ricorda:
\nNon disporre di abbastanza aiuto il giorno dell’evento,
\ne non disporre di assistenti e hostess preparati
\nsono errori che si pagano cari.<\/p>\n

ERRORE #14
\nNon avere un piano di emergenza.<\/p>\n

Cosa potrebbe succedere al tuo evento in caso di maltempo, o addirittura se la sede non \u00e8 affatto raggiungibile?<\/p>\n

Si tratta di cose non facili da pianificare, ma che il giorno dell\u2019evento poi diventano impossibili da gestire.<\/p>\n

Per questo motivo i professionisti a cui ti rivolgi devono essere in grado di tracciare una strategia di emergenza efficace almeno 2 settimane in anticipo.<\/p>\n

Difatti, anche nel caso estremo in cui siate costretti a cancellare l’evento all\u2019ultimo momento, c\u2019\u00e8 pur sempre bisogno di un metodo preciso per contattare velocemente tutti gli ospiti.<\/p>\n

E, in ogni caso, un professionista serio dispone sempre di una lista di tutte le emergenze possibili, e un piano alternativo per ognuna di esse.<\/p>\n

ERRORE #15
\nNon chiedere feedback
\nLe testimonianze sono uno strumento importantissimo per valutare l\u2019efficacia e la qualit\u00e0 di un lavoro.<\/p>\n

Questo vale certamente per chi partecipa all\u2019evento, perch\u00e9 il suo feedback \u00e8 utilissimo per aiutarti a migliorare la prossima volta, oltre a rendere molto pi\u00f9 solida la comunicazione (chi sar\u00e0 invitato parteciper\u00e0 molto pi\u00f9 volentieri se c\u2019\u00e8 un elenco di persone, possibilmente di rilievo, che attesta il valore del convegno ecc.).<\/p>\n

Ma il feedback \u00e8 fondamentale anche darlo ai professionisti a cui vi siete affidati, sia per le stesse ragioni menzionate sopra, sia perch\u00e9 in questo modo date la possibilit\u00e0 all\u2019offerta di questi servizi di migliorare, favorendo il successo sul mercato solo di chi fa questo lavoro in maniera seria.<\/p>\n

Concludendo…<\/p>\n

Bene, ora hai una panoramica alquanto completa degli errori che chi organizza un evento deve assolutamente evitare di compiere.<\/p>\n

La buona notizia \u00e8 questi errori sono facilmente prevenibili. Basta rivolgersi a veri professionisti.<\/p>\n

Prima di tutto, inizia dall\u2019avere sempre una copia stampata di questa guida, e utilizzala come promemoria delle cose da non fare.<\/p>\n

Ricorda infatti che, specialmente quando si organizza un evento medico-scientico, prevenire \u00e8 sempre meglio che curare!<\/p>\n

Basta una telefonata (o un\u2019email)<\/p>\n

Sei hai avuto esperienze deludenti, oppure desideri raggiungere obiettivi pi\u00f9 alti con il tuo prossimo evento, puoi contare sulla professionalit\u00e0 di
\nDOUBLE EM, gli Specialisti dell\u2019Organizzazione di Congressi e Convegni Medici.<\/p>\n

Con DOUBLE EM avrai a tua disposizione le mie capacit\u00e0 organizzative, relazionali, di leadership e problem solving, assieme a quelle di tutto il mio Team.<\/p>\n

DOUBLE EM \u00e8 infatti in grado di gestire un evento a 360\u00b0 in tutto il territorio nazionale: dall\u2019ideazione e progettazione alla realizzazione, curando ogni dettaglio e prestando continua assistenza e ascolto delle esigenze del cliente.<\/p>\n

Non esitare a contattarci.<\/p>\n

Baster\u00e0 una telefonata per definire le procedure fondamentali da cui parti re per costruire il tuo evento o semplicemente per affiancarti nella tua organizzazione.<\/p>\n

Contattaci oggi
\nper avere una consulenza personalizzata:<\/p>\n

>>> Vai su CongressiConvegni.it <<<<\/p>\n

Al tuo successo!<\/p>\n

 <\/p>\n

Marina Marengo<\/p>\n

Owner, DOUBLE EM<\/p>\n

DOUBLE EM<\/strong>
\nSpecialisti dell\u2019Organizzazione di Congressi e Convegni Medici<\/p>\n

Via E. Baroni 2\/3 D
\n16129 Genova
\nTel e Fax 010 8602968
\nP.I. e C.F. 02437180991<\/p>\n

cell 373 8723620<\/p>\n

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