{"id":2731,"date":"2019-05-06T15:52:35","date_gmt":"2019-05-06T15:52:35","guid":{"rendered":"http:\/\/congressiconvegni.it\/?p=2731"},"modified":"2023-11-16T14:03:56","modified_gmt":"2023-11-16T13:03:56","slug":"come-selezionare-e-gestire-lo-staff-di-un-evento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/congressiconvegni.it\/en\/2019\/05\/come-selezionare-e-gestire-lo-staff-di-un-evento\/","title":{"rendered":"Come selezionare e gestire lo staff di un evento"},"content":{"rendered":"

La gestione delle risorse umane \u00e8 un aspetto fondamentale quando si vuole organizzare un evento di rilievo come un convegno, un congresso medico o una manifestazione pubblica di grande richiamo.<\/p>\n

Nel precedente articolo ho approfondito le\u00a04 fasi organizzative<\/strong>\u00a0nelle quali si compone la\u00a0progettazione di un evento ben strutturato<\/a>\u00a0e la selezione e gestione del personale da coinvolgere rientra nella prima fase, quella di pianificazione generale.<\/p>\n

Nella pratica si tratta di determinare chi sono le persone che si dedicheranno all\u2019evento, definendo con precisione le mansioni e il tempo che dovranno mettere a disposizione. Tutto questo tenendo conto delle competenze specifiche di ciascuno.<\/p>\n

In particolare occorre assegnare a ciascuno\u00a0compiti precisi ed eventuali aree di responsabilit\u00e0.<\/strong>\u00a0Questo permetter\u00e0 di capire se sono necessarie ulteriori persone e le modalit\u00e0 per reperirle in tempi ottimali.<\/p>\n

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La tabella di marcia<\/h3>\n

L\u2019organizzazione delle risorse umane \u00e8 strettamente correlata a quella che generalmente viene chiamata \u201cla tabella di marcia\u201d, ovvero la\u00a0pianificazione dettagliata delle singole attivit\u00e0<\/strong>, con relative tempistiche, necessarie per raggiungere l’obiettivo: arrivare pronti e preparati al giorno dell’evento!<\/p>\n

Generalmente per la gestione di questa fase ci si avvale di specifici\u00a0programmi gestionali\u00a0<\/strong>che permettono di pianificare con precisione e soprattutto di\u00a0tenere sotto controllo il budget<\/a>.<\/p>\n

I software pi\u00f9 moderni offrono davvero un valido aiuto, ma quando si tratta di organizzare il personale l’esperienza del professionista<\/strong>\u00a0fa tutta la differenza! In funzione della complessit\u00e0 dell’evento, infatti, si dovr\u00e0\u00a0selezionare il personale giusto<\/strong>, sia in termini di competenze che di numero, e poi\u00a0organizzare il team<\/strong>\u00a0affinch\u00e9 ciascuno possa svolgere al meglio il proprio lavoro.<\/p>\n

\u201cNessuno pu\u00f2 fischiettare una sinfonia. Ci vuole un\u2019intera orchestra per riprodurla.\u201d (H. E. Luccock)<\/p><\/blockquote>\n

In pratica la tabella di marcia consiste nello schematizzare tutto quello che c\u2019\u00e8 da fare partendo da alcuni mesi prima della data prefissata per l’evento (in genere 6 mesi). Questo permette di stabilire degli obiettivi iniziali, intermedi e finali, individuali o di gruppo.<\/p>\n

Immaginiamo per esempio una semplice tabella in cui riportare le attivit\u00e0 da svolgere, le relative tempistiche e il nome del responsabile della realizzazione. Una tabella dettagliata, con i ruoli e i compiti di ciascuno, permette di verificare il corretto svolgimento del lavoro ed eventualmente di “correggere il tiro” prima che sia troppo tardi.<\/p>\n

Il modo pi\u00f9 semplice per realizzare questo documento \u00e8 quello di utilizzare un foglio di calcolo. Questo strumento risulta essere l\u2019ideale per la sua flessibilit\u00e0 e la semplicit\u00e0 di utilizzo anche per i non addetti ai lavori.<\/p>\n

Ecco qui un esempio di tabella:<\/p>\n

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La gestione dello staff<\/h3>\n

La pianificazione di cui abbiamo parlato prima ci permette anche di\u00a0monitorare le performance del team<\/strong>\u00a0di lavoro e, se necessario, di provvedere tempestivamente per risolvere eventuali problemi.<\/p>\n

Sostituire il gruppo di lavoro in itinere, salvo emergenze o gravi episodi di inefficienza, \u00e8 un errore da principianti che pu\u00f2 essere evitato con una adeguata capacit\u00e0 organizzativa.<\/p>\n

Una tecnica efficace \u00e8 quella di\u00a0individuare macro aree di responsabilit\u00e0<\/strong>\u00a0da assegnare ad un referente che avr\u00e0 il compito di coordinare lo staff e portare a compimento l’obiettivo.<\/p>\n

Ecco alcuni esempi di aree di responsabilit\u00e0 che si possono individuare in base all\u2019evento:<\/p>\n

    \n
  • Premi e riconoscimenti<\/li>\n
  • Rinfreschi<\/li>\n
  • Arredo sala<\/li>\n
  • Intrattenimenti<\/li>\n
  • Valutazione finale<\/li>\n
  • Esposizioni<\/li>\n
  • Budget<\/li>\n
  • PR e Ufficio Stampa<\/li>\n
  • Prenotazioni alberghiere<\/li>\n
  • Promozione<\/li>\n
  • Accoglienza<\/li>\n
  • Logistica<\/li>\n<\/ul>\n

    …<\/p>\n

    Ogni singolo passaggio deve essere ben definito e tutto il team organizzativo deve essere a conoscenza della successione delle azioni necessarie per il successo dell\u2019evento.<\/p>\n

    Se \u00e8 previsto l\u2019impiego di personale esterno come hostess, sicurezza, guardarobiere, \u00e8 bene non dimenticarsi di informare anche loro sui compiti.<\/p>\n

    Un consiglio \u00e8 quello di prevedere a questo scopo una riunione per illustrare l\u2019effettivo ruolo di ciascuno all\u2019interno dell\u2019evento.<\/p>\n

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    Inoltre non bisogna dimenticare la gestione della presenza di ospiti e relatori. \u00c8 necessario individuare per tempo chi si intende coinvolgere. Questo al fine di mandare l\u2019invito con tempestivit\u00e0 in modo da chiarire la disponibilit\u00e0.<\/p>\n

    Lo strumento fondamentale per una regia ottimale \u00e8 la\u00a0scaletta dettagliata dell\u2019evento<\/strong>, in cui si indica per ogni singolo momento il referente, l\u2019orario, la data di inizio e la durata effettiva di ogni azione.<\/p>\n

    Ogni membro dello staff organizzativo deve avere una copia della scaletta, completa dell\u2019elenco dei nominativi e del numero di cellulare dei colleghi. In questo modo tutti saranno facilmente reperibili in caso di necessit\u00e0.<\/p>\n

    Affinch\u00e9 tutto venga svolto in maniera efficiente \u00e8 importante che ci sia\u00a0una regia che coordini l’evento nel suo insieme.<\/strong><\/p>\n

    Proprio questo aspetto \u00e8 determinante tanto per una efficace gestione del personale quanto per la buona riuscita di un evento e dovrebbe essere svolta da chi ha le necessarie competenze professionali e una comprovata esperienza organizzativa.<\/p>\n

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