A volte capita che eventi curati nei minimi dettagli, ricchi di contenuti, organizzati da persone estremamente capaci, non riescano a ottenere la giusta attenzione, rivelandosi un flop totale.<\/p>\n
Perch\u00e9 accade questo?<\/p>\n
Perch\u00e9 spesso si investono tutte le energie e la concentrazione nelle attivit\u00e0 strettamente legate all’organizzazione dell’evento. Non c’\u00e8 da stupirsene perch\u00e9 sono davvero tante le cose a cui si deve provvedere per garantire un evento perfetto: dalla\u00a0stesura del Budget Plan<\/u><\/a>\u00a0alla scelta e\u00a0allestimento della location<\/u><\/a>\u00a0pi\u00f9 idonea; dalla selezione dei migliori fornitori alla ricerca degli sponsor.<\/p>\n Insomma, organizzare un evento, dal congresso con centinaia di partecipanti al meeting pi\u00f9 ristretto, \u00e8 sempre\u00a0una sfida che richiede esperienza e nervi saldi!<\/strong><\/p>\n Per\u00f2 non bisogna commettere l’errore di pensare che la promozione sia qualcosa che non fa parte dell’organizzazione stessa. Senza un’adeguata promozione rischiamo di gettare alle ortiche la fatica e l’impegno profuso nell’organizzare il miglior evento di sempre.<\/p>\n Se l’idea di doverti occupare anche della pubblicizzazione ti terrorizza, niente paura! Ecco dei\u00a0consigli utili da mettere subito in pratica per comunicare al meglio un evento e organizzare l\u2019attivit\u00e0 dell\u2019ufficio stampa<\/strong>.<\/p>\n S\u00ec, perch\u00e9 non esistono solo i social network, anche se oggi fanno la parte del leone in ogni strategia di comunicazione.<\/p>\n Per far conoscere un evento al maggior numero di persone possibili ci sono diversi strumenti, ma per capire su quali puntare \u00e8 necessario passare per una fase di analisi, per poter elaborare una strategia di comunicazione efficace.<\/p>\n Prima di tutto bisogna individuare e definire tre elementi:<\/p>\n Ovviamente la promozione cambia in base al tipo di evento. Un evento medico-scientifico, una mostra d\u2019arte, la presentazione di una nuova azienda, il lancio di un prodotto, un evento gastronomico\u2026 sono senza dubbio molto diversi fra loro.<\/p>\n Per questo \u00e8 necessario pianificare una strategia dettagliata in base alla tipologia dell\u2019evento.<\/p>\n Per promuovere un evento con successo il segreto \u00e8 individuare il contenuto notiziabile su cui puntare nella comunicazione.<\/p>\n La notiziabilit\u00e0 dell\u2019evento dipende dall\u2019interesse che l\u2019attivit\u00e0 organizzata pu\u00f2 riscuotere presso un pubblico ampio. Il segreto \u00e8 quello di individuare gli argomenti che possano suscitare interesse nei media, ma soprattutto nel target che si vuole raggiungere.<\/p>\n Ecco su cosa potresti puntare:<\/p>\n Questo tipo di analisi \u00e8 da effettuare con largo anticipo.<\/p>\n Il compito dell\u2019ufficio stampa si concretizza nel coinvolgimento dei mezzi di comunicazione pi\u00f9 adatti per la promozione dell\u2019evento: dalla televisione, alla radio, al web.<\/p>\n Ogni evento deve coinvolgere adeguatamente l\u2019intero sistema dei media, puntando su quelli pi\u00f9 adatti in base alla tipologia.<\/p>\n Quindi \u00e8 opportuno far pervenire ai media tutte le informazioni riguardanti lo svolgimento dell\u2019evento, affinch\u00e9 le persone possano essere adeguatamente informate.<\/p>\n Per svolgere questa attivit\u00e0 al meglio \u00e8 necessario che ci sia un incaricato per gestire i rapporti con i media.<\/p>\n Il principale\u00a0obiettivo \u00e8 quello di trasformare l\u2019evento in notizia<\/strong>. Per fare ci\u00f2 si possono seguire alcune regole:<\/p>\n Per rendere la comunicazione davvero efficace la prima cosa da fare \u00e8 interrogarsi sulla validit\u00e0 e portata del messaggio che si sta divulgando. Ovvero bisogna capire se si tratta di una notizia d\u2019interesse limitato al settore dell\u2019ente che la diffonde, oppure se pu\u00f2 suscitare interesse pi\u00f9 ampio.<\/p>\n In base quindi alle caratteristiche dell\u2019evento \u00e8 necessario individuare la modalit\u00e0 pi\u00f9 efficace per raggiungere pi\u00f9 persone possibili che potrebbero essere interessate.<\/p>\n Un suggerimento che pu\u00f2 fare la differenza \u00e8 quello di\u00a0mandare gli inviti all\u2019evento anche alle redazioni, indirizzandoli personalmente ai giornalisti<\/strong>\u00a0con i quali si ha avuto un contatto.<\/p>\n Se per esempio l\u2019evento \u00e8 aperto al pubblico e si vuole ottenere una partecipazione ampia, \u00e8 necessario\u00a0inviare per tempo un comunicato stampa<\/strong>\u00a0alle testate locali in modo che lo inseriscano nella loro programmazione.<\/p>\n Anche se abbiamo gi\u00e0 detto che bisogna elaborare la strategia in base alla tipologia di evento, ci sono alcuni strumenti di cui l\u2019addetto stampa non pu\u00f2 fare a meno in nessun caso.<\/p>\n Si tratta molto semplicemente di una lista di indirizzi. La mailing list \u00e8 lo strumento principale di un buon ufficio stampa, e per essere efficace\u00a0deve essere aggiornata e completa<\/strong>.<\/p>\n Di base bisogna avere una lista di indirizzi di giornalisti, contenente l\u2019indirizzo, il numero di telefono e la testata di riferimento.<\/p>\n Una buona consuetudine \u00e8 quella di\u00a0dividere la lista in diverse voci<\/strong>, in base ai media di riferimento. Per esempio agenzie di stampa, quotidiani, settimanali, mensili, tv e radio. Talvolta pu\u00f2 essere utile distinguere i media locali, nazionali e internazionali.<\/p>\n Una mailing list davvero completa non deve contenere solo gli indirizzi di giornalisti.<\/p>\n In base all\u2019evento che si vuole organizzare \u00e8 necessario studiare il target a cui \u00e8 rivolto, successivamente raccogliere indirizzi di persone che potrebbero essere interessate a ricevere informazioni sull’evento e restare in contatto.<\/p>\n Questo pu\u00f2 essere fatto offrendo la possibilit\u00e0 di iscriversi alla newsletter o offrendo un incentivo, come la possibilit\u00e0 di ricevere gli abstract degli interventi o le slide dei relatori.<\/p>\n Anche noi di DOUBLE EM mettiamo a disposizione gratuitamente la nostra\u00a0Checklist dei 15 Errori da Non Fare quando Organizzi un Evento Medico-Scientifico<\/u><\/a>\u00a0e la guida per\u00a0Organizzare un Evento Aziendale<\/u><\/a>\u00a0a chi desidera restare in contatto con noi e lasciarci la propria email.<\/p>\n Grazie a questa pratica,\u00a0il nostro messaggio raggiunger\u00e0 le persone realmente interessate\u00a0<\/strong>all’evento o alla nostra attivit\u00e0, e non un pubblico generico e disinteressato.<\/p>\n La mailing list prevede un lavoro di aggiornamento continuo. Nel caso in cui si organizzi un convegno, una mostra o un festival, inevitabilmente il pubblico di riferimento sar\u00e0 diverso. Per questo l\u2019ufficio stampa dovr\u00e0 rivedere e integrare la mailing list, per individuare di volta in volta il target adatto e i giornalisti di riferimento pi\u00f9 appropriati.<\/p>\n Per quanto riguarda l\u2019invio di comunicati stampa ai media interessati, esiste una regola d\u2019oro:\u00a0il comunicato va diffuso solo quando sussistono effettive ragioni di interesse<\/strong>\u00a0per il giornalista e per il pubblico.<\/p>\n L\u2019affidabilit\u00e0 della fonte<\/strong>\u00a0si costruisce e si valuta, nel corso del tempo, sulla capacit\u00e0 di comunicare esclusivamente ci\u00f2 che \u00e8 rilevante, senza stressare l\u2019interlocutore.<\/p>\n Un buon comunicato stampa deve essere chiaro e conciso, e soprattutto deve essere uno strumento per farsi contattare.<\/p>\n A questo proposito, i recapiti del soggetto che diffonde la notizia devono essere sempre specificati. In particolare \u00e8 necessario\u00a0usare la carta intestata<\/strong>\u00a0per chiarire subito chi firma il comunicato, includendo i nominativi di riferimento e i contatti di chi bisogna chiamare per ricevere informazioni. Non dimenticare inoltre la data.<\/p>\n La promozione dell\u2019evento pu\u00f2 avvenire sfruttando in maniera coordinata\u00a0canali sia online sia offline<\/strong>.<\/p>\n Per quanto riguarda i mezzi di\u00a0comunicazione pi\u00f9 \u201ctradizionali\u201d, per un evento locale<\/strong>possono funzionare molto bene:<\/p>\n Qualche suggerimento su manifesti e locandine: per sfruttarli al meglio \u00e8 bene ingaggiare un grafico professionista e scegliere accuratamente dove distribuirli e posizionarli.<\/p>\n Per decidere bisogna applicare sempre lo stesso ragionamento, ovvero concentrarsi sulla necessit\u00e0 di rivolgersi alle persone a cui questo evento potrebbe interessare.<\/p>\n Facciamo un esempio pratico.<\/p>\n Posizionare la locandina di un evento medico all\u2019interno di un teatro, se non inutile, \u00e8 senza dubbio meno fruttuoso che mettere la stessa locandina nella sala d\u2019attesa di un medico.<\/p>\n Il consiglio \u00e8 quello di fare un\u2019analisi dei punti \u201cstrategici\u201d, tenendo ben presente quelli che potrebbero essere gli interessi delle persone che frequentano determinati luoghi, e quali di questi interessi potrebbero incontrarsi con il tema dell\u2019evento.<\/p>\n Essere presenti sui social network prima, dopo e durante l\u2019evento \u00e8 fondamentale per garantirne il successo<\/strong>.<\/p>\n Anche in questo caso, l\u2019analisi del target e degli obiettivi \u00e8 fondamentale per stabilire quali social media utilizzare.<\/p>\n Qualunque siano i canali scelti, ci sono alcuni passaggi indispensabili da curare con estrema attenzione, ovvero:<\/p>\n La gestione dei social network non va sottovalutata, perch\u00e9 daranno un grosso contributo al successo dell\u2019evento, ma necessitano di essere gestiti correttamente e tempestivamente.<\/p>\n Spero che questi suggerimenti possano esserti utili per pubblicizzare al meglio il tuo evento.<\/p>\n <\/p>\n1. Analisi e pianificazione prima di tutto<\/h3>\n
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2. Una strategia di comunicazione vincente<\/h3>\n
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3. L’Ufficio Stampa<\/h3>\n
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3. La mailing list<\/h3>\n
4. Il Comunicato stampa<\/h3>\n
5. La Pubblicit\u00e0 online e offline<\/h3>\n
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