In molti pensano che la chiave per organizzare un evento di successo sia la creativit\u00e0, l’idea giusta, la location d’eccezione. Non \u00e8 esattamente cos\u00ec.<\/p>\n
Per organizzare efficacemente un congresso, un convegno, un qualsiasi evento di rilievo bisogna prima gettare delle solide fondamenta. E il budget plan \u00e8 proprio questo: lo\u00a0strumento fondamentale per avere tutto sotto controllo<\/strong>\u00a0e raggiungere l\u2019obiettivo prefissato in maniera ottimale, senza brutte sorprese.<\/p>\n Tutti gli eventi, nessuno escluso, comportano dei costi di organizzazione e di gestione.<\/p>\n Il budget plan permette di\u00a0pianificare le spese e i ricavi<\/strong>: un passaggio fondamentale per guidare l\u2019intera realizzazione dell\u2019evento, in base alle risorse finanziarie che si hanno a disposizione.<\/p>\n Nella pratica\u00a0il budget consente di individuare quali sono gli\u00a0obiettivi, le opportunit\u00e0, ma anche i limiti<\/strong>\u00a0nell\u2019organizzazione di un evento.<\/p>\n Il termine \u201climite\u201d non deve far pensare necessariamente a qualcosa di negativo, anzi. Permette di concentrarsi su ci\u00f2 che \u00e8 realmente indispensabile ed efficace, e\u00a0innesca un circolo virtuoso di ricerca e\u00a0problem solving<\/em><\/strong>.<\/p>\n Proprio per questo, bisogna considerare ogni singola voce di spesa, compresi (soprattutto) eventuali imprevisti.<\/p>\n Grazie alla messa a punto di un budgt plan esaustivo \u00e8 possibile verificare in anticipo se la capacit\u00e0 finanziaria \u00e8 sufficiente a coprire l\u2019intero ammontare dei costi e individuare le strategie corrette per ricercare sponsor e partnership.<\/p>\n Per redigere un budget plan accurato \u00e8 bene partire dalle domande fondamentali:<\/p>\n Quanto posso investire?<\/em><\/p>\n Quanto voglio incassare?<\/em><\/p>\n Ma soprattutto\u2026<\/p>\n Posso affrontare l\u2019evento?<\/em><\/strong><\/p>\n Quello che \u00e8 davvero importante, e per niente scontato, \u00e8\u00a0capire in che misura il denaro sia un mezzo oppure un fine per l\u2019organizzazione dell\u2019evento<\/strong>.<\/p>\n Questo infatti incide pesantemente non solo sulla previsione del budget, ma anche sul raggiungimento del fine per cui si sceglie di organizzare un evento.<\/p>\n Per fare un esempio pratico: gli\u00a0eventi non profit<\/strong>\u00a0hanno come obiettivo specifico proprio quello di\u00a0raccogliere denaro<\/strong>, in altri casi l\u2019evento pu\u00f2 avere uno scopo diverso, e allora i costi rappresentano un vero e proprio\u00a0investimento in vista di un fine pi\u00f9 ampio<\/strong>.<\/p>\n O ancora, ci sono eventi in cui sono previsti dei ricavi, per esempio la vendita di biglietti, la raccolta di offerte, la sottoscrizione di quote associative, la vendita di gadget e materiale promozionale. In questi casi gli incassi potrebbero non essere l\u2019unico obiettivo dell\u2019evento, oppure potrebbero semplicemente servire a sostenerlo.<\/p>\n Per capire meglio in cosa consiste la gestione contabile di un evento possiamo suddividerla in quattro fasi:<\/p>\n Una parte fondamentale della prima fase dell\u2019organizzazione di un evento \u00e8 la\u00a0redazione del programma di svolgimento<\/strong>. Questo documento va analizzato da un punto di vista contabile, prendendo in considerazione tutte le singole attivit\u00e0 che lo costituiscono.<\/p>\n Una volta messe nero su bianco tutte le azioni necessarie per la realizzazione dell\u2019evento, bisogna quantificare in maniera preventiva i costi da sostenere.<\/strong><\/p>\n In questa fase \u00e8 opportuno essere attenti ed esaustivi, avere a disposizione tutti i preventivi richiesti ai fornitori (affitto location, catering, noleggio attrezzature, spazi promozionali…), proprio per evitare costi imprevisti, che sono i pi\u00f9 difficili da gestire.<\/p>\n Per esempio, se si vuole organizzare un\u00a0congresso medico-scientifico<\/strong>, \u00e8 necessario scomporlo nelle singole attivit\u00e0, che potrebbero essere:<\/p>\n Una volta individuate le spese, si passa alla seconda fase: individuare le fonti di finanziamento e il rispettivo ammontare.<\/p>\n Quali potrebbero essere le fonti di finanziamento? Ecco qualche esempio:<\/p>\n Un\u00a0consiglio pratico<\/strong>\u00a0per ottimizzare al meglio questo lavoro? Usate una\u00a0<\/strong>tabella, o meglio ancora un\u00a0Foglio di calcolo<\/strong>\u00a0(Excel, Numbers, Fogli di Google…).Ti permetter\u00e0 di monitorare tutti i costi previsti e la progressione delle spese effettuate.<\/p>\n Qui puoi\u00a0scaricare un modello base molto semplice<\/strong>, adattabile a seconda delle diverse esigenze, che ti permette di calcolare automaticamente le entrate, le uscite e tenere sotto controllo il bilancio:<\/p>\nLA GESTIONE CONTABILE<\/h3>\n
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PREVISIONE DELLE SPESE<\/h3>\n
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PREVISIONE DELLE ENTRATE<\/h3>\n
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