Per esempio, l\u2019allestimento di un\u00a0convegno<\/strong>, un\u00a0seminario<\/strong>,\u00a0una tavola rotonda<\/strong>, prevede necessariamente un tavolo provvisto di tutto ci\u00f2 che occorre ai relatori e generalmente si tratta di:<\/p>\n Anche la scelta del tipo di sedie per il pubblico e la loro disposizione \u00e8 fondamentale. Ad esempio se si tratta di un\u00a0congresso medico<\/strong>\u00a0durante il quale \u00e8 bene prendere appunti, una seduta con appoggio per scrivere agevolmente \u00e8 preferibile.<\/p>\n Oggi sono in molti a utilizzare i propri portatili e tablet durante convegni e meeting; mettere a disposizione prese della corrente e porte USB potrebbe rivelarsi la chiave del successo.<\/p>\n In alcune occasioni, l’allestimento perfetto ha bisogno di un pizzico di scenografia: perch\u00e9 non collocare sul tavolo o ai suoi piedi una\u00a0composizione floreale<\/strong>, per renderlo pi\u00f9 gradevole e “fotogenico”?<\/p>\n Se invece si tratta di una\u00a0mostra<\/strong>, il punto focale dell\u2019allestimento sar\u00e0 la preparazione di un\u00a0percorso ben definito<\/strong>, con un inizio e una fine.<\/p>\n Per un pranzo o una cena invece bisogner\u00e0 concentrarsi sulla\u00a0disposizione dei tavoli.<\/strong><\/p>\n Con questi pochi esempi abbiamo evidenziato\u00a0l\u2019importanza della cura dei dettagli.<\/strong>Vediamo i\u00a07 passaggi e accorgimenti indispensabile per raggiungere il risultato desiderato.<\/strong><\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Prima di tutto, si parte dal\u00a0sopralluogo<\/strong>.<\/p>\n Disporre di una planimetria con tutte le misure degli spazi e dei percorsi, \u00e8 la base per un allestimento ottimale.<\/strong><\/p>\n Permette infatti di\u00a0prevedere e pianificare quello che \u00e8 effettivamente possibile organizzare in un determinato ambiente.<\/strong><\/p>\n Grazie alla piantina \u00e8 possibile infatti ottimizzare lo spazio. Permette per esempio di evitare che si creino stret\u00adtoie o sensi di vuoto, in quanto si ha modo di intervenire riempiendo lo spazio con le decorazioni pi\u00f9 appropriate.<\/p>\n A questo punto sar\u00e0 possibile (e decisamente utile) fare\u00a0un elenco di tutto il materiale necessario<\/strong>. Ovviamente dopo aver chiesto ai responsabili della struttura ospitante che cosa \u00e8 concesso utilizzare.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n La\u00a0personalizzazione della sede<\/strong>\u00a0tramite un corretto uso del marchio \u00e8 molto importante per diverse ragioni.<\/p>\n Bisogna quindi dedicare molta attenzione alla\u00a0disposizione dei simboli<\/strong>\u00a0(per esempio bandiere e stendardi) e alla\u00a0collocazione di locandine, striscioni<\/strong>,\u00a0roll-up e totem<\/strong>\u00a0senza dimenticare i pannelli indicatori.<\/p>\n Inoltre per promuovere l\u2019evento \u00e8 buona norma collocare manifesti e cartelloni, non solo all\u2019ingresso della sala, ma anche lungo le strade urbane e nelle strutture pubbliche locali (dopo aver ottenuto i permessi necessari).<\/p>\n <\/p>\n La reception deve essere allestita con un\u00a0banco predefinito<\/strong>\u00a0o un semplice tavolo ricoperto con un panno dove le hostess registrano gli ospiti utilizzando apposite liste compilate.<\/p>\n Un consiglio per sveltire l\u2019accoglienza: nel caso ci fossero pi\u00f9 categorie di ospiti si possono predisporre\u00a0badge<\/strong>\u00a0con le scritte: stampa, relatori, ospiti o sponsor, in modo da suddividere le liste in modo ordinato.<\/p>\n La reception deve essere organizzata in modo tale che tutte le operazioni di accredi\u00adto, iscrizione, pagamento quote siano svolte nel minor tempo possibile, ne va della riuscita dell\u2019evento.<\/p>\n Ecco alcuni accorgimenti necessari:<\/p>\n Non dimenticatevi di\u00a0verificare che la sede scelta sia coperta di assicurazione.<\/em>\u00a0In caso contrario, \u00e8 necessario procedere con l\u2019integrazione.<\/p>\n Nel caso di spettacoli, i diritti SIAE devono essere regolari.<\/p>\n Inoltre se sono previsti\u00a0ospiti di rilievo<\/strong>\u00a0e oggetti di grande valore, diventa assolutamente necessario un\u00a0servizio di sicurezza.<\/strong><\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n In base alla tipologia di eventi saranno necessarie determinate attrezzature tecniche, ed \u00e8 assolutamente necessario essere preparati. Ecco i pi\u00f9 frequenti:<\/p>\n Per quanto riguarda l\u2019amplificazione\u00a0<\/strong>sono necessari alcuni accorgimenti. Per esempio verificare se i relatori preferiscono microfoni fissi o a spilla e se sono necessari uno o pi\u00f9 radiomicrofoni a gelato per le eventuali domande del pubblico.<\/p>\n Se \u00e8 prevista la presenza di un ospite straniero potrebbe essere necessaria la\u00a0traduzione simultanea<\/strong>. Quest\u2019ultima prevede l\u2019allestimento di cabine per l\u2019interpre\u00adte e di cuffie per gli spettatori.<\/p>\n Un\u2019alternativa potrebbe essere l\u2019utilizzo di un interprete consequenziale (tec\u00adnicamente\u00a0chuchotage<\/em>).<\/p>\n Al momento della scelta della sala, \u00e8 quindi necessario accertarsi che sia adatta all\u2019uso di tutti i supporti tecnici e audiovisivi necessari.<\/em><\/p>\n <\/p>\n All\u2019interno dei locali che ospitano l\u2019evento non \u00e8 possibile allestire una cucina? Niente paura! La soluzione \u00e8 un men\u00f9 semplice composto da piatti freddi o da una portata calda facilmente conservabile con idonei scaldavivande.<\/p>\n La ditta fornitrice del servizio di\u00a0catering\u00a0<\/em><\/strong>va scelta con particolare attenzione. Esistono molte ditte specializzate in questo settore, ma bisogna sceglierne una che garantisca professionalit\u00e0, seriet\u00e0 e qualit\u00e0.<\/p>\n Un dettaglio da non trascurare: se l\u2019evento dura tutta la giornata \u00e8 necessario includere i costi di un\u00a0buffet<\/strong>\u00a0e di un\u00a0coffee break<\/em>.<\/p>\n Questo influisce anche sulla scelta della sede, che deve quindi disporre di una sala attigua a quella dove si svolge il convegno.<\/p>\n <\/p>\n\n
1. La piantina<\/h2>\n
![\"Risultati](\"http:\/\/www.palazzoducale.genova.it\/img\/orgconvegni\/piantespazi\/pianonobile.gif\")
<\/p>\n2. La firma<\/h2>\n
![\"\"](\"https:\/\/congressiconvegni.it\/wp-content\/uploads\/2015\/06\/IMG_9998-001.jpg\")
<\/a><\/p>\n\n
3. La reception<\/h2>\n
<\/a><\/h2>\n\n
<\/h2>\n
4. La sicurezza<\/h2>\n
5. Le attrezzature tecniche<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n\n
6. I servizi<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n7. Servizio fotografico<\/h2>\n