Convegni
Il nostro obiettivo è generare una “risalita” di riscontri positivi
Da ospiti e relatori agli informatori scientifici, da questi verso i responsabili di area, da questi ai reparti Marketing e Commerciale, alla Direzione delle aziende sponsor.
Dai relatori, speaker e opinion leader verso il Referente Scientifico o la Presidenza di una Società Scientifica.
Un convegno ha temi solitamente più specifici di un congresso, anche se si tratta di vari aggiornamenti della branca scientifica di riferimento.
E questo è vero indipendentemente dal fatto che l’organizzatore sia una Società Scientifica, un’Azienda Farmaceutica o Medicale.
Infatti rispetto a un congresso, le “variabili” tendono ad essere di più.
Il pubblico può essere più eterogeneo: medici, accademici, infermieri, odontoiatri, assistenti alla poltrona, tecnici.
Sono, letteralmente, decine di aspetti da soppesare e considerare.
Da medico – docente o meno, in posizione di presidenza o meno – organizzare tutto questo nel “tempo libero” o la sera, può risultare molto complicato.
Da responsabile marketing o commerciale che deve far coincidere le esigenze della Direzione e della struttura, forse, è ancora più complesso.
Se un relatore fosse costretto a cominciare il suo intervento di fretta e a stomaco vuoto?
Se gli sponsor non fossero sufficienti a coprire il budget?
Se i “pacchetti ospitalità” o le opzioni di visibilità in loco non fossero tarati sulle esigenze delle aziende?
Il vanto “siamo bravissimi a cercare sponsor”… nella nostra esperienza tende a non essere vero.
Al 99% un’azienda sponsor ha già deciso se, e in che misura, contribuire.
Ecco perché serve un organizzatore di eventi che sappia COME gestire il budget.
Sia che le sponsorizzazioni coprano le spese, che in caso contrario.
Spesso la chiave è il catering: non è affatto detto che “low cost” non vada d’accordo con “effetto wow”.
Ad esempio, un’improvvisa riduzione del budget in origine destinato a una cena seduti in una location di charme, può trasformarsi in un riuscitissimo momento di condivisione durante un buffet in hotel.
Spesso la chiave è COME, non quanto.
Ecco perché accettiamo quasi sempre la realizzazione di un evento così importante.
Vuoi capire meglio come organizzare il tuo prossimo evento?
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LE ATTIVITÀ CHE CURIAMO PER GLI EVENTI:
- Progettiamo la tempistica dell’evento sulle esigenze del programma, dando il massimo rilievo ai contenuti scientifici e/o accademici.
- Ricerchiamo e selezioniamo la location più adatta alle numeriche del congresso, in modo che il rapporto ospiti/sala sia perfetto.
- Predisponiamo il budget e lo verifichiamo costantemente, così l’avrai sempre sotto controllo.
- Organizziamo la segreteria dell'evento e i viaggi di relatori e ospiti, così da facilitare le loro trasferte e ridurre i posti vacanti all’ultimo.
- Forniamo consulenza al referente scientifico sulla compliance con la normativa ECM e i codici deontologici di Farmindustria e di Confindustria a cui afferiscono le aziende sponsor. L’evento sarà sempre in linea con gli standard.
- Raccogliamo la documentazione per le pratiche di accreditamento ECM come ad esempio curricula dei relatori, le autocertificazioni, le lettere di incarico e i questionari finali
- Contrattiamo e gestiamo i rapporti con gli sponsor, per coprire il budget e soddisfare anche le loro esigenze.
- Progettiamo una linea grafica coordinata, in modo che il materiale cartaceo e virtuale abbia un’immagine gradevole che aiuti la comprensione dei contenuti.
- Creiamo il sito web e la pagina social media del congresso, in accordo con le linee grafiche dei materiali cartacei.
- Se richiesto, attiviamo un servizio di ufficio stampa, per ottimizzare la visibilità e la copertura mediatica.
- Progettiamo ed eseguiamo l’invio del mailing per comunicare tempestivamente le date e il programma del congresso ad associati, ospiti e sponsor, affinché possano programmare in anticipo la partecipazione.
- Selezioniamo e gestiamo e verifichiamo i fornitori e i partner - dalla parte audio-video fino al catering e ai servizi transfer - per avere tutte le attività e il budget sempre sotto controllo.
- Gestiamo la prenotazione degli hotel per gli ospiti e i relatori, per assicurare loro i tempi più comodi corretti di arrivo in sala.
- Reclutiamo il personale di assistenza e interpretariato, ove alcuni ospiti siano di madrelingua non italiana.
- Gestiamo l’accoglienza, le iscrizioni e la registrazione on site dei partecipanti.
- Stiliamo il Programma Sociale.
- Tramite la nostra divisione Travel, ci occupiamo del Pre&Post Tour in caso di eventi internazionali con ospiti stranieri, con visite e sightseeing pre e post evento.
- Creiamo in accordo con il budget il kit congressuale e i gadget, che aiuteranno la memorabilità dell’evento nel tempo.
