[Caso Studio] Come organizzare un Meeting Internazionale di successo

Evento OSSTEM Rome 2016: la sfida di un meeting internazionale per un’azienda leader mondiale nel proprio settore 

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Un caso studio dedicato alle aziende più innovative

 

Meeting e Convention aziendali sono eventi sempre più frequenti e diffusi nella nostra società.

 

Le aziende e le organizzazioni più strutturate e innovative comprendono infatti il bisogno di connessione con il proprio pubblico di riferimento, a partire dai propri clienti, passando per i partner strategici, gli affiliati, ma anche i dipendenti ed i collaboratori a tutti i livelli.

In più, chi – come la OSSTEM – è presente in vari mercati a livello mondiale, ottiene un ritorno significativo dall’organizzare un Meeting Internazionale a cadenza annuale.

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Proprio per questo motivo i meeting e le convention aziendali costituiscono la massima forma di promozione, grazie alla forza degli incontri dal vivo e della visibilità unica che un evento di rilievo crea attorno all’azienda (se questa sa come organizzarlo).  

 

In questo articolo puoi scoprire gli elementi principali da tenere in considerazione nell’organizzare un grande Meeting aziendale di livello internazionale, tramite l’esperienza pratica di DOUBLE EM.

 

Il caso in oggetto è quello dell’OSSTEM World Meeting 2016, tenutosi il 17-18 giugno allo Sheraton Roma Hotel & Conference Center, e di cui DOUBLE EM è stato il partner unico per quanto riguarda tutta l’organizzazione.

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La grande azienda coreana leader nell’implantologia dentale ha richiesto un enorme coordinamento per assicurare il successo di quest’incontro, a cui hanno partecipato persone da ben 32 paesi.

 

Ma non ci bastava la complessità di un evento del genere 🙂

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Parallelamente, infatti, sempre a Roma si è tenuto anche un altro Meeting Internazionale:

il 2° Congresso AIC ITALIA Osstem World Meeting.

 

Anche questo evento, dal titolo “Nuove prospettive del trattamento implanto-protesico”, è stato caratterizzato da elementi di rilievo, come:

 

  • Relatori di fama Nazionale e Internazionale
  • Live Surgery con le tecniche chirurgiche più all’avanguardia
  • Sessione Digital Dentistry per Medici e Odontotecnici
  • Sessione dedicata agli Assistenti alla poltrona

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A proposito dell’azienda

OSSTEM ImplantI coreani n ° 1 sul mercato degli impianti dentali

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OSSTEM è una società leader nel campo dell’implantologia dentale in tutto il mondo e stabilisce gli standard internazionali nella moderna implantologia.

Per le sue più moderne attrezzature, per il più alto tasso di produttività mondiale, per le tecnologie di produzione innovative e gli approfonditi controlli di qualità, OSSTEM produce prodotti eccellenti che vengono venduti in oltre 60 paesi in tutto il mondo.

OSSTEM è presente a livello internazionale con filiali in paesi come gli Stati Uniti, Giappone, Cina, Taiwan, Germania, Canada, Australia, India e Russia.

OSSTEM offre la massima qualità per ogni singolo trattamento e soluzioni esteticamente di valore per il paziente che preserva così la sua naturale qualità di vita.

OSSTEM WORLD MEETING
Formazione
Fondata nel 2000, l’Advanced Dental Implant Research and Education (AIC) si dedica alla formazione di competenti implantologi. Con clinici e relatori di fama mondiale, e attraverso avanzati metodi educazionali, AIC è diventato uno dei principali istituti di formazione in implantologia dentale nel mondo.
Ricerca e Sviluppo
L’incremento degli investimenti in Ricerca & Sviluppo (R&D) e le alte competenze delle moderne tecnologie, hanno portato alla sviluppo di un unico modello globale di produzione, che ha determinato la creazione di una varietà di linee di prodotti ad elevata compatibilità. A fine ottobre 2014 in occasione del Congresso Mondiale tenutosi a Busan in Corea, è stato inaugurato il nuovo sito produttivo ORANGE TOWER, che comprende anche il settore di Ricerca e Sviluppo.

 

Vuoi organizzare un Meeting Internazionale? Esponi la tua idea e noi la realizzeremo per te

 

“Tutte le strade portano a Roma”

Così ha chiuso il suo intervento Kyoo Ok Choi, PhD Chairman di Osstem Implant, nel sottolineare come la sua azienda organizzi questo evento ogni anno per avere l’opportunità di scambiare opinioni ed esperienze con rinomati dentisti provenienti da tutto il mondo, e allo stesso tempo guidare lo sviluppo e i trend nel campo nell’implantologia dentale.

Anche per questo motivo Roma, oltre che per il suo fascino immortale – e ben superiore anche a tutte le polemiche di questi tempi –  è stata scelta come sede dell’evento.

Dopo Busan 2014 e Londra 2015, DOUBLE EM ha giocato un ruolo fondamentale nel rendere possibile il Meeting Internazionale di quest’anno nella capitale italiana, prendendosi per la prima volta la responsabilità di un grande evento di portata mondiale come questo, con le complessità – innanzitutto di tipo logistico – che ne conseguivano.

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I referenti dell’azienda hanno delineato la loro idea di come sarebbe dovuto svolgersi tutta la manifestazione, fin nel dettaglio, ed è stata nostra cura realizzare ogni sua fase – dal DMC Incoming alla Cena di Gala, con la massima professionalità.

Ad esempio, questa volta l’organizzazione prevedeva anche una speciale sessione clinica presso l’Università Tor Vergata a proposito degli ultimi trend in ambito dentistico, tenuta dai 4 dentisti italiani di punta non solo a livello didattico, ma anche pratico.

Ma non solo.

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Se siamo arrivati ad avere un grande feedback, pieno di soddisfazione, da parte del cliente, è perché per noi stessi in primis è stato un onore rendere questo Meeting Internazionale un successo.

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Fin dai primi contatti con l’azienda, risalenti addirittura al 2014, lo scambio e la disponibilità nel valutare ogni proposta sono stati decisamente intensi, fino ad arrivare ai tanti briefing coi responsabili coreani nei giorni precedenti il 18 giugno.

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Le richieste non erano da poco, tuttavia.

 

Ad esempio, nella cena di gala così come nell’allestimento della sala principale dell’evento, fino all’ultimo i nostri referenti hanno voluto apportare modifiche e aggiustamenti alle luci, prevedendo fino a 4 diversi livelli di illuminazione, a seconda del tipo di intervento e situazione.

 

Altre richieste ancora hanno riguardato la sistemazione dei tavoli, delle sedie e delle tovaglie stesse… con un’attenzione certosina per il dettaglio, in piena tradizione asiatica.

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Altri elementi di rilievo dell’evento, e di grande impegno per lo Staff DOUBLE EM, sono state le due Live Surgery, una dalla Corea e una da un rinomato studio dentistico di Roma.

 

La dedizione necessaria per curare la parte tecnica in questi casi è stata un valore aggiunto immediatamente riconosciuto da tutti i partecipanti.   

 

La grande sfida del coordinamento

La più grande sfida è stata il coordinamento di tutti i servizi per una platea così vasta, con tanti seminari e happening di tipo didattico in contemporanea, fino agli apprezzatissimi spettacoli durante la cena di gala.

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I fornitori da preparare e gestire, in particolare, ammontavano a ben 18.

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Ma, prendendo in considerazione tutte le persone che hanno reso possibile l’evento, sotto il coordinamento di DOUBLE EM, arriviamo a un totale di 50 collaboratori.

 

In conclusione

 

L’evento OSSTEM World Meeting è il perfetto caso di Meeting aziendale, di livello mondiale, in cui un’azienda straniera ha bisogno di un singolo partner italiano di riferimento, con esperienza specialistica, capacità di coordinare tanti professionisti e, soprattutto, tanta attenzione per i particolari.

Il Team Double EM

Il Team Double EM

Dal punto di vista del Team DOUBLE EM questa è stata un’esperienza veramente fantastica, che si va ad aggiungere ad anni di congressi e convegni in ambito medico e universitario, dove il nostro background è molto forte.  

Proprio sull’argomento eventi medici ho curato di recente il Report per organizzazioni universitarie e non, intitolato  “I 15 errori da non fare  quando organizzi  un evento in ambito medico”.

Clicca sull’immagine per scaricare il Report gratuitamente

Si tratta di un utilissimo strumento operativo che ti aiuterà a compiere le scelte giuste dal punto di vista strategico, e a valutare bene come scegliere i referenti per l’organizzazione.

Scaricalo gratuitamente QUI.

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