Il Tuo Evento, Senza Sorprese
Double Em ti aiuta a presentare il tuo lavoro al meglio
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scopri come organizzare il tuo prossimo evento
Il Tuo Evento, Senza Sorprese
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Crediamo nella specializzazione.
Sul web, chi organizza eventi ha di norma una “vasta gamma di servizi per l’organizzazione di qualsiasi tipo di evento, viaggio e incentive ”.
In più, tutti sembrano conoscere le esigenze di “tutti ” i tipi di azienda.
Sembra quasi che l’equilibrio delicato tra l’aggiornamento scientifico e la ricerca degli sponsor… siano sullo stesso piano delle esigenze di un produttore di auto, o di una grande azienda di telecomunicazioni.
Non la pensiamo così.
Una cosa è organizzare un evento medico – scientifico nei minimi dettagli: cioè contribuire al tuo riconoscimento professionale, senza sovraccaricarti se hai l’agenda già piena.
Il settore medicale è quello in cui abbiamo maggiore esperienza.
Mentre organizzare un evento per un’azienda è un “altro paio di maniche”, ad esempio per il lancio di un prodotto o per una convention annuale.
Puntare alla soddisfazione dei partecipanti è d’obbligo, ma la chiave sono la memorabilità e l’impatto.
Negli ultimi anni sempre più aziende si sono rivolte a noi per questi servizi, e per questo abbiamo fondato una divisione ad hoc.
Scopri CHREA, la divisione Double Em dedicata a Eventi, Meeting e Convention per Aziende non medicali.
Negli eventi medico-scientifici ci focalizziamo su:
1 - Selezione della Location: ci andiamo di persona
Che sia un hotel facile da raggiungere, una sede storica, una dimora di fascino per un evento locale o nazionale… la visitiamo e verifichiamo per te.
Solo così si anticipano problemi imbarazzanti.
Il sopralluogo per noi è un impegno e un costo di cui ci facciamo carico in toto – perché lo riteniamo fondamentale per la buona riuscita dell’evento.
Così il cliente non deve pensarci, ma ha la garanzia che la location sia quella perfetta.
2 - Cura del Dettaglio: le “piccole cose”
Un evento medico – scientifico dev’essere piacevole, e riuscire a “farsi ricordare”: spesso la differenza tra un evento “brillante” e un “solo ok” sono i dettagli studiati per mantenere alta l’attenzione.
Un’esperienza gradevole crea coinvolgimento, che è funzionale a mantenere l’attenzione sul tuo lavoro.
Se è coerente la natura dell’evento e i tuoi desideri, puoi contare su una solida esperienza per la parte ricreativa, che abbiamo costruito nel nostro background turistico.
Affinare i dettagli serve anche per non “stancare” inutilmente i tuoi ospiti: una sessione di 4 ore senza pause… è semplicemente troppo lunga.
Se la sera “si fa tardi”, l’ora di inizio lavori al mattino va studiata, o ripensata in fretta.
Un ospite celiaco o allergico avrà sempre un piccolo marchio sul segnaposto dedicato ai camerieri, di cui non si accorgerà.
La nostra esperienza dice che i feedback positivi arrivano soprattutto dalla cura dei piccoli dettagli.
3 - Precisione e Velocità delle informazioni: i tempi corretti
Comunichiamo con relatori, ospiti e sponsor in modo rapido e rigoroso.
Confermare una presenza all’ultimo, trovare un biglietto aereo in più e fare arrivare agli ospiti il programma scientifico per tempo influenzano la riuscita di un evento nella stessa misura.
Il nostro lavoro ti permette di avere tutto organizzato al meglio, così che tu possa concentrarti sui contenuti.
Relatori coccolati, ospiti soddisfatti, sponsor valorizzati.
Questo è l’obiettivo minimo di ogni evento medico-scientifico Double Em.
Il nostro “Piano B”
“L’imprevisto non avviene sempre.
Quando capita, lo fa quasi sempre quando meno te lo aspetti.”Frank Muir, comico e conduttore televisivo
I “nemici” di ogni evento di successo sono il meteo avverso – anche estremo, gli ingorghi, gli accadimenti sociopolitici non prevedibili e la compresenza di altre manifestazioni di grande richiamo.
I professionisti preparano sempre un “Piano B”, per avere in ogni caso relatori, ospiti e sponsor soddisfatti.
In Double Em da tempo lo elaboriamo per ogni fase dell’evento medico-scientifico.
Con noi puoi contare su un’accurata pianificazione di un’alternativa – che spesso si rivela indispensabile.
Soprattutto se sono eventi all’aperto o sono previsti transfer.
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Lavoriamo per e con:
Medici
Il giusto riconoscimento professionale per l’attività congressuale e formativa non dovrebbe essere ostacolato da incombenze pratiche e da ricerche di sponsor infruttuose.
Che tu voglia lasciare un’impronta oltre la tua attività clinica in autonomia, o che tu sia sostenuto come opinion leader da un’azienda farmaceutica e/o medicale, grazie a Double Em avrai un servizio “chiavi in mano”.
Specialmente se con il crescente sovraccarico lavorativo non puoi occuparti in prima persona del tuo evento, Double Em è il partner a cui delegare tutti gli aspetti che richiedono prima di tutto TEMPO.
Così non dovrai preoccuparti della ricerca degli sponsor corretti e avrai la certezza di arrivare all’evento con le tempistiche corrette, senza ansie inutili.
Docenti Universitari e Ricercatori
Se ricopri una posizione di docenza – a maggior ragione se in un Ateneo – la formazione è parte integrante delle tue giornate. Fa parte del tuo DNA.
E l’organizzazione di un evento dovrebbe rispecchiare rigorosamente gli standard scientifici e qualitativi che caratterizzano la tua docenza, o ricerca.
Oppure gli standard della pubblicazione di un articolo.
Gli eventi SONO docenza, almeno nella nostra visione.
Purtroppo… la necessità di organizzare le sponsorizzazioni, gestire i relatori (soprattutto se hanno un grande rilievo) e la burocrazia che richiede un evento formativo possono distrarti da “più nobili” intenti.
Questa “noiosa amministrazione” può essere un problema, specie se gestito nei ritagli di tempo.
Per noi è la quotidianità.
Ecco perché delegare serenamente la parte organizzativa – che se gestita bene può generare un surplus di budget che può essere devoluto alla tua Società o Università – è una buona idea.
Aziende Farmaceutiche e Medicali
L’impegno economico, organizzativo e di personale per sponsorizzare un evento ha vari livelli, certo.
A prescindere da ciò, le macro-esigenze comuni a tutte le aziende che investono in eventi medico-scientifici sono chiare.
Corretta visibilità, ospiti soddisfatti.
La presenza di altri sponsor non è un motivo valido per relegare i tuoi desk in aree poco visibili o poco frequentate: il nostro sopralluogo di persona delle location è una garanzia anche in questo senso.
Se invece l’investimento di sponsorizzazione è completamente a carico dell’azienda che rappresenti questo diventa un motivo in più per mettere particolare cura nell’esperienza dei tuoi ospiti e opinion leader.
Società Scientifiche
L’expertise dell’organizzatore in una particolare branca medica è determinante per il successo di un evento formativo o congressuale di una Società Scientifica?
Questo è il pensiero comune, ma tante nostre “prime esperienze” ci dicono l’esatto contrario.
Abbiamo organizzato eventi infatti nelle discipline medico-scientifiche più disparate: Allergologia, Cardiologia, Oftalmologia, Pediatria, Pneumologia, Rinologia, ma anche Fisica, Biofisica Applicata, Biotecnologia.
Quello che fa la vera differenza è pensare all’evento come UNICO e non ripetibile.
Ma è il controllo dei processi – comuni a tutti gli eventi di tutte le branche mediche – che garantisce un’organizzazione perfetta.
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Il tuo evento medico-scientifico è
“Garantito Zero Sorprese”:
se qualcosa va storto lo paghiamo noi
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Siamo così convinti della programmazione e dell’efficacia del nostro metodo di lavoro che garantiamo gli eventi Double Em nero su bianco, nel contratto di organizzazione.
Nello specifico:
- Le nostre procedure di organizzazione e ricontatto ospiti sono pensate per la riduzione al minimo delle defezioni inattese (tranne casi di forza maggiore).
- Se dovesse verificarsi un imprevisto basato sulla negligenza, l’imperizia o il semplice errore umano di un fornitore scelto da noi – Double Em inclusa – il nostro fee per quel servizio non sarà dovuto.
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