In molti pensano che la chiave per organizzare un evento di successo sia la creatività, l’idea giusta, la location d’eccezione. Non è esattamente così.
Per organizzare efficacemente un congresso, un convegno, un qualsiasi evento di rilievo bisogna prima gettare delle solide fondamenta. E il budget plan è proprio questo: lo strumento fondamentale per avere tutto sotto controllo e raggiungere l’obiettivo prefissato in maniera ottimale, senza brutte sorprese.
Tutti gli eventi, nessuno escluso, comportano dei costi di organizzazione e di gestione.
Il budget plan permette di pianificare le spese e i ricavi: un passaggio fondamentale per guidare l’intera realizzazione dell’evento, in base alle risorse finanziarie che si hanno a disposizione.
Nella pratica il budget consente di individuare quali sono gli obiettivi, le opportunità, ma anche i limiti nell’organizzazione di un evento.
Il termine “limite” non deve far pensare necessariamente a qualcosa di negativo, anzi. Permette di concentrarsi su ciò che è realmente indispensabile ed efficace, e innesca un circolo virtuoso di ricerca e problem solving.
Proprio per questo, bisogna considerare ogni singola voce di spesa, compresi (soprattutto) eventuali imprevisti.
Grazie alla messa a punto di un budgt plan esaustivo è possibile verificare in anticipo se la capacità finanziaria è sufficiente a coprire l’intero ammontare dei costi e individuare le strategie corrette per ricercare sponsor e partnership.
Per redigere un budget plan accurato è bene partire dalle domande fondamentali:
Quanto posso investire?
Quanto voglio incassare?
Ma soprattutto…
Posso affrontare l’evento?
Quello che è davvero importante, e per niente scontato, è capire in che misura il denaro sia un mezzo oppure un fine per l’organizzazione dell’evento.
Questo infatti incide pesantemente non solo sulla previsione del budget, ma anche sul raggiungimento del fine per cui si sceglie di organizzare un evento.
Per fare un esempio pratico: gli eventi non profit hanno come obiettivo specifico proprio quello di raccogliere denaro, in altri casi l’evento può avere uno scopo diverso, e allora i costi rappresentano un vero e proprio investimento in vista di un fine più ampio.
O ancora, ci sono eventi in cui sono previsti dei ricavi, per esempio la vendita di biglietti, la raccolta di offerte, la sottoscrizione di quote associative, la vendita di gadget e materiale promozionale. In questi casi gli incassi potrebbero non essere l’unico obiettivo dell’evento, oppure potrebbero semplicemente servire a sostenerlo.
LA GESTIONE CONTABILE
Per capire meglio in cosa consiste la gestione contabile di un evento possiamo suddividerla in quattro fasi:
- previsione delle spese
- previsione delle entrate
- gestione delle spese
- gestione delle entrate
PREVISIONE DELLE SPESE
Una parte fondamentale della prima fase dell’organizzazione di un evento è la redazione del programma di svolgimento. Questo documento va analizzato da un punto di vista contabile, prendendo in considerazione tutte le singole attività che lo costituiscono.
Una volta messe nero su bianco tutte le azioni necessarie per la realizzazione dell’evento, bisogna quantificare in maniera preventiva i costi da sostenere.
In questa fase è opportuno essere attenti ed esaustivi, avere a disposizione tutti i preventivi richiesti ai fornitori (affitto location, catering, noleggio attrezzature, spazi promozionali…), proprio per evitare costi imprevisti, che sono i più difficili da gestire.
Per esempio, se si vuole organizzare un congresso medico-scientifico, è necessario scomporlo nelle singole attività, che potrebbero essere:
- la stampa degli inviti;
- i costi di affrancatura;
- i costi di affissione dei manifesti;
- l’affitto della location;
- il compenso dei relatori;
- i rimborsi di trasferta per i relatori;
- il servizio di catering;
- l’affitto di attrezzature tecniche…
PREVISIONE DELLE ENTRATE
Una volta individuate le spese, si passa alla seconda fase: individuare le fonti di finanziamento e il rispettivo ammontare.
Quali potrebbero essere le fonti di finanziamento? Ecco qualche esempio:
- apposite risorse per l’evento;
- contributi esterni provenienti da privati (sponsorizzazioni);
- enti pubblici;
- quote di iscrizione;
- altri contributi finalizzati…
Un consiglio pratico per ottimizzare al meglio questo lavoro? Usate una tabella, o meglio ancora un Foglio di calcolo (Excel, Numbers, Fogli di Google…).Ti permetterà di monitorare tutti i costi previsti e la progressione delle spese effettuate.
Qui puoi scaricare un modello base molto semplice, adattabile a seconda delle diverse esigenze, che ti permette di calcolare automaticamente le entrate, le uscite e tenere sotto controllo il bilancio:
? SCARICA MODELLO BASE GESTIONE ECONOMICA
Infine ecco alcuni consigli pratici che ti aiuteranno a ottimizzare il lavoro:
- effettua le principali operazioni tramite banca;
- tieni sotto controllo gli acquisti verificando scontrini e fatture;
- istituisci un fondo di riserva per tamponare gli imprevisti;
- prepara un prospetto riassuntivo di tutte le operazioni contabili effettuate.
Il budget plan è davvero un alleato importante per l’organizzazione di un evento senza brutte sorprese.
Se però non hai esperienza e specifiche competenze in questo settore, ti suggeriamo comunque di rivolgerti a dei professionisti, soprattutto se si tratta di un convegno medico-scientifico o un evento di risonanza pubblica.
Qui puoi trovare delle risorse utili e gratuite per partire con il piede giusto:
? GUIDE E CONSIGLI PER L’ORGANIZZAZIONE DI EVENTI
Noi siamo a tua disposizione, anche per una consulenza gratuita e senza impegno.
