A volte capita che eventi curati nei minimi dettagli, ricchi di contenuti, organizzati da persone estremamente capaci, non riescano a ottenere la giusta attenzione, rivelandosi un flop totale.
Perché accade questo?
Perché spesso si investono tutte le energie e la concentrazione nelle attività strettamente legate all’organizzazione dell’evento. Non c’è da stupirsene perché sono davvero tante le cose a cui si deve provvedere per garantire un evento perfetto: dalla stesura del Budget Plan alla scelta e allestimento della location più idonea; dalla selezione dei migliori fornitori alla ricerca degli sponsor.
Insomma, organizzare un evento, dal congresso con centinaia di partecipanti al meeting più ristretto, è sempre una sfida che richiede esperienza e nervi saldi!
Però non bisogna commettere l’errore di pensare che la promozione sia qualcosa che non fa parte dell’organizzazione stessa. Senza un’adeguata promozione rischiamo di gettare alle ortiche la fatica e l’impegno profuso nell’organizzare il miglior evento di sempre.
Se l’idea di doverti occupare anche della pubblicizzazione ti terrorizza, niente paura! Ecco dei consigli utili da mettere subito in pratica per comunicare al meglio un evento e organizzare l’attività dell’ufficio stampa.
Sì, perché non esistono solo i social network, anche se oggi fanno la parte del leone in ogni strategia di comunicazione.
1. Analisi e pianificazione prima di tutto
Per far conoscere un evento al maggior numero di persone possibili ci sono diversi strumenti, ma per capire su quali puntare è necessario passare per una fase di analisi, per poter elaborare una strategia di comunicazione efficace.
Prima di tutto bisogna individuare e definire tre elementi:
- obiettivo dell’evento
- caratteristiche e proposta differenziante rispetto altri eventi analoghi
- pubblico a cui si rivolge
Ovviamente la promozione cambia in base al tipo di evento. Un evento medico-scientifico, una mostra d’arte, la presentazione di una nuova azienda, il lancio di un prodotto, un evento gastronomico… sono senza dubbio molto diversi fra loro.
Per questo è necessario pianificare una strategia dettagliata in base alla tipologia dell’evento.
2. Una strategia di comunicazione vincente
Per promuovere un evento con successo il segreto è individuare il contenuto notiziabile su cui puntare nella comunicazione.
La notiziabilità dell’evento dipende dall’interesse che l’attività organizzata può riscuotere presso un pubblico ampio. Il segreto è quello di individuare gli argomenti che possano suscitare interesse nei media, ma soprattutto nel target che si vuole raggiungere.
Ecco su cosa potresti puntare:
- un relatore famoso
- una tematica di grande interesse per uno specifico pubblico
- una ricorrenza importante
- un’attività di servizio, quindi utile, legata al tema dell’evento
- l’importanza del progetto collegato all’evento.
Questo tipo di analisi è da effettuare con largo anticipo.
3. L’Ufficio Stampa
Il compito dell’ufficio stampa si concretizza nel coinvolgimento dei mezzi di comunicazione più adatti per la promozione dell’evento: dalla televisione, alla radio, al web.
Ogni evento deve coinvolgere adeguatamente l’intero sistema dei media, puntando su quelli più adatti in base alla tipologia.
Quindi è opportuno far pervenire ai media tutte le informazioni riguardanti lo svolgimento dell’evento, affinché le persone possano essere adeguatamente informate.
Per svolgere questa attività al meglio è necessario che ci sia un incaricato per gestire i rapporti con i media.
Il principale obiettivo è quello di trasformare l’evento in notizia. Per fare ciò si possono seguire alcune regole:
- analizzare l’oggetto della comunicazione, in questo caso l’evento, da una prospettiva giornalistica
- utilizzare un linguaggio affine a quello giornalistico
- essere credibile per riuscire ad accreditarsi come fonte preziosa per il settore di competenza.
Per rendere la comunicazione davvero efficace la prima cosa da fare è interrogarsi sulla validità e portata del messaggio che si sta divulgando. Ovvero bisogna capire se si tratta di una notizia d’interesse limitato al settore dell’ente che la diffonde, oppure se può suscitare interesse più ampio.
In base quindi alle caratteristiche dell’evento è necessario individuare la modalità più efficace per raggiungere più persone possibili che potrebbero essere interessate.
Un suggerimento che può fare la differenza è quello di mandare gli inviti all’evento anche alle redazioni, indirizzandoli personalmente ai giornalisti con i quali si ha avuto un contatto.
Se per esempio l’evento è aperto al pubblico e si vuole ottenere una partecipazione ampia, è necessario inviare per tempo un comunicato stampa alle testate locali in modo che lo inseriscano nella loro programmazione.
Anche se abbiamo già detto che bisogna elaborare la strategia in base alla tipologia di evento, ci sono alcuni strumenti di cui l’addetto stampa non può fare a meno in nessun caso.
3. La mailing list
Si tratta molto semplicemente di una lista di indirizzi. La mailing list è lo strumento principale di un buon ufficio stampa, e per essere efficace deve essere aggiornata e completa.
Di base bisogna avere una lista di indirizzi di giornalisti, contenente l’indirizzo, il numero di telefono e la testata di riferimento.
Una buona consuetudine è quella di dividere la lista in diverse voci, in base ai media di riferimento. Per esempio agenzie di stampa, quotidiani, settimanali, mensili, tv e radio. Talvolta può essere utile distinguere i media locali, nazionali e internazionali.
Una mailing list davvero completa non deve contenere solo gli indirizzi di giornalisti.
In base all’evento che si vuole organizzare è necessario studiare il target a cui è rivolto, successivamente raccogliere indirizzi di persone che potrebbero essere interessate a ricevere informazioni sull’evento e restare in contatto.
Questo può essere fatto offrendo la possibilità di iscriversi alla newsletter o offrendo un incentivo, come la possibilità di ricevere gli abstract degli interventi o le slide dei relatori.
Anche noi di DOUBLE EM mettiamo a disposizione gratuitamente la nostra Checklist dei 15 Errori da Non Fare quando Organizzi un Evento Medico-Scientifico e la guida per Organizzare un Evento Aziendale a chi desidera restare in contatto con noi e lasciarci la propria email.
Grazie a questa pratica, il nostro messaggio raggiungerà le persone realmente interessate all’evento o alla nostra attività, e non un pubblico generico e disinteressato.
La mailing list prevede un lavoro di aggiornamento continuo. Nel caso in cui si organizzi un convegno, una mostra o un festival, inevitabilmente il pubblico di riferimento sarà diverso. Per questo l’ufficio stampa dovrà rivedere e integrare la mailing list, per individuare di volta in volta il target adatto e i giornalisti di riferimento più appropriati.
4. Il Comunicato stampa
Per quanto riguarda l’invio di comunicati stampa ai media interessati, esiste una regola d’oro: il comunicato va diffuso solo quando sussistono effettive ragioni di interesse per il giornalista e per il pubblico.
L’affidabilità della fonte si costruisce e si valuta, nel corso del tempo, sulla capacità di comunicare esclusivamente ciò che è rilevante, senza stressare l’interlocutore.
Un buon comunicato stampa deve essere chiaro e conciso, e soprattutto deve essere uno strumento per farsi contattare.
A questo proposito, i recapiti del soggetto che diffonde la notizia devono essere sempre specificati. In particolare è necessario usare la carta intestata per chiarire subito chi firma il comunicato, includendo i nominativi di riferimento e i contatti di chi bisogna chiamare per ricevere informazioni. Non dimenticare inoltre la data.
5. La Pubblicità online e offline
La promozione dell’evento può avvenire sfruttando in maniera coordinata canali sia online sia offline.
Per quanto riguarda i mezzi di comunicazione più “tradizionali”, per un evento localepossono funzionare molto bene:
- Stampa quotidiana
- Televisione
- Radio
- Manifesti
- Locandine
Qualche suggerimento su manifesti e locandine: per sfruttarli al meglio è bene ingaggiare un grafico professionista e scegliere accuratamente dove distribuirli e posizionarli.
Per decidere bisogna applicare sempre lo stesso ragionamento, ovvero concentrarsi sulla necessità di rivolgersi alle persone a cui questo evento potrebbe interessare.
Facciamo un esempio pratico.
Posizionare la locandina di un evento medico all’interno di un teatro, se non inutile, è senza dubbio meno fruttuoso che mettere la stessa locandina nella sala d’attesa di un medico.
Il consiglio è quello di fare un’analisi dei punti “strategici”, tenendo ben presente quelli che potrebbero essere gli interessi delle persone che frequentano determinati luoghi, e quali di questi interessi potrebbero incontrarsi con il tema dell’evento.
Essere presenti sui social network prima, dopo e durante l’evento è fondamentale per garantirne il successo.
Anche in questo caso, l’analisi del target e degli obiettivi è fondamentale per stabilire quali social media utilizzare.
Qualunque siano i canali scelti, ci sono alcuni passaggi indispensabili da curare con estrema attenzione, ovvero:
- stabilire un piano editoriale dei contenuti
- elaborare un calendario di pubblicazione
- definire la modalità di gestione dei feedback e dei commenti
- pianificare modalità e tempistiche di interazione con il pubblico.
La gestione dei social network non va sottovalutata, perché daranno un grosso contributo al successo dell’evento, ma necessitano di essere gestiti correttamente e tempestivamente.
Spero che questi suggerimenti possano esserti utili per pubblicizzare al meglio il tuo evento.
> Contattami, sarò felice di aiutarti nell’organizzazione del tuo evento.
