Curare in ogni dettaglio l’organizzare un convegno, un corso ECM o qualunque altro evento in ambito medico-scientifico è una sfida. Specialmente per chi non ha esperienza nell’organizzazione di eventi e non dispone di un team competente e affiatato, può rivelarsi un’impresa difficile da portare a termine con successo.
La pressione è grande, sia che tu diriga una clinica medico-chirurgica, o sia un medico strutturato, un ricercatore, oppure il responsabile dell’evento per conto di una società scientifica o di una casa farmaceutica.
Qualunque sia il tuo ruolo, dovrai affrontare una organizzazione complessa. Dovrai gestire il budget e i fornitori, prevedere e risolvere imprevisti di ogni sorta, curare le iscrizioni e l’accoglienza, contattare e coordinare i relatori, mantenere i contatti con gli sponsor, scegliere la giusta location, promuovere l’evento…
E questi sono solo alcuni degli aspetti organizzativi di un congresso medico-scientifico.
Ma il mio post non vuole terrorizzarti! Al contrario vuole metterti in guardia rendendoti consapevole della mole di lavoro a cui potresti andare in contro e soprattutto fornirti gli strumenti per affrontare con successo questo incarico.
LE 4 FONDAMENTALI FASI ORGANIZZATIVE DI UN EVENTO
Divide e impera. Per affrontare la complessità organizzativa, la strategia migliore è quella di concentrarsi e gestire le singole fasi. Generalmente, a prescindere dalla specifica tipologia, gli eventi prevedono 4 fasi:
- PIANIFICAZIONE
- PROMOZIONE / COORDINAMENTO
- SVOLGIMENTO
- FOLLOW-UP
1. PIANIFICAZIONE
La prima fase deve iniziare da 6 a 12 mesi prima dell’evento. È la fase preparatoria in cui si discutono, valutano e infine decidono budget, data, luogo, programma, relatori, strategia di promozione, fornitori e sponsor.
2. PROMOZIONE / COORDINAMENTO
La seconda fase coincide con il periodo in cui gli interessati devono iniziare a iscriversi. È il momento di focalizzarsi sulla promozione dell’evento e sulla gestione degli iscritti, dei relatori, dei fornitori… insomma di tutti gli attori grazie ai quali l’evento sarà un successo o un flop.
3. SVOLGIMENTO
Questa è la fase della “cura” e del problem-solving. Cura verso le esigenze e le aspettative dei relatori e dei partecipanti; capacità di prevedere e gestire i contrattempi, piccoli o grandi, che potrebbero verificarsi nonostante un’organizzazione preliminare ineccepibile.
Allo stesso tempo bisogna garantire che il personale sia idoneo, per competenze e numero, a garantire l’adeguato supporto e assistenza.
4. FOLLOW-UP
Nei 2 mesi successivi allo svolgimento dell’evento è necessario curare la rassegna stampa e l’eventuale invio di presentazioni e abstract ai partecipanti; approntare report e raccogliere le testimonianze e i materiali audiovisivi prodotti durante l’evento…
Insomma, il lavoro prosegue anche dopo l’applauso finale!
GLI ERRORI DA NON FARE
Per darti un supporto concreto, ho realizzato una guida pratica e immediatamente attuabile con consigli e “trucchi” per fare le scelte giuste, pianificare e promuovere al meglio il tuo evento medico-scientifico.
Se pensi possa esserti utile, scarica la guida gratuita:
> 15 ERRORI DA NON FARE QUANDO ORGANIZZI UN EVENTO MEDICO-SCIENTIFICO
A OGNUNO IL SUO
Organizzare una conferenza, un meeting o un seminario specialistico in ambito medico-scientifico è un lavoro da professionisti.
Al crescere della portata dell’evento aumenta la necessità di delegare l’organizzazione a professionisti del settore, come ad esempio un’agenzia di comprovata esperienza nel settore medico-scientifico.
Se però si dispone già di una segreteria strutturata, molte funzioni potranno essere svolte all’interno, e allora è più indicato rivolgersi a uno specialista per una consulenza.
Entrambe queste soluzioni permettono, a fronte di un minimo investimento iniziale, di risparmiare enormi quantità di tempo e budget, con in più la comodità di poter disporre di un unico referente.
Proprio per questo, nella stragrande maggioranza dei casi, i medici, le società scientifiche o le case farmaceutiche che vogliono organizzare e promuovere un evento si guardano bene dall’occuparsene in prima persona!
