Prima di capire come organizzare un evento di successo vale la pena allinearci sul significato di evento: L’evento è uno strumento di marketing che consente all’organizzatore di rafforzare la propria immagine. Ma ora entriamo nel vivo.
Come organizzare eventi di successo
Ogni evento nasce con un preciso obiettivo di comunicazione. Un evento è di successo quando possiamo considerare ampiamente raggiunti gli obiettivi iniziali. Gli eventi oggi sono una leva di comunicazione ma anche di marketing importante. E’ proprio questo che spinge le aziende a realizzare eventi o a diventare sponsor di un evento.
Quindi un evento sviluppato sul territorio è intimamente connesso non solo al brand ma anche al luogo che lo ospita.
Come organizzare un convegno online o sul territorio
A dirlo sembra più facile che a farlo. Perché sono tante e diverse le attività da mettere in campo per garantire il successo dell’iniziativa. Cosa significa convegno? E’ un’occasione in cui le persone con interessi comuni si riuniscono e ne dibattono. Da qui l’importanza di definire bene il tema (e l’obiettivo) e il target di riferimento. A chi interessa questo argomento?
La data, quale scegliere?
Dipende dal pubblico atteso. Non c’è una data o un giorno migliore di un altro a priori, ma partiamo dai partecipanti e dalle loro esigenze.
Il luogo
Anche il luogo va scelto in base al target di riferimento. Facciamo un esempio, se il nostro convegno è di interesse nazionale è preferibile scegliere una città facile da raggiungere e come location un luogo centrale. Se il nostro convegno è di interesse locale sceglieremo un luogo centrale o che abbia una forte attinenza con il tema trattato. Ovviamente se si sta organizzando un webinar o un convegno online questo particolare non sarà necessario.
L’importanza dei contenuti
Per contenuti di un convegno intendiamo tutti i vari contributi che grazie al coinvolgimento di professionisti del settore siamo in grado di mettere assieme. Per essere appetibile un convegno deve prevedere contenuti innovativi e personalità di spessore. Il pubblico che solitamente partecipa ai convegni è costituito da addetti ai lavori, è esigente, già conosce la materia e va lì per approfondire il tema.
Sia che il convegno sia gratuito che a pagamento e sia che si svolga online o sul territorio, la cosa non cambia: per favorire la partecipazione di pubblico dobbiamo essere in grado di favorire argomenti di valore e rilievo. E’ indubbiamente la fase più importante e delicata, dove è importante agire con professionalità e strategia. Una volta verificata una prima adesione di massima, sarà importante dare al relatore alcune informazioni:
· il tipo di intervento richiesto
· l’elenco degli altri relatori
· una scheda di presentazione dell’evento
· una bozza degli interventi previsti
· elencare le attrezzature disponibili presenti in sala
Questi a grandi linee sono i punti salienti dell’organizzazione di un convegno in maniera professionale e sono tutte nozioni e azioni che devono essere svolte in maniera estremamente meticolosa sia che l’evento si svolga online sia che si svolga sul territorio.
