Questo caso studio emblematico ti mostra come l’evento da noi organizzato nel 2015 sia stato la chiave per espandere il pubblico del nostro cliente.
Abbiamo puntato a un evento con molte novità, che risultasse molto più attraente dei precedenti. Non solo per gli gli associati, ma anche per le tante persone “interessate” alla dieta senza glutine, che però sapevano ben poco sull’argomento.
Com’è ovvio, questo è stato un solido veicolo per diffondere cultura e consapevolezza.
Siamo riusciti a creare un interesse talmente forte per la nuova versione di Genova Gluten Free che più di 1600 persone si sono trovate sul luogo dell’evento.
AIC Liguria ha potuto così allargare la sua platea e ricevere feedback positivi degli associati che da tempo ormai “disertavano” l’appuntamento annuale.
Infatti, con l’evento del 2015 siamo riusciti ad associare tanti di loro.
Tutto questo aggiungendo un elemento “di rottura” con le passate edizioni, come:
- il pagamento di un biglietto per i non soci
Elemento a cui nessuno, nelle 15 edizioni precedenti, aveva mai pensato.
Ti spiego subito come ci siamo riusciti, ma prima…
Cosa fa AIC Liguria?
AIC Liguria
L’Associazione Italiana Celiachia nasce nel 1979, dall’iniziativa di genitori di bambini celiaci, quando la celiachia era poco conosciuta, e considerata una malattia pediatrica.
Come le altre associazioni regionali italiane, AIC Liguria è nata per rispondere direttamente ai bisogni delle persone celiache e intolleranti al glutine sul territorio, farsi portavoce dei loro diritti a livello regionale e offrire servizi per migliorare la loro qualità di vita.
AIC Liguria:
- sostiene migliaia di neo-diagnosticati, organizza eventi di divulgazione scientifica e di sensibilizzazione.
- offre servizi di consulenza medica, nutrizionale e psicologica.
- coinvolge e forma moltissimi attori del comparto alimentare: è anche grazie a questo lavoro che oggi tante aziende possono offrire ai celiaci una vasta gamma di cibi senza glutine.
Tutto questo è possibile grazie ai contributi degli associati e al prezioso lavoro dei volontari, il cuore pulsante dell’organizzazione, che portano avanti gran parte delle attività.
Essendo io stessa volontaria (sono celiaca) è stato un onore e un grande onere occuparmi di questo evento…
… che fino dai primi incontri ha presentato difficoltà notevoli.
Gli obiettivi: una duplice sfida
Nei 15 anni precedenti, la formula dell’evento annuale era stata più o meno la stessa.
AIC Liguria organizzava una giornata di seminari monotematici condotti da relatori, in modalità “frontale”, dedicati alla ristretta platea delle persone celiache, per creare “comunità” e consapevolezza per gli associati.
Questa struttura, immutata anno dopo anno, aveva mostrato un netto calo di partecipazione, fino all’evento di cui parliamo.
Gli obiettivi dunque erano due:
- “Riavvicinare” i soci AIC Liguria e ravvivare la loro partecipazione attiva
- Avvicinare – e possibilmente associare – chi era interessato alla dieta senza glutine, ma non per questo informato e coinvolto
Quindi c’era bisogno di pensare qualcosa di diverso.
E fortunatamente, AIC Liguria voleva qualcosa di nuovo.
Dico “fortunatamente” perché non sempre un cliente è disposto a correre il rischio, ovvero stravolgere il programma di un evento ricorrente.
In questo caso possiamo dire che la strategia ha pagato.
La prima cosa che abbiamo fatto è stata un’attenta analisi degli eventi passati e alla loro “meccanica”.
E abbiamo capito che c’era una sorta di “schema ricorrente”.
Infatti la formula era sempre più meno stata:
> Gli ospiti “facevano un giro” tra gli stand delle aziende che proponevano i loro prodotti gluten free, e facevano qualche acquisto
> Poi si “trasferivano” in sala per ascoltare gli interventi da parte di medici e professionisti, piuttosto lunghi
Gli associati di lunga data, saturi di questa formula, non partecipavano più.
E in più, la formula non aveva alcun appeal per le persone non celiache, ma comunque interessate al mondo gluten free per motivi come le intolleranze o semplici scelte alimentari.
Due “pubblici” apparentemente separati, che sembrava non potessero coesistere nella stessa occasione.
Ci siamo convinti che la strada giusta per rendere gli eventi AIC Liguria più appetibili era trovare il modo di richiamare e coinvolgere queste categorie di persone, superando la difficoltà delle diverse esigenze.
Ma come rispettare il valore scientifico e associativo senza rischiare un “effetto fiera”?
Come invogliare le aziende a investire più risorse per partecipare?
E soprattutto, come far sì che l’evento facesse tornare i partecipanti l’anno dopo senza far spendere troppo un cliente quale un’associazione di volontariato?
Abbiamo presentato il piano alla direzione di AIC Liguria, che è stato accolto subito positivamente.
Una giornata “contenitore” con tanti piccoli eventi all’interno dell’evento principale
Dovevamo lavorare per intrecciare la parte scientifica rivolta agli associati (celiaci e genitori di celiaci) e la parte espositiva delle aziende produttrici.
Potrei sintetizzare la strategia con la frase qui sotto:
“Orari diversi, interessi specifici, stanze diverse”
Entriamo nel dettaglio.
La Parte Scientifica e Divulgativa
Lo scoglio da aggirare era che i seminari trattavano di questioni “istituzionali” che – come dicevano i dati di affluenza – potevano interessare persone celiache o interessate al gluten free, ma NON gli associati di lunga data.
Avevamo bisogno di “avvicinarci alla vita di tutti i giorni”.
La soluzione?
La parte scientifica si è svolta su 3 fronti.
#1: i Seminari
Abbiamo ridotto a due i seminari – comunque indispensabili – e abbiamo invitato due dei massimi esperti in Italia su tematiche classiche ma affrontate con tagli diversi: il Prof. Gino Roberto Corazza e la Dott.ssa Paola Minale.
L’impostazione era quella classica:
Interventi nella forma della relazione frontale, in sala plenaria con 200 posti a sedere, che sono stati comunque molto frequentati.
- “Celiachia e Gluten Sensitivity” con relatore il Prof. Corazza, e il Prof. Roberto Fiocca come moderatore.
- “Allergie e intolleranze alimentari, realtà scientifiche e falsi miti” che aveva come relatrice la Dott.ssa Minale, e il Dott. Giorgio Menardo come moderatore.
Abbiamo quindi “spacchettato” i molti temi da trattare nei due seminari di cui sopra …
… in numerosi eventi brevi, e abbiamo fissato per tutti il limite di durata in 60 minuti.
Abbiamo quindi creato altre due “categorie” di aula.
#2: Incontra l’Esperto
In questi incontri abbiamo sviscerato vari temi “medici” dal punto di vista delle persone celiache:
- Gastroenterologia
- Pediatria
- Dietetica e Nutrizione
- Ginecologia
- Dermatologia
#3: Incontri “Vita Quotidiana”
Accanto a questi incontri ultra-specifici abbiamo dato via a una serie di conferenze che trattavano di aspetti della vita pratica:
- La rete regionale per le allergie
- Come riconoscere un buon ristoratore gluten free
- Come leggere le etichette della spesa
- Panoramica sulle norme per la sicurezza alimentare
- Incontri per aspiranti Tutor AIC Liguria
- Approfondimenti sul prontuario Spiga Barrata
In questo modo i partecipanti potevano selezionare un argomento da approfondire e dedicarvi al massimo un’ora della giornata.
Questo si è rivelato un modo efficace per mantenere alto il valore scientifico e divulgativo dell’evento ma alleggerendo la platea con la specializzazione degli interventi.
In parole povere, gli incontri brevi con pubblico ristretto davano la possibilità a tutti di seguire ciò che interessava veramente.
Inoltre, le persone erano incentivate a partecipare attivamente: abbiamo notato che le platee più contenute facevano “fioccare” le domande, cosa che non succedeva in una sala con 300 persone.
E le aziende??
La parte Espositiva e Promozionale
Possiamo dire che era divisa in 3 sezioni:
- l’Area Espositiva dove le aziende produttrici avevano la possibilità di esporre, cuocere, far assaggiare e vendere i loro prodotti
- i Laboratori “Mani in Pasta” dove vari chef coinvolgevano i partecipanti in cook show pratici
- lo Spazio Bimbi
L’Area Espositiva
Circa 20 aziende del comparto avevano la possibilità di allestire la loro cucina e far assaggiare i loro prodotti più sfiziosi cucinati sul momento, oltre a numerosi ristoranti locali che già proponevano ricette senza glutine.
Cucinando – come nelle fiera tipiche dell’ospitalità – davano la possibilità ai presenti di assaggiare e valutare immediatamente se i prodotti proposti incontrassero le loro esigenze e i loro gusti.
L’assaggio – tipico del mondo commerciale, delle fiere ai supermercati – è stato un elemento cruciale per far incontrare la domanda (consapevole e non) con l’offerta!
Alcune aziende hanno colto al volo la possibilità di vendere direttamente sul posto, che è stata un’ottimo modo di ammortizzare i costi maggiori della partecipazione dovuti all’allestimento delle cucine, con personale dedicato.
L’Area Laboratori
Questa è stata una parte importante dell’evento, che forse più di tutte ha favorito l’interattività e la relazione tra le persone.
Sono stati eventi di varia natura:
- divulgazione culinaria
- cooking show
- concorsi per la miglior ricette gluten free
In tutti, i partecipanti erano coinvolti attivamente in varie postazioni, così da sperimentare la preparazione di ricette sotto la guida di cuochi professionisti.
Alle varie aziende abbiamo assegnato vari slot in gestione, a cui i partecipanti potevano accedere previa prenotazione per preparare pasta, pizza, dolci, biscotti.
Il tutto in piccoli gruppi di massimo 15 persone.
E, altra novità… la formula dell’evento ha arricchito l’offerta per i più piccoli.
Non in termini di animazione, già presente, ma di vere e proprie attività culinarie!
Lo Spazio Bimbi
Perché questa scelta?
Genova Gluten Free era un evento dedicato alle persone celiache, certo.
Ma anche e soprattutto alle famiglie con membri celiaci, visto che l’intero nucleo familiare affronta un maggiore carico organizzativo ed economico. È un problema da affrontare.
Pertanto ci siamo posti la domanda:
“Se una famiglia vuole partecipare, come la aiutiamo con i più piccoli?”
Da qui la proposta di allestire durante tutta la giornata dell’evento uno spazio bimbi con duplice funzione:
- animazione con Educatori professionali
- laboratorio per preparare “cose buone”, ovviamente gluten free
Gli educatori si prendevano cura dei bambini con giochi e varie attività.
E un doppio appuntamento “Mani in pasta” (come per gli adulti) dava loro l’opportunità di cucinare e mangiare quello che avevano preparato.
Devo dire che questa iniziativa è quella che forse ha contribuito di più a cementare il legami degli associati con AIC Liguria, e che ha dato una visione nuova e fresca dell’associazione sul territorio.
Se la descrizione che ti ho fatto fin qui è un po’ intricata, ecco il planning dell’evento:
Se ti stai chiedendo come ci siamo arrivati, continua a leggere.
I passi che abbiamo seguito per organizzare Genova Gluten Free
L’organizzazione dell’evento ha impiegato sei mesi di lavoro. Tempistiche sulle quali – saggiamente – AIC Liguria ha deciso di accettare il nostro consiglio.
Questo ci ha consentito di non arrivare all’ultimo minuto con vari aspetti non pronti o da definire.
Ricordi “Orari diversi, interessi specifici, stanze diverse” ?
Bene, la prima cosa su cui ci siamo concentrati è stata:
La scelta della location
Avevamo bisogno di un luogo che fosse adatto a ospitare tutta la serie di brevi eventi che avevamo in programma, anche in contemporanea, ma che avesse un appeal particolare.
Non volevamo stanze spoglie, per capirci.
Abbiamo quindi proposto una villa genovese molto bella, Villa Zerbino, con un meraviglioso giardino esterno (con una bella piscina) e soprattutto diverse sale disponibili.
Di recente era diventata disponibile per eventi, e quindi era poco conosciuta in questa veste dai partecipanti.
Poi abbiamo cominciato a contattare le aziende per proporre loro la sponsorizzazione, la partecipazione e i cooking show, contattare i medici per organizzare gli incontri e il seminario scientifico e per iniziare tutto il lavoro di promozione dell’evento, per farlo conoscere.
Gli sponsor hanno reagito molto bene agli inviti 🙂
La presenza così numerosa degli sponsor ci ha consentito di avere il budget per sponsorizzare Genova Gluten Free tramite una campagna affissioni, radio e pubblicità su riviste.
Ciò ha creato una cassa di risonanza che l’evento non aveva mai avuto.
Ma non è andato “tutto liscio”.
Quali problemi abbiamo dovuto affrontare, anche all’ultimo?
La natura stessa dell’evento con tante dimostrazione e live cooking imponeva molta attenzione alla parte legata all’impianto elettrico.
Molte cucine = molti kilowatt.
Tutte le aziende che cucinavano avevano piastre, fornelli, e forni che richiedevano quindi un impiego straordinario di kW.
Non potevamo certo permetterci che durante l’evento saltasse la corrente!
Questo ha fatto sì che dovessimo calcolare in modo molto preciso l’assorbimento elettrico delle attrezzature di ogni azienda per evitare questo problema.
Cosa che abbiamo fatto, ma per fortuna poche settimane dalla data si è presentata…
Un’opportunità meravigliosa (e un grosso problema da risolvere)
Qualche settimana prima dell’evento è arrivata un’occasione “unica”, da non perdere.
Ci ha contattato un ristorante famoso per la sua ricetta di focaccia al formaggio – al quale avevamo inviato mail per richiesta di partecipare, che inizialmente non aveva avuto risposta.
Se non conosci questo piatto, sappi che è uno squisito prodotto tipico molto apprezzato in Liguria.
Il quale però, essendo una focaccia, era un pianto off limits per le persone con celiachia… Fino a quel momento.
Ma la novità?
Da qualche tempo questo ristorante aveva messo a punto la sua ricetta “gluten free” per la focaccia al formaggio, e l’evento era un‘occasione fantastica per far provare un prodotto tradizionale e nuovissimo allo stesso tempo alle persone con celiachia e intolleranza al glutine.
Sapevo che con questo nuovo “ingresso” avremmo dato un qualcosa di nuovo, bello e utile ai partecipanti, ma Il problema era che NON avevamo i kilowatt necessari per accogliere questo ristorante…
… visto che mancavano poche settimane all’evento e i “dettagli elettrici” erano già stati ampiamente discussi.
Quindi solo qualche giorno prima dell’evento abbiamo trovato una soluzione.
Abbiamo noleggiato un generatore esterno, che la nostra gestione del budget consentiva, per il quale abbiamo dovuto comunque
- chiedere il permesso ai gestori della villa
- trovare una postazione perché come puoi immaginare le dimensioni del generatore erano importanti
- trovare il tempo per sistemare i collegamenti e i cablaggi
Ma ne è valsa sicuramente la pena!
I risultati
L’evento è stato un successo sia di affluenza che di gradimento:
- 25 aziende sponsor in un’ampia area espositiva e show cooking
- 4 laboratori di cucina su prenotazione
- Animazione e laboratori “mani in pasta” per bimbi e adulti
- Concorso La mia ricetta Gluten Free
- 2 seminari scientifici
- 8 incontri con l’esperto
- 4 incontri tematici
- 2 incontri dedicati agli operatori del settore alimentare
- 22 relatori
- 1600 tra partecipanti, ospiti e staff
C’è stata un’ampia partecipazione di tutti: soci e nuovi utenti che sono venuti per la prima volta ad un evento dell’associazione.
Questo ha significato molto per i rapporti di AIC Liguria con il territorio, perché siamo riusciti a centrare gli obiettivi che ci eravamo dati:
-
“Riavvicinare” i soci AIC Liguria e ravvivare la loro partecipazione attiva
- Avvicinare – e possibilmente associare – le persone interessate alla dieta senza glutine
La villa era stracolma: un numero altissimo di adesioni, ben al di sopra delle aspettative.
Le aziende sono state così soddisfatte della loro partecipazione che molte di loro hanno confermato la partecipazione negli anni seguenti.
Tutti gli eventi sono stati molto apprezzati, dai seminari monotematici agli approfondimenti, incontri piccoli con i medici così come i seminari principali, la parte espositiva, gli show cooking.
Alla fine della giornata un aperitivo aperto a tutti con musica dal vivo ha chiuso l’evento con un tocco di leggerezza in più.
Le testimonianze di AIC Liguria
DOTT. FRANCESCO CASO
Presidente AIC Liguria
AIC Liguria ha affidato a DOUBLE EM l’incarico di studiare un nuovo evento per i nostri associati.
Ne è nato un evento innovativo, divertente e formativo allo stesso tempo, tutto studiato e organizzato nei minimi particolari grazie a una sapiente regia di coordinamento di Marina Marengo
CATERINA PILO
Direttore Generale Gruppo AIC
Collaboriamo da molti anni con Marina Marengo che ha seguito direttamente l’organizzazione di convegni nazionali e due convegni internazionali.
Ha sempre curato nel dettaglio ogni fase dell’organizzazione e siamo sempre soddisfatti del suo operato e del suo staff.
Quali “lezioni” abbiamo imparato dal Genova Gluten Free?
Gli elementi che hanno decretato il successo dell’iniziativa sono anche quelli a cui ti consiglio di fare attenzione per qualsiasi evento tu debba organizzare.
E per questo sono validi in campo medico scientifico e per eventi aziendali.
(1) Comincia “in anticipo”
AIC Liguria ha ascoltato il nostro consiglio di cominciare a pensare all’evento 8 mesi prima, e questo ci ha consentito di risolvere in modo efficace i problemi dell’ultimo minuto. E trattarli come opportunità!
(2) Se non l’ha mai fatto nessuno, potrebbe essere un’ottima idea!
Gli obiettivi dell’evento ce lo “imponevano”, ma è stato proprio il ragionare fuori dagli schemi che ci ha permesso di centrarli uno dopo l’altro, e di andare ben oltre le aspettative di affluenza e di budget.
(3) Ogni evento gira attorno agli ospiti, ma non devi pensare solo alle “loro” esigenze
La scelta di coinvolgere i bambini (celiaci o meno) è nata perché ci siamo chiesti come fare un passo in più in direzione dei partecipanti.
In questo caso i bambini non erano esattamente il “pubblico principale”, ma rappresentavano un’esigenza inespressa dei destinatari. Rispondere a questa necessità, è stata senza dubbio la ciliegina.
Applica lo stesso concetto a qualsiasi tipo di pubblico tu abbia in mente, e funzionerà!
Se questo caso studio ti ha interessato, prenota una consulenza gratuita per capire insieme come possiamo organizzare il tuo prossimo evento.
Marina Marengo
Founder e CEO Double EM