Come organizzare un evento di successo

DOUBLE EM è specializzata nell’organizzazione di eventi e uno dei fattori che la contraddistinguono da altre realtà del settore è il fatto di essere accreditata per l’organizzazione di corsi ECM, fondamentali per la formazione continua dei professionisti che operano nel settore medico. Ma oggi vogliamo ricordare che, anche se l’organizzazione di convegni e congressi medici è senza dubbio una grande fetta del nostro mercato, non siamo solo questo.
DOUBLE EM è specializzata nell’organizzazione di eventi di ogni tipo e si rivolge a professionisti di settori differenti come quello finanziario, legale o associativo.
Quello che accomuna il lavoro svolto per organizzare eventi rivolti a ognuno di questi settori sono la professionalità e l’esperienza con cui ci si approccia ad ognuno di essi. Per questo abbiamo deciso di affrontare l’argomento e parlare di quali siano le azioni fondamentali da svolgere per organizzare un evento di successo che si rivolga a professionisti di qualunque settore.

Quali sono gli step cruciali per realizzare un evento di successo

Per affrontare la complessità organizzativa di un congresso la strategia migliore è quella di concentrarsi e gestire le singole fasi separatamente.
In genere, indipendentemente che si tratti di un convegno medico, una conferenza finanziaria, legale o un meeting aziendale, l’organizzazione degli eventi business prevede queste fasi:

  • Pianificazione
  • Promozione
  • Svolgimento

Come pianificare l’evento

La prima fase inizia qualche tempo prima dell’inizio dell’evento, da pochi mesi a due anni prima, a seconda della tipologia, del target a cui si rivolge e della promozione necessaria a far conoscere il meeting.
In questa fase si discute e si programma, insieme al committente, il budget e i dettagli dell’evento.
Ovvero:

  • data
  • luogo
  • sede
  • programma
  • relatori
  • potenziali sponsor

Coordinare e promuovere il congresso

La seconda fase riguarda la divulgazione e la gestione delle iscrizioni.
Questo è il momento in cui i partecipanti devono venire a conoscenza dell’evento e iniziare a iscriversi.
Occorrerà focalizzarsi sulla promozione dell’evento e sulla gestione degli iscritti, ovviamente non dimenticando nel contempo, la gestione, il contatto e il coordinamento di tutti i fornitori e dei relatori.

Svolgimento

Questa è la fase del coordinamento generale, della “cura” del cliente e del problem-solving.
Sarà fondamentale dimostrare la massima attenzione verso le esigenze e le aspettative dei relatori e di tutti i partecipanti iscritti.
Dato che il contrattempo è sempre dietro l’angolo sarà fondamentale sapersi destreggiare tra piccoli o grandi imprevisti che potrebbero verificarsi nonostante l’organizzazione meticolosa delle fasi preliminari.
Per questo l’esperienza e il sangue freddo in questo genere di situazioni sono fondamentali.

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