L’allestimento della location in vista di un evento è una fase di estrema importanza per il suo successo. Non a caso richiede una particolare cura dei dettagli, tanta esperienza e metodo: basta una distrazione, una semplice dimenticanza per rovinare tutto!
Per garantire il miglior risultato possibile è assolutamente necessario tenere conto della specificità dell’evento. La sala quindi deve essere preparata in modo diverso a seconda del tipo di occasione.
Per esempio, l’allestimento di un convegno, un seminario, una tavola rotonda, prevede necessariamente un tavolo provvisto di tutto ciò che occorre ai relatori e generalmente si tratta di:
- bottiglie d’acqua e bicchieri
- block notes e penne (meglio se brandizzate)
- cavalierini con i nomi dei relatori
- sedie o poltroncine adeguate (meglio se i relatori non “sprofondano” nelle poltrone e se l’altezza della seduta è conforme a quella del tavolo)
Anche la scelta del tipo di sedie per il pubblico e la loro disposizione è fondamentale. Ad esempio se si tratta di un congresso medico durante il quale è bene prendere appunti, una seduta con appoggio per scrivere agevolmente è preferibile.
Oggi sono in molti a utilizzare i propri portatili e tablet durante convegni e meeting; mettere a disposizione prese della corrente e porte USB potrebbe rivelarsi la chiave del successo.
In alcune occasioni, l’allestimento perfetto ha bisogno di un pizzico di scenografia: perché non collocare sul tavolo o ai suoi piedi una composizione floreale, per renderlo più gradevole e “fotogenico”?
Se invece si tratta di una mostra, il punto focale dell’allestimento sarà la preparazione di un percorso ben definito, con un inizio e una fine.
Per un pranzo o una cena invece bisognerà concentrarsi sulla disposizione dei tavoli.
Con questi pochi esempi abbiamo evidenziato l’importanza della cura dei dettagli.Vediamo i 7 passaggi e accorgimenti indispensabile per raggiungere il risultato desiderato.
1. La piantina
Prima di tutto, si parte dal sopralluogo.
Disporre di una planimetria con tutte le misure degli spazi e dei percorsi, è la base per un allestimento ottimale.
Permette infatti di prevedere e pianificare quello che è effettivamente possibile organizzare in un determinato ambiente.
Grazie alla piantina è possibile infatti ottimizzare lo spazio. Permette per esempio di evitare che si creino strettoie o sensi di vuoto, in quanto si ha modo di intervenire riempiendo lo spazio con le decorazioni più appropriate.
A questo punto sarà possibile (e decisamente utile) fare un elenco di tutto il materiale necessario. Ovviamente dopo aver chiesto ai responsabili della struttura ospitante che cosa è concesso utilizzare.
2. La firma
La personalizzazione della sede tramite un corretto uso del marchio è molto importante per diverse ragioni.
- Esprime visivamente il messaggio che si vuole comunicare con l’evento.
- Aiuta a trasmettere e imprimere nella memoria degli invitati le emozioni e le sensazioni legate all’evento.
- Caratterizza l’evento.
Bisogna quindi dedicare molta attenzione alla disposizione dei simboli (per esempio bandiere e stendardi) e alla collocazione di locandine, striscioni, roll-up e totem senza dimenticare i pannelli indicatori.
Inoltre per promuovere l’evento è buona norma collocare manifesti e cartelloni, non solo all’ingresso della sala, ma anche lungo le strade urbane e nelle strutture pubbliche locali (dopo aver ottenuto i permessi necessari).
3. La reception
La reception deve essere allestita con un banco predefinito o un semplice tavolo ricoperto con un panno dove le hostess registrano gli ospiti utilizzando apposite liste compilate.
Un consiglio per sveltire l’accoglienza: nel caso ci fossero più categorie di ospiti si possono predisporre badge con le scritte: stampa, relatori, ospiti o sponsor, in modo da suddividere le liste in modo ordinato.
La reception deve essere organizzata in modo tale che tutte le operazioni di accredito, iscrizione, pagamento quote siano svolte nel minor tempo possibile, ne va della riuscita dell’evento.
Ecco alcuni accorgimenti necessari:
- predisporre un numero adeguato di postazioni in rapporto al numero degli iscritti (generalmente il rapporto massimo non dovrebbe mai superare 1:50);
- preparare in anticipo i badge e il materiale da distribuire ai partecipanti;
- se vi sono omaggi (specialmente se sono voluminosi e/o pesanti), preparare un talloncino col quale gli ospiti potranno ritirarli prima di andar via. Un piccolo accorgimento: mai regalare oggetti pesanti o bottiglie a persone che dovranno viaggiare in aereo;
- preparare un desk separato per l’accredito dei relatori, della stampa e per i personaggi più importanti.
4. La sicurezza
Non dimenticatevi di verificare che la sede scelta sia coperta di assicurazione. In caso contrario, è necessario procedere con l’integrazione.
Nel caso di spettacoli, i diritti SIAE devono essere regolari.
Inoltre se sono previsti ospiti di rilievo e oggetti di grande valore, diventa assolutamente necessario un servizio di sicurezza.
5. Le attrezzature tecniche
In base alla tipologia di eventi saranno necessarie determinate attrezzature tecniche, ed è assolutamente necessario essere preparati. Ecco i più frequenti:
- computer
- videoproiettore
- schermo
- microfoni e impianto di amplificazione
Per quanto riguarda l’amplificazione sono necessari alcuni accorgimenti. Per esempio verificare se i relatori preferiscono microfoni fissi o a spilla e se sono necessari uno o più radiomicrofoni a gelato per le eventuali domande del pubblico.
Se è prevista la presenza di un ospite straniero potrebbe essere necessaria la traduzione simultanea. Quest’ultima prevede l’allestimento di cabine per l’interprete e di cuffie per gli spettatori.
Un’alternativa potrebbe essere l’utilizzo di un interprete consequenziale (tecnicamente chuchotage).
Al momento della scelta della sala, è quindi necessario accertarsi che sia adatta all’uso di tutti i supporti tecnici e audiovisivi necessari.
6. I servizi
All’interno dei locali che ospitano l’evento non è possibile allestire una cucina? Niente paura! La soluzione è un menù semplice composto da piatti freddi o da una portata calda facilmente conservabile con idonei scaldavivande.
La ditta fornitrice del servizio di catering va scelta con particolare attenzione. Esistono molte ditte specializzate in questo settore, ma bisogna sceglierne una che garantisca professionalità, serietà e qualità.
Un dettaglio da non trascurare: se l’evento dura tutta la giornata è necessario includere i costi di un buffet e di un coffee break.
Questo influisce anche sulla scelta della sede, che deve quindi disporre di una sala attigua a quella dove si svolge il convegno.
7. Servizio fotografico
Anche in questo caso è bene rivolgersi a professionisti del settore ai quali fornire indicazioni ben precise su ciò che si desidera sia fotografato.
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