Quando si riflette sull’organizzazione di un convegno, un congresso o un evento aziendale, viene subito da pensare che sia necessario un elevato budget o un gran numero di sponsor che possano finanziarlo.
In realtà, è possibile progettare e realizzare un eccellente evento low cost.
Double EM si è spesso occupata dell’organizzazione di convegni su importanti tematiche sociali che, pur essendo di grande interesse pubblico, rappresentavano una sfida per la ricerca di sponsor e per il budget a disposizione.
Quelli che potevano sembrare dei limiti sono invece state delle occasioni per allenare il problem solving, per scoprire nuove possibilità e forme di collaborazione.
Il più grande ostacolo per avviare una società non sono le idee, i finanziamenti o l’esperienza. Sono le scuse. (Sarah Lacy)
Pochi accorgimenti per grandi risultati
Il costo per la location è quello che spesso spaventa di più. Già, perché qualunque evento ha bisogno di una sede adeguata in cui svolgersi.
Grazie a una felice collaborazione con i promotori dell’evento e con gli attori del territorio, in molti casi è possibile accedere gratuitamente a spazi di grande prestigio, magari ottenendo il patrocinio delle istituzioni.
Ovviamente l’evento in questione dovrà avere dei contenuti di valore, essere correttamente strutturato e presentato a chi può fornirci un sostegno.
Una voce che ultimamente si tende a tagliare, anche nei grossi congressi, è il catering. Il motivo è piuttosto intuitivo: per quanto poco si vada a spendere a persona, moltiplicato per il numero dei partecipanti viene sempre fuori una bella spesa!
Eppure un buffet leggero, allestito con grazia e con l’acquisto diretto di alcuni prodotti, è una soluzione intelligente e molto più apprezzabile rispetto alla mancanza assoluta di una occasione di ristoro e convivialità.
Non escludere a priori la possibilità di appoggiarti a un fornitore catering di fiducia in cambio della esposizione e promozione del suo marchio.
E come fare per risparmiare sul materiale congressuale, come espositori, inviti e roll-up?L’esperienza e un pizzico di creatività può venire in tuo aiuto!
In occasione di un Congresso SIPS (Società Italiana per la Promozione della Salute), ad esempio, abbiamo utilizzato una simpatica e innovativa esposizione dei poster su strutture autoportanti costruite con scatole di cartone.
Gli inviti cartacei possono essere sostituiti da quelli digitali inviati via email e le molte tipografie online offrono prezzi favorevoli se non si ha troppa fretta e ci si è organizzati per tempo.
Ci sono davvero tante alternative low cost per organizzare un convegno perfetto, ma ci sono tre cose che non devono mai mancare: la professionalità, l’accoglienza e i contenuti di valore.
Una storia di successo: la collaborazione con l’Associazione Maruzza Liguria ONLUS
Un altro caso molto esemplificativo è stata la collaborazione con l’Associazione Maruzza Liguria ONLUS per l’organizzazione di un evento benefico di raccolta fondi alla Stazione Marittima di Genova.
La serata è stata l’occasione per presentare e sostenere il primo progetto “Momenti di sollievo”, che si prefigge di fornire ore di assistenza a bambini affetti da malattie inguaribili, da parte di personale infermieristico appositamente formato.
Per noi di Double EM è stato un piacere e fonte di grande soddisfazione riuscire a ottimizzazione i costi, permettendo così all’associazione di organizzare una serata di raccolta fondi in una location prestigiosa, con cena e intrattenimento musicale.
Quando si hanno le giuste motivazioni e l’esperienza sul campo si trovano sempre le soluzioni migliori per realizzare un grande evento, anche con un piccolo budget.
