L’organizzazione di un qualunque evento, dal corso formativo per un gruppo ristretto alla convention aziendale, dal congresso medico con centinaia di partecipanti alla manifestazione aperta al pubblico, non può prescindere dalla scelta della location.
Si tratta di una scelta delicata perché se non si ha esperienza e competenza si possono commettere degli errori di valutazione capaci di compromettere pesantemente la buona riuscita dell’evento.
Grande o piccola?
L’errore più comune è quello di scegliere una location con una capienza non idonea. Il risultato? Se è troppo grande la percezione sarà quella di un evento flop, anche quando il numero dei partecipanti è più che adeguato al tipo di evento, se è troppo piccola l’effetto sarà quello di un autobus nell’ora di punta!
È vero che a volte è un terno al lotto. Non sempre è possibile prevedere perfettamente il numero dei partecipanti, soprattutto quando non è richiesta una pre-registrazione, ma è sempre bene porsi il problema e cercare la soluzione a minor rischio.
La migliore esperienza
Oltre alla giusta capienza, è importante selezionare la migliore location in funzione dell’atmosfera e del tipo di esperienza che si vuole offrire ai partecipanti.
Una villa lussuosa o una affascinante dimora storica? Un centro congressi dal design contemporaneo e hi-tech? O magari un padiglione ben allestito all’interno di una Fiera?
E ancora, meglio un luogo centrale facilmente raggiungibile con i trasporti pubblici, oppure una location decentrata, ma magari immersa nel verde, in una ambiente rilassante e con facilità di parcheggio?
Non c’è un giusto o sbagliato a prescindere, ma solo la sensibilità di capire le esigenze di chi ci affida il proprio evento e tradurle in realtà.
Per farlo, oltre all’esperienza sul campo, è bene avere già un ottimo portfolio di location tra cui scegliere, altrimenti può diventare difficile soddisfare le richieste più variegate e talvolta complesse.
È il caso degli eventi collaterali all’interno della cornice di un evento principale, quando è necessario trovare diverse location e possibilmente limitrofe, creare una costellazione per far risaltare ogni momento, da quelli più istituzionali a quelli conviviali e sociali.
Trovata la giusta location, bisogna anche allestirla al meglio! Allora se ancora non lo hai letto potrebbe interessarti l’articolo → 7 Cose da sapere per allestire alla perfezione la location.
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