[CASO STUDIO] AAIITO: come un congresso è diventato “speciale” grazie a una scelta geografica molto azzeccata, e a due potenti dettagli

In questo caso studio relativo al cliente AAIITO, non troverai “l’effetto wow” nei grandi budget, o nei grandi numeri.

Infatti il primo congresso interregionale gestito da Double Em per questa società scientifica è diventato più “memorabile” del previsto grazie a due piccoli accorgimenti.

Col senno di poi, queste attenzioni che abbiamo pensato per gli ospiti del congresso sembrano piuttosto logiche.

Una curiosità: queste “coccole” che abbiamo orchestrato con una fantastica brigata di cuochi… sono diventate degli standard normativi che oggi sono applicati in qualsiasi ristorante.

Ma andiamo con ordine.

Chi è AAIITO e cosa fa?

AAIITO (Associazione Allergologi ed Immunologi Italiani Territoriali ed Ospedalieri) è una Società Scientifica che lavora a supporto delle Specialità di Allergologia ed Immunologia Clinica, e dei medici specialisti stessi.

La Società promuove la diffusione di una rete di strutture assistenziali in Italia, in grado di rispondere a una domanda in crescita esponenziale.

Le strutture esistono, ma sono poche e “a macchia di leopardo”.

AAIITO è nata inoltre per contrastare il progressivo declino delle specialità, e l’eccessiva sovrapposizione con altre branche specialistiche che gestiscono la maggioranza dei problemi allergologici.

Quindi AAIITO agisce per creare il miglior contesto professionale per la sopravvivenza e lo sviluppo delle due discipline – che sono di fatto estremamente importanti.

In questo scenario, per l’evento di cui ti sto parlando – e devo dire in modo inaspettato per me – AAIITO non aveva richieste “particolari”.

L’esigenza espressa era una semplice richiesta di organizzare un congresso interregionale.

A questo ci siamo sentiti in dovere di aggiungere “un po’ di pepe”, vista l’importanza della causa di cui la società scientifica si fa portatrice.

Vediamo com’è andata.

Un’esigenza poco percepita dal cliente, ma “sentita” da Double Em

Il coordinatore della sezione ligure di AAIITO, il Dott. Corrado Castagneto, aveva partecipato come relatore a un evento in allergologia – “DOCTORS FOR ALLERGY” –  organizzato da Double Em per la Dott.ssa Paola Minale.

Aveva apprezzato molto la gestione dell’evento per la cura dei dettagli, la location innovativa, la gestione in generale dell’evento, e ci ha quindi chiesto di occuparci del 1° Congresso Interregionale AAIITO.

L’obiettivo era “unire” nel 2016 le sezioni Liguria e Piemonte – Valle d’Aosta in un congresso che richiamasse i medici allergologici delle tre regioni.

Le esigenze espresse, per così dire, finivano qui.

Non c’erano da parte di AAIITO preoccupazioni particolari sul trattamento dei relatori, o sulla ricerca e gestione degli sponsor.

Ciò da un lato permetteva di lavorare in modo piuttosto sereno, ma dall’altro ci faceva sorgere una domanda: cosa potevamo fare per dare un tocco in più al congresso?

Prima di pensarci, dovevamo risolvere subito la questione della logistica e degli spostamenti di ospiti e relatori, per motivi di “territorio”.

In seconda battuta, anche se poco dopo, avremmo pensato a come lasciare un ricordo piacevole a tutti i partecipanti, che andasse oltre il contenuto scientifico del congresso.

Quindi ci siamo concentrati sulla…

Scelta della location: un luogo quasi obbligato

La Liguria doveva ospitare l’evento – visto che era organizzato dalla relativa sezione regionale – ma il suo territorio è noto per essere molto compresso, scomodo, dalla viabilità a tratti “estenuante”.

Questo si contrapponeva all’esigenza di ogni congresso, convegno o evento medico scientifico su base regionale o interregionale:

Gli ospiti non avrebbero preso aerei, ma di sicuro sarebbero arrivati in macchina o in treno.

Quindi il congresso si doveva svolgere in una località che fosse:

• vicina o facilmente raggiungibile da stazioni ferroviarie primarie
  
  
• vicina agli snodi autostradali

Abbiamo quindi pensato a un luogo comodo da raggiungere da tutta la Liguria, dal Piemonte e dalla Valle d’Aosta.

La scelta è caduta su Arenzano, la prima località verso la riviera di ponente dopo Genova, che ha tutte queste caratteristiche.

Se lasciamo fuori Aosta (raggiungibile comunque in 2 ore e mezza) i partecipanti avrebbero impiegato non più di un paio d’ore di strada da tutti i maggiori centri delle tre regioni coinvolte.

Visto il programma su due giornate (pomeriggio di venerdì e sabato), abbiamo scelto un hotel 4 stelle con sala congressi, ristorante e camere.

Abbiamo creato dei “pacchetti” per gli ospiti degli sponsor o comunque per i partecipanti, in modo che nessuno si dovesse preoccupare di cercare hotel o ristoranti.

Risolto questo aspetto, in tutta onestà…

… devo dirti che le attività di ricerca e contatto con gli sponsor, e di organizzazione con i relatori non ci hanno creato problemi di sorta.

Abbiamo risolto tutto in breve, seguendo la nostra procedura “standard”.

A quel punto abbiamo potuto concentrarci sulla domanda:

Come rendere “speciale” il congresso?

Nei primi brainstorming abbiamo vagliato varie idee, ma nulla ci soddisfaceva, e la maggior parte di queste non sono nemmeno state presentate ad AAIITO.

Ma ragionando sulla natura stessa del cliente e dell’evento ci siamo accorti che il quid… era nascosto in piena luce.

Quasi un Uovo di Colombo.

Il congresso era di una società scientifica di medici allergologi e immunologi clinici, giusto?

Ci siamo dunque concentrati sul cibo.

E in particolare abbiamo pensato a due menù completamente senza allergeni.

Oggi è quasi scontato aspettarsi proposte in tal senso al ristorante e poter contare su una lista degli allergeni. Ma nel 2016 era ancora raro.

Abbiamo dovuto prima di tutto “costruire” i menu assieme alla direzione della cucina dell’hotel, all’epoca guidata dallo chef stellato Ivano Ricchebono.

Lavorando a quattro mani, abbiamo “sfruttato” la competenza della brigata di chef per escludere dai menu una lista di allergeni molto nutrita, che avevamo ottenuto da AAIITO.

Glutine, frutta a guscio, uova, cereali con glutine, latte. Una lunga lista.

Si è trattato in sostanza di stimolare al massimo una sorta di “creatività senza”, sfida che è stata accolta con grande entusiasmo da Ricchebono e il suo staff.

Rispettando le nostre indicazioni gli chef sono riusciti ad approntare ben due menù senza allergeni, per la cena del venerdì e il pranzo del sabato, che qualsiasi ospite ha potuto gustare senza problemi.

Questo ha avuto un risvolto pratico interessante: non abbiamo dovuto “disturbare” relatori e ospiti con le domande su intolleranze alimentari che già al tempo facevano parte del modus operandi di Double Em.

Come avrai capito, è questa la scelta che ha “anticipato” di 5 anni il Regolamento Europeo UE 2021/382 per la gestione degli allergeni, la food safety culture e la redistribuzione degli alimenti.

In più, alla guida del ristorante avevamo uno chef stellato…

Quindi perché non unire l’utile al dilettevole?

L’occasione era perfetta… abbiamo organizzato anche un breve cooking show:

Lo chef ha fatto una dimostrazione live di come preparare alcuni piatti senza l’utilizzo di ingredienti chiave con allergeni, come ad esempio realizzare un’ottima maionese senza l’uovo.

Sembra incredibile, ma questo dettaglio è stato la ciliegina sulla torta: tutti i medici coinvolti ne sono rimasti entusiasti.

Probabilmente siamo riusciti a far passare un messaggio importante che ha risuonato con la platea giusta, al momento giusto: anche “senza” può essere “buono”.

I risultati

Riassumendo, l’evento si è svolto in modo piuttosto “classico” per essere un congresso interregionale.

• Nel primo pomeriggio di lavori i vari specialisti si sono confrontati in modalità riunione
  
  
• La mattina seguente hanno tenuto vari relazioni a una platea più ampia

Secondo i feedback dei committenti e dei partecipanti, il congresso è riuscito bene sotto ogni aspetto e la nostra cura del dettaglio ha fatto la differenza.

Perché dico questo?

Cena e pranzo “allergeni free” hanno creato una piacevole atmosfera, conviviale e compiaciuta.

La proposta inaspettata di cena + cooking show + pranzo, così allineata con la natura delicata del lavoro di AAIITO ha contribuito ad avvicinare gli animi, oltre che i medici.

Infatti, al momento della stesura di questo articolo, stiamo lavorando al nostro 9° congresso insieme.

Da allora i coordinatori e il comitato scientifico si occupano del programma e ci segnalano in quale regione intendono organizzare il congresso o l’evento.

Al resto pensiamo noi.

E questo fatto, per una società scientifica, è oggettivamente un peso organizzativo in meno per gli eventi periodici, che sono fondamentali per cementare i rapporti degli associati.

Cosa abbiamo imparato con questo Congresso?

A volte pensare in grande… non serve.

Soprattutto in occasione di eventi dalla dimensione medio piccola.

È sufficiente “entrare sotto la pelle” del cliente e ascoltare.

Il successo del congresso è solo una conseguenza.

Se questo caso studio ti ha interessato, prenota una consulenza gratuita per capire insieme come possiamo organizzare il tuo prossimo evento.

Marina Marengo
Founder e CEO Double EM