[CASO STUDIO]: Come abbiamo organizzato un congresso con più di 700 ospiti internazionali, per un “doppio cliente” molto attento ai dettagli

Oggi ti parlo di come siamo riusciti a organizzare il congresso internazionale di un’importante azienda medicale coreana, con 740 partecipanti tra clienti, distributori e partner.

È stato un progetto molto articolato, anche perché – di fatto – i nostri clienti erano due, e i relatori e gli ospiti non avrebbero potuto essere più eterogenei visto che arrivavano da 17 paesi diversi.

Mi sta particolarmente a cuore raccontartelo, perché questo evento e i desiderata dei nostri due clienti presentavano numerose difficoltà.

Criticità tecniche, logistiche, e di mediazione culturale.

Tra poco infatti capirai:

• Quale semplice accorgimento ha permesso di far risparmiare tempo e soldi al cliente, senza pesare né sulla parte scientifica né su quella aggregativa;
  
  
• Come abbiamo mediato le esigenze estremamente dettagliate di una cultura lavorativa molto diversa dalla nostra con una platea internazionale eterogenea;
  
  
• Come abbiamo allestito e organizzato un evento di alto profilo scientifico e lo abbiamo reso memorabile per i numerosissimi partecipanti, con semplici accorgimenti.

Un “doppio cliente”: Osstem International e Micerium SpA

Osstem è una multinazionale coreana con decine tra sedi e distributori in tutto il mondo, ed è uno dei leader mondiali nella produzione e commercializzazione di impianti dentali.

Per il suo Congresso internazionale del 2016, aperto a clienti e partner di tutto il mondo, la scelta dell’azienda è caduta su Roma.

Città favolosa, ma sapevamo che il suo carattere e il suo fascino si sarebbero difficilmente sposati con la precisione tipica delle aziende del Far East.

Inoltre, l’onere dell’organizzazione di un evento così complesso è stato condiviso con Micerium Spa, distributore Osstem per l’Italia.

Avevamo quindi un doppio referente: stesse esigenze, sensibilità diverse.

La grande sfida era quella di confrontarci e fare sintesi con vari referenti di due aziende molto diverse, anche se tutti ci muovevamo verso uno scopo comune.

E se organizzi eventi in ambito medico scientifico sai che non è facile.

Gli obiettivi del Congresso e le tipologie di ospiti

Il progetto, oltre all’effettiva complessità logistica con viaggi internazionali, richiedeva un ”investimento in fiducia” del cliente verso Double Em, all’epoca nata da poco.

E questo perché dovevamo gestire clienti e collaboratori e partner di tutto il mondo.

In più, i destinatari principali dell’evento erano due:

• I clienti finali odontoiatri che partecipavano per aggiornarsi sulle novità in campo impiantistico dell’azienda, e per ricevere formazione da parte dei opinion leader internazionali,
  
  
• I distributori sui vari territori nazionali, che nel 2016 come oggi presentano, vendono e fanno assistenza sui prodotti dell’azienda.  

In sostanza gli odontoiatri venivano invitati al congresso dai distributori nazionali, e questo “doppio passaggio” obbligato ci impediva di gestire direttamente gli inviti ai singoli professionisti.

Gli obiettivi del congresso per i clienti finali? 

1. fornire aggiornamento di alto valore scientifico
2. fidelizzare il distributore di riferimento, che in molte nazioni rappresenta l’azienda madre
3. coltivare l’affezione al brand Osstem, che doveva dare una dimostrazione indiscutibile di “forza”, stabilità e organizzazione.

Per i distributori nazionali invece gli obiettivi erano:

1. prendersi cura al meglio del cliente,
2. fargli “toccare con mano” la solidità dell’azienda che produce la tecnologia implantare che utilizzavano.

Oltre all’impatto in termini scientifici, per tutti i presenti – Osstem e Micerium ci chiedevano un “effetto wow”.

Le aziende desideravano entrambe che i ricordi dell’evento restassero impressi in modo indelebile nella memoria dei clienti finali.

Ma c’era un problema: nonostante l’azienda avesse già lavorato con me, Micerium voleva essere sicura della scelta di Double Em prima di “propormi” ad Osstem.

Infatti mi avevano già “testato” sul campo, ma nei panni della dipendente di un’importante azienda di eventi!

La referente, che all’epoca si occupava della segreteria degli eventi, mi ha chiamato per l’organizzazione di questo evento dopo qualche anno che avevo fondato Double Em.

Lei voleva lavorare con me, e non aveva dubbi, visto il successo del congresso internazionale che avevo seguito per loro qualche anno prima.

Ma in azienda vi era il dubbio che Double Em fosse troppo piccola e non potesse far fronte a un evento internazionale così grande, strategico per entrambe le aziende.

Più che comprensibile.

Micerium era abituata alle “grandi agenzie” come quella da cui provenivo, e la preoccupazione principale era che l’organizzazione non sarebbe stata al top, visto il team agile di Double EM.

Alla fine, analizzando punto su punto i vari passi per arrivare in tempo ad avere un evento di successo, ha prevalso la fiducia nella professionista che avevano conosciuto.

Ero sicura di poter far fronte all’evento e l’ho comunicato con forza, e alcune idee che abbiamo proposto, come vedrai tra poco, hanno fatto il resto.

E siamo partiti.

Molte riunioni, molti briefing

Il primo aspetto da curare era venire incontro alle numerose esigenze dei relatori e degli Opinion Leader, nazionali e internazionali.

Organizzare i loro viaggi faceva parte di ciò, e probabilmente senza il nostro background nell’incoming turistico sarebbe stato molto più difficile.

I fornitori da gestire erano TANTI:

• sala congresso
• ospitalità in hotel
• sala regia e audio/video
• traduzioni e interpreti
• sala slide
• catering
• allestimenti della platea 
• intrattenimento per la cena
• grafica, stampe, tipografia 
• hostess
• sala poster
• addobbi floreali

Sono sicura di dimenticarne qualcuno…

Per capire quali fornitori erano più adatti abbiamo dovuto approfondire molte questioni in innumerevoli briefing:

Solo così siamo riusciti a fare le domande e ad avere le risposte che ci servono a capire le esigenze di entrambi i clienti.

Queste sono alcune delle questioni – che potresti trovare irrilevanti – che abbiamo approfondito:

• Le esperienze precedenti (location, numeri degli ospiti)
  
• Lo sviluppo del programma per capire il numero delle sale necessarie
  
• L’analisi delle interferenze: alcune sale avevano workshop verticali in contemporanea, ma tutti gli ospiti dovevano avere la possibilità di presenziare ad ogni masterclass
  
• Le criticità delle città degli eventi precedenti e i disagi creati
  
• Solo hotel? Centro congressi? Altra location?
  
• Dove collocare l’area poster in modo che gli accessi fossero “fluidi”
  
• Come organizzare il centro slide sulla base del numero dei relatori

Raccolte le necessità generali di Osstem e Micerium, ci siamo subito resi conto che c’erano due fattori chiave da risolvere, in fretta.  

Una doppia sfida, logistica e culturale

Una sala lavori “in meno” e un difficile collegamento live streaming

Dopo aver visitato Cinecittà, vari hotel con sale riunioni e location di pregio… il miglior compromesso si è rivelato un hotel Sheraton della capitale, perché dava possibilità di organizzare le aule e l’ospitalità per almeno 500 ospiti.

Ma ho detto “compromesso” non a caso.

Pur avendo a disposizione numerose sale e una grande hall di 1300 metri quadri, non sarebbe stato possibile smontare tutto il parterre e la regia della sala principale e riallestirla in tempo per la cena di gala.

C’erano solo un paio d’ore tra la fine dei lavori e l’orario di cena.

Era di fatto impossibile.

Quindi si è reso subito necessario trovare un’altra sala prestigiosa per il “main event”, ma che non incidesse sul budget.

Perché? Le aziende desideravano mostrare alcuni interventi di live surgery che

• Si sarebbe svolta in uno studio dentistico poco distante, non molto grande
  
• Doveva essere trasmessa in diretta per tutti gli ospiti in una sala “da destinarsi”
  
• Doveva essere trasmessa in streaming online in 17 paesi!

In più, filmare degli interventi chirurgici richiedeva prassi audio/video “impossibili”, perché lo studio dentistico non era concepito per accogliere una regia tv e non era certo ampio come un sala operatoria.

Infatti il relatore, un odontoiatria di Roma, eseguiva in diretta dal suo studio una procedura di “all on four”.

Mentre la paziente veniva operata – sul lettino e in anestesia locale – una troupe di video cameraman filmava il tutto.

Ti lascio immaginare quanto sia stato importante l’aspetto di turbare il meno possibile la tranquillità della paziente, visto l’intervento piuttosto invasivo.

A parte questi “dettagli”, ti espongo una questione che potresti affrontare tu stesso, se devi organizzare un evento internazionale:

Come mediare le differenze culturali di una platea internazionale?

Il problema non erano traduttori e interpreti capaci, ma una platea di ospiti internazionali da 17 paesi diversi, con lingue e culture completamente diverse.

Corea, USA, Cina, Germania, Canada, Giappone, Russia e vari paesi europei, per capirci.

Per cui, l’intrattenimento durante la cena avrebbe dovuto avere “meno parole possibili”.

Un intrattenimento basato sul linguaggio, avrebbe comunque tagliato fuori una fetta consistente della platea.

Idem per il senso dell’umorismo, molto diverso tra occidente e oriente.

Andava pensato qualcosa che veicolasse un sentimento di italianità, e allo stesso tempo fosse efficace in modo trasversale.

Su questo si innestavano le esigenze del cliente Osstem di avere delle tempistiche serratissime e molto dettagliate nella serata.

Giusto per darti un’idea del livello di precisione richiesto:

“ingresso in sala ore 18:45
ospiti seduti ore 18:52
ingresso presentatore serata 18.54
inizio servizio 19:00”

Tempistiche impegnative, non c’è che dire.

Soddisfare un’attenzione al dettaglio così grande è stata una sfida di per sé.

Come abbiamo risolto le sfide logistiche, tecniche e culturali del Congresso?

Sala Lavori del Congresso

Come ti ho già detto era impossibile “fare tutto” nello stesso hotel, anche se lo Sheraton Roma EUR di Roma è stato scelto per la capacità di accogliere almeno 500 ospiti, e la presenza di una sala conferenze che poteva accogliere fino a 1000 persone.

E in più era impossibile organizzare i lavori (con tanto di live surgery) e la cena la sera stessa in un unica sala.

Serviva una seconda location senza aumentare il budget, o che quantomeno non lo facesse lievitare.

Ma da una riunione (ti ho detto che ci sono stati molti briefing) è emersa una possibilità.

Alcuni membri del comitato scientifico, che già collaborano con l’azienda Micerium, erano docenti dell’Università di Tor Vergata, con cui avevano rapporti costanti.

Trovare una sala in un ateneo importante avrebbe risolto l’esigenza e avrebbe contribuito al prestigio stesso dell’evento.

E così è stato.

In più, questa “estensione” del convegno non avrebbe richiesto budget ulteriori.

Abbiamo accolto l’idea con entusiasmo, e l’abbiamo “validata” con una visita ad hoc che ha verificato le caratteristiche tecniche e di accoglienza.

Non era “perfetta”, soprattutto per l’implementazione della parte tecnica.

Un intervento dentale necessita di immagini in alta risoluzione di dettagli minutissimi:

Il service video ha giocato un ruolo importante: anche le persone sedute in 40esima fila dovevano avere la perfetta visuale del dettaglio operatorio.

Ecco perché abbiamo usato riprese in alta definizione e schermi giganti led ad altissima definizione.

In più avevamo ovviamente bisogno di interpreti e quindi abbiamo dovuto allestire da zero delle cabine di traduzione.

Mentre nel frattempo, sul “fronte cena”…

… potevamo allestire la sala principale dell’hotel, e finita la serata avremmo avuto tutto il tempo di organizzarla per i lavori del giorno seguente, quello conclusivo.

Cena di Gala

Per intrattenere gli ospiti durante la serata – viste le differenze culturali e linguistiche – abbiamo scelto musica e danza coreografica.

Nello specifico per la musica, abbiamo selezionato un tenore e un soprano dell’opera di Roma, e un convolgentissimo gruppo di tarantella napoletana.

Avrebbero cantato dal palco e in mezzo agli ospiti.

Capiamoci, al nostro occhio queste scelte potrebbero risultare degli stereotipi quasi banali: ma è una fatto che una platea internazionale non li percepisce come tali.

In un certo senso, se li aspetta.

Allo stesso modo, “da turisti” abbiamo un’innata curiosità verso le forme tradizionali di espressione, per le quali una cultura è nota nel modo.

Infatti questa scelta è stata goduta appieno dal pubblico internazionale, “leggera” e perfettamente in grado di creare un ricordo emotivo dell’evento.

Per la parte visuale abbiamo selezionato un cast di 18 artisti professionisti che si sono esibiti in performance di danza, coreografie e giochi di luce.

Ti lascio immaginare quanto è stato complesso “incastrare” le tempistiche del servizio con queste forme distinte di intrattenimento.

Abbiamo dovuto “sincronizzare” la cucina e ben 40 camerieri per fare arrivare un piatto preciso in un momento preciso di uno spettacolo, o nelle pause in cui le luci in sala lo permettevano.

E coordinare tutto questo con lo staff di palco, presentatore e tecnici audio video.

I risultati

Da un punto di vista estetico abbiamo utilizzato luci, tessuti e schermi led giganti per garantire un effetto “wow”.

Gli stessi schermi della live surgery sono stati riutilizzati nella cena di gala.

Questo “utilizzo strategico” di attrezzature e sala ha significato un contenimento dei costi per la cena: abbiamo reso l’atmosfera della main room molto più accattivante rispetto alla giornata dei lavori.

Quindi per la sera non si è reso necessario noleggiare una sala esterna che avrebbe significato un aumento di budget.

Inoltre, questo ha dato la possibilità a molti ospiti di salire in camera direttamente, senza dover effettuare un transfer il giorno dopo per recarsi sul luogo dell’evento.

Per il gusto del dettaglio, ti lascio qui i numeri del “cast” organizzativo:

• brigata di 17 cuochi
• 40 camerieri
• 18 artisti sul palco
• 1 presentatore della serata
• 12 tecnici audio e video e regia, in due location separate
• 6 hostess
• 2 fotografi

Una chicca?

Un piccolo ma apprezzatissimo angolo “ludico”: nel foyer abbiamo allestito un fondale di Roma, con una vespa parcheggiata davanti.

Vespa… Gregory Peck e Audrey Hepburn… Vacanze Romane…

Ricordi targati Hollywood certo, ma che hanno contribuito a fissare il “mito” di Roma nella memoria internazionale.

Tanto è bastato per regalare una “nota leggera” agli ospiti, che hanno fatto letteralmente la fila per portarsi dietro un ricordo felice.

Ecco cos’hanno detto Osstem e Micerium dell’evento

Come puoi leggere, hanno trovato in Double EM un referente affidabile, con cui hanno continuato a lavorare, senza doversi affidare a grandi player molto strutturati, che costerebbero molto di più.

A riprova di ciò, Osstem è “tornata” in Italia con noi per il suo congresso internazionale nel 2022.

Micerium da allora ci ha affidato tutta l’organizzazione dei corsi di implantologia e ortodonzia per gli odontoiatri, ECM e non.

Il prossimo passo

Se questo caso studio ti ha incuriosito, probabilmente è stato per questi 3 motivi:

• hai bisogno di soluzioni non convenzionali per garantire agli ospiti del tuo convegno attenzioni professionali e un “ricordo felice”

• hai la necessità di salvaguardare il budget del tuo evento medico scientifico

• hai bisogno di qualcuno che ti aiuti a “tirare fuori le idee” e a organizzare eventi complessi

Se vuoi capire come possiamo organizzare il tuo evento medico scientifico, anche se non si tratta di un congresso internazionale, prenota QUI una consulenza gratuita.

A presto,

Marina Marengo
Founder e CEO Double EM