L’EVENTO PER LA TUA AZIENDA, UNICO, E SENZA STRESS
Dall’esperienza di Double EM è nato un servizio all-in-one e garantito che finalmente ti permette di celebrare al meglio il tuo brand.
Vuoi capire meglio come organizzare il tuo prossimo evento?
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La nostra esperienza dice che un evento si fa ricordare per le idee brillanti che tutti vedono, e per i piccoli dettagli che gli ospiti tengono per sé.
Assicurare entrambi questi elementi al tuo evento, può sembrare un’impresa titanica.
Che sia un lancio di un nuovo prodotto, una convention in cui celebrare il brand aziendale o una cena di gala…
… gli aspetti da organizzare sono decine, se non centinaia. Letteralmente.
Questo è inevitabile.
E così se sei il titolare.
Ed è vero soprattutto se dirigi il marketing, o le vendite.
Potresti pensare che la scelta della location, i transfer, l’intrattenimento, il catering, l’audio-video, le luci e vari servizi siano gli aspetti più time consuming.
Nella nostra esperienza, questa è solo la punta dell’iceberg:
L’elemento più difficile da gestire per un evento di successo sono le ASPETTATIVE.
Tutti sognano un evento bellissimo, che “costa poco”, organizzato nei minimi dettagli, con gli occhi degli ospiti che brillano e che tutti ricorderanno.
Non è così?
La Direzione, i manager, i capi area e i colleghi il personale se lo aspettano.
E anche i clienti e i fornitori – in cuor loro – sperano di non “perdere tempo” nell’evento in cui stai per infondere energie, e tempo che spesso non hai.
La possibilità di non soddisfare tutte le aspettative è sempre dietro l’angolo.
In un modo o nell’altro, tutti vogliono risultati.
E vogliono che sia TU a consegnarli.
Poco importa se il tuo lavoro NON è organizzare eventi.
Nella nostra esperienza, se organizzare l’evento “tocca a te”, è facile che tu ti trovi nella scomoda posizione di dover:
- Trovare una o più “idee brillanti”
- Far combaciare i tempi stretti con il budget a tua disposizione, ed entrambi con le esigenze dei reparti aziendali
- Essere esposto al giudizio di chi non sa quante cose ci sono da gestire.
E questo succede sia quando il budget è sostanzioso, ma anche quando devi creare le proverbiali “nozze coi fichi secchi”.
Ecco quindi che ti trovi a contattare 3 location, 3 catering, 3 service, 3 di tutto… sperando di scegliere il partner giusto per ognuno degli aspetti da organizzare.
È tutto sulle tue spalle, mentre nel frattempo devi anche fare il tuo lavoro. (Quello vero).
Noi di Chrea pensiamo che questo non sia affatto logico.
Più il tuo evento è importante, più è cruciale che tu ti faccia affiancare da partner esperti, in grado di portare risultati e toglierti ogni stress.
Ecco cosa facciamo per supportarti:
- Analizziamo con te le esigenze dell’azienda, la natura e gli obiettivi dell’evento che dobbiamo costruire.
- Analizziamo gli eventi passati, se ce ne sono, per capire se dobbiamo tenere un filo conduttore, oppure se le nostre idee hanno “carta bianca”.
-
Ti sottoponiamo esclusivamente location che visitiamo personalmente, così non abbiamo sorprese di struttura, service e gestione degli spazi.
E questo vale sia per le location che dobbiamo ancora conoscere, che per quelle “rodate”, ma che non visitiamo da 12 mesi, o più. - Ti proponiamo esclusivamente fornitori e partner che conosciamo e con cui abbiamo già lavorato, in modo che durante il tuo evento non ci troviamo a fare “esperimenti”.
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Come “tiriamo fuori” le idee?
Potresti pensare che per immaginare un evento con “creatività”, servano più che altro un cilindro, bacchetta e coniglio.
Non è così.
La creatività che funziona ha solide basi:
- nella logica
- nell’analisi dei tuoi obiettivi
- nel tipo e nella quantità degli ospiti.
Innanzitutto partiamo dal budget, da cui deriva la selezione della location adatta. È il budget che impone, oltre all’onestà intellettuale, cosa e come si potrà organizzare.
Poi pensiamo a CHI assisterà all’evento.
È dedicato ai clienti? Ai potenziali clienti? All’azienda stessa? O a tutte e tre questi “target”? Ogni pubblico fa storia a sé.
Un esempio?
Pensare all’intrattenimento che piaccia a una platea americana, orientale e italiana significa fare “traduzione culturale”.
È necessario uno spettacolo che non comprenda la lingua parlata, che tenga conto di un senso dell’umorismo molto diverso, e che non urti sensibilità differenti.
Creatività significa anche curare i dettagli per non “stancare” inutilmente i tuoi ospiti: 4 ore di interventi dal palco senza pause… sono troppe.
Altro esempio: un ospite celiaco o vegetariano avrà sempre un piccolo marchio sul segnaposto dedicato ai camerieri, di cui non si accorgerà.
Come gestiamo il budget?
Ci capita di organizzare convegni con 1000 persone da tutto il mondo, con viaggi complessi e differenze culturali apparentemente insormontabili.
In questi casi il budget non è “IL problema”, ma va rispettato.
Vista la nostra profonda expertise nel campo farmaceutico e medicale, siamo diventati bravi a organizzare eventi – grandi e piccoli – anche con budget molto ristretti.
E quindi siamo abituati a pensare come ottenere un “effetto wow” con quello che abbiamo.
In fondo tutti sono bravi con grandi budget, ma pochi hanno l’esperienza per gestire con successo budget ristretti.
Chrea non lavora in modalità “catena di montaggio”.
Certo, occasionalmente potresti trovare un ”buon prezzo” per una location.
Ma con Chrea riuscirai sempre a risparmiare e ad avere un controllo costante delle spese, perché:
La nostra fee è sempre trasparente, e la applichiamo sempre in percentuale sul totale dei servizi gestiti per l’evento
Evitiamo di farti addebitare costi supplementari perché tutti i fornitori dell’evento fanno sempre capo a noi
Puoi contare su servizi supplementari che arrivano dalla conoscenza con fornitori rodati
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Chrea è un’agenzia “agile”:
se fosse troppo piccola?
Non siamo un “grande event planner”, e non vogliamo diventarlo.
Ogni membro del nostro team si occupa di un’attività, ma conosce ogni passaggio dal preventivo al consuntivo.
Nelle grandi aziende spesso il lavoro viene diviso tra più persone, ognuna con un ruolo diverso che non sa o non sa fare quello dell’altra.
La nostra “casa madre” è specializzata in convegni medici e ha un background nel turismo.
Sono entrambi valori aggiunti.
La verifica personale del luogo di un evento ci ha chiarito molto bene i problemi che nascono quando questo non è possibile.
Ecco perché o visitiamo una location, o non te la proponiamo.
Anche se ci siamo stati l’anno prima.
Il turismo impone programmazione, velocità nelle comunicazioni e apertura mentale.
La stagionalità di gran parte delle destinazioni “di piacere”, non fa sconti. O ti prepari per tempo, o stai improvvisando. Il che è inaccettabile.
Ribadiamo di continuo ai nostri clienti l’importanza di un’adeguata programmazione con anticipo adeguato.
Solo così possiamo essere veloci e puntuali con i loro ospiti, relatori e partner. E coccolarli.
Anche e soprattutto in eventi di grande portata.
Senza queste attenzioni essenziali che arrivano dal nostro background, il nostro lavoro non sarebbe possibile.
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