Congressi
Il nostro obiettivo è aiutarti a organizzare il Congresso migliore di tutti i precedenti, in special modo se sei il referente di una Società Scientifica.
Che sia annuale o biennale, regionale nazionale o internazionale, è il momento di confronto chiave per la Società Scientifica e gli associati.
Nel rigore dei requisiti ECM, crediamo che sia dovuto un tocco “speciale” che lo farà ricordare.
Non può essere offuscato da una location poco adatta o scelta in fretta, oppure da aziende sponsor non soddisfatte della partecipazione, in termini di visibilità o di ospitalità.
Occuparsi dei relatori è spesso una questione di sfumature.
Qualche esempio?
Li contattiamo, verifichiamo le affiliazioni in modo pignolo e rigoroso, capiamo le loro preferenze di viaggio e gli orari in cui arriveranno, e monitoriamo se sono in ritardo.
Li avvertiamo se la venue è in ZTL così non rischiano una multa. E se dovessero arrivare trafelati a cavallo del pranzo troveranno sempre un pasto freddo in camera, o prima di entrare in sala.
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LE ATTIVITÀ CHE CURIAMO PER GLI EVENTI:
- Progettiamo la tempistica dell’evento sulle esigenze del programma, dando il massimo rilievo ai contenuti scientifici e/o accademici
- Ricerchiamo e selezioniamo la location più adatta alle numeriche del congresso, in modo che il rapporto ospiti/sala sia perfetto
- Predisponiamo il budget e lo verifichiamo costantemente, così l’avrai sempre sotto controllo
- Organizziamo la segreteria dell'evento e i viaggi di relatori e ospiti, così da facilitare le loro trasferte e ridurre i posti vacanti all’ultimo
- Forniamo consulenza al referente scientifico sulla compliance con la normativa ECM e i codici deontologici di Farmindustria e di Confindustria a cui afferiscono le aziende sponsor. L’evento sarà sempre in linea con gli standard.
- Raccogliamo la documentazione per le pratiche di accreditamento ECM come ad esempio curricula dei relatori, le autocertificazioni, le lettere di incarico e i questionari finali
- Contrattiamo e gestiamo i rapporti con gli sponsor, per coprire il budget e soddisfare anche le loro esigenze.
- Progettiamo una linea grafica coordinata, in modo che il materiale cartaceo e vrituale abbia un’immagine gradevole che aiuta la comprensione dei contenuti.
- Creiamo il sito web e la pagina social media del congresso, in accordo con le linee grafiche dei materiali cartacei.
- Se richiesto, attiviamo un servizio di ufficio stampa, per ottimizzare la visibilità e la copertura mediatica.
- Progettiamo ed eseguiamo l’invio del mailing per comunicare tempestivamente le date e il programma del congresso ad associati, ospiti e sponsor, affinché possano programmare in anticipo la partecipazione.
- Selezioniamo e gestiamo e verifichiamo i fornitori e i partner - dalla parte audio-video fino al catering e ai servizi transfer - per avere tutte le attività e il budget sempre sotto controllo.
- Gestiamo la prenotazione degli hotel per gli ospiti e i relatori, per assicurare loro i tempi più comodi corretti di arrivo in sala.
- Reclutiamo il personale di assistenza e interpretariato, ove alcuni ospiti siano di madrelingua non italiana.
- Gestiamo l’accoglienza, le iscrizioni e la registrazione on site dei partecipanti.
- Stiliamo il Programma Sociale.
- Tramite la nostra divisione Travel, ci occupiamo del Pre&Post Tour in caso di eventi internazionali con ospiti stranieri, con visite e sightseeing pre e post evento.
- Creiamo in accordo con il budget il kit congressuale e i gadget, che aiuteranno la memorabilità dell’evento nel tempo.
